فصل دوم: مقالات علمی

document مدلی برای قابلیت ردیابی و شناسایی اقلام در زنجیره تامین

document آلودگی اطلاعات و ضرورت مقابله با آن در سازمان ها

document برنامه ریزی منابع سازمان و کیفیت داده های اصلی

مدلی برای قابلیت ردیابی و شناسایی اقلام در زنجیره تامین

چکيده

قابليت رديابي، توانايي يك سيستم در ارائه گزارش از وضعيت جاري يا سوابق محصولات است. در سيستم‌هاي توليدي، قابليت رديابي به ره‌گیری يك محصول يا انباشتهاي از آن در چرخه عمر و گردش اشاره دارد. قابليت رديابي در توليد يك موضوع عمومي و مستقل از نوع محصول و فرايند توليد است. ضرورت شناسايي محصولات و دستيابي به اطلاعات آنها به منظور شناخت محصولات سالم و با کيفيت و مراجع عرضه‌کننده آنها و تشخيص آنها از محصولات بی‌کیفیت و تقلبي باعث شده است که امروزه قابليت رديابي به‎عنوان يك الزام از سوي دولت‌ها و مشتريان اكثر محصولات پذيرفته شود. اين قابليت، ركن اساسي سيستم‌هاي كيفيت است. اين مقاله به تشريح ضرورت قابليت رديابي اقلام در زنجيره تأمين، مزايا و كاركردها، انواع و شيوههاي رديابي محصولات، مدل‌های مختلف ره‌گیری و بالاخره داده‌های مورد نياز براي ره‌گیری ميپردازد. علاوه بر آن، يك مدل مفهومي جامع جهت توسعه و پياده‎سازي سيستم‌هاي رديابي در سطح زنجيره تأمين ارائه ميدهد كه فارغ از ابعاد زنجيره‎ي تأمين، دامنه تعريف آن، تنوع محصولات و فرايندهاي توليدي مربوط بتواند پشتيباني لازم را از طرح‌هاي فراخوان محصولات توليدي به عمل آورد. اين مدل امكان مديريت پيشگيرانه و مؤثر مواد و فرايندهاي توليدي را فراهم ميآورد، بهينه‌سازي مديريت زنجيره‎ي تأمين و راهكارهاي ارائه شده در اين زمينه را پشتيباني ميكند، به تغذيه اطلاعاتي ساير سيستم‌هاي زنجيره‎ي تأمين ميپردازد و تعاملات بين چند زنجيره‎ي تأمين را پوشش ميدهد. روش پژوهش به کار گرفته شده مبتني بر تفكر بر روي مدل‌های ره‌گیری استاندارد بین‌المللی، نظرات مديران عملياتي و توسعه‌دهندگان سيستم‌هاي اطلاعاتي است و در پي ارائه تصويري كامل از يك سيستم رديابي در سطح زنجيره‎ي تأمين به‎صورت مجتمع و يكپارچه است.

1- كليات

1-1 . مقدمه

در هر دادوستد يا عمليات تجاري، يک عامل فروش و يک عامل خريد وجود دارد. از آنجا كه در گذشته، معاملات منطقه‌اي و در يک محدوده جغرافيايي كوچك صورت مي‌گرفت، کالا مسير طولاني براي رسيدن به دست مصرف‌کننده طي نمي‌کرد. در اغلب مواقع توليد‌کننده محصولات خود را که در حجم کم توليد مي‌شد به طور مستقيم در بازار به مصرف‌کنندگان عرضه مي‌نمود. در بازارهاي بزرگ‌تر، بازرگانان با سفر به مناطق مختلف، حجم بيشتري از محصولات و کالاها را از محلي خريداري و به محل ديگر حمل و در آنجا عرضه مي‌کردند.
افزايش جمعيت و برقراري کانال‌هاي ارتباطي بين جوامع که افزايش تقاضا را به همراه داشت از يک سو و توسعه تکنولوژي‌ها و توليد انبوه، توسعه تجهيزات و روش‌های حمل‌ونقل از سوي ديگر و همچنين تغييرات رفتاري در الگوي مصرف، باعث تغييرات بنيادي در شيوه‌هاي تجارت شد، به نحوي که ديگر روش‌های سنتي جوابگوي اين نيازها نبوده و با کمک تکنيک‌هاي مديريت و ابزارهاي نرم‌افزاري و سخت‌افزاري جديد، تجارت نيز جنبه علميتر و تخصصي‌تري به خود گرفت.
در دهههاي اخير با مطرح شدن مفاهيمي همچون زنجيره‌هاي تأمين به جاي فرايندهاي مستقل و جزيره‌اي که دربرگیرنده مجموعه‌اي از عناصر و عوامل متصل از تأمين‌کننده اوليه تا مصرف‌کننده نهايي است، تجارت و بازرگاني نيز در اين زنجيره متحول شد و عناصر مختلف زنجيره به طور مستقيم و غيرمستقيم در آن به ايفاي نقش پرداختند. همچنين با ورود به عصر اطلاعات، به دليل نياز به برنامه‌ريزي بر مبناي اطلاعات صحيح در عرصه‌هاي مختلف، جريان جديدي در زنجيره به نام جريان اطلاعات به وجود آمد و مفهوم زنجيره را کامل نمود. در اين دوره مسئله ديگري كه اهميت پيدا كرد، ضرورت هماهنگي عناصر زنجيره تأمين بود.
نوآوري‌ها در تکنولوژي اطلاعات به واسطه توسعه دانش کامپيوتر و نيازي که به اطلاعات دقيق‌تر، جزئي‌تر و به‌هنگام‌تر در مورد کالاها و محصولات وجود داشته و دارد، افزونگي اطلاعات را سبب شده است و اين افزايش، دسترسي، درک و تبادل اطلاعات را دشوار ساخته است. بانک‌هاي اطلاعاتي، سيستم‌هاي اطلاعاتي و سيستم‌هاي کدگذاري درک، به‌کارگيري و تبادل اطلاعات را تسهيل کرده‌اند. يک قلم کالا مسير يا مسيرهاي متعددي را در زنجيره‌هاي تأمين طي مي‌کند و اطلاعات متفاوتي را با خود حمل مي‌كند. هر يک از عناصر زنجيره ممکن است موجب افزونگي اطلاعات شود يا اطلاعات را به کار گيرد. بنابراين سيستمي لازم است که بتواند اطلاعات کالا را مديريت کرده و امکان ره‌گیری و دنبال كردن کالا را بر اساس اطلاعات فراهم آورد به نحوي که هر يک از عوامل زنجيره به واسطه نوع نياز خود کالا را در زنجيره شناسايي و تعقيب كند.
بسياري از کنترل‌هايي که مي‌تواند در بهبود عملکرد مديريت زنجيره نقش داشته باشد نيازمند ره‌گیری کالا در چرخه عمر محصول است. از آنجا که يک قلم کالا داراي اطلاعات مختلفي است که مي‌تواند در چرخه عمر محصول ثابت بماند يا تغيير کند، براي هر هدفي سازوكار‌هاي متفاوتي مورد نياز است. به عنوان مثال ممکن است نياز باشد كه بدانيم يک انباشته از قلم کالا از چه موقعيت‌هاي مکاني يا از چه کانال‌هايي عبور کرده است. براي اين منظور لازم است اطلاعات مکاني در طول مسير با سازوكار خاصي ثبت و نگهداري يا به هنگام شود.
در اين مقاله به تعريف و بيان مفاهيم موجود در حوزه شناسايي و رديابي محصول پرداخته و سعي می‌شود تا ره‌گیری کالا، الزامات، پيش‌نيازها، نيازها و اهداف آن و مزايايي که مي‌تواند براي هر يک از عوامل زنجيره به همراه داشته باشد بررسي شود. در پايان نيز مدلي براي ره‌گیری محصولات در سطح زنجيره تأمين ارائه می‌شود.

1-2 . بيان مسئله و اهميت آن

قابليت رديابي (يا مستندسازي حركت محصول در زنجيره تأمين) راهي است كه تاريخچه‌اي قابل بررسي از محصول را فراهم ميسازد. ايجاد قابليت رديابي از طريق استقرار سيستم‌هاي رديابي ممكن است. اين سيستم‌ها ميتواند كاغذي باشد، اما در حال حاضر از پیشرفته‌ترین ابزارهاي فناوري اطلاعات نيز جهت استقرار، تجهيز و راهاندازي سيستم رديابي استفاده ميشود. استقرار اين سيستم‌ها از گذشته دور در صنايع خودروسازي، هواپيماسازي، تسليحات و مهماتسازي رواج داشته است ولي مدت كمي است كه در ساير رشته‌های صنعتي نظير صنايع غذايي و صنايع شيميايي و فولادسازي مطرح گرديده است.
افزايش سطح آگاهي و به تبع آن انتظارات مشتريان از توليدكنندگان باعث شده است قابليت رديابي نه به عنوان يك مزيت، بلكه به عنوان يك الزام از سوي مشتريان درخواست شود. علاقه مشتريان به داشتن اطلاعاتي دربارهي مبدأ اوليه، شرايط فرآوري، توليد، مونتاژ و عرضه محصول باعث شده است سيستم‌هاي رديابي در قالب سيستم‌هاي اطلاعاتي حوزه بازاريابي و فروش اهميت فراواني بيابند. علاوه بر مشتريان، نهادهاي دولتي يا نظارتي نيز خواهان استقرار سیستم‌های رديابي و فراهم آمدن قابليت رديابي توسط توليدكنندگان و پاسخگو بودن آنها در رابطه با توليداتشان هستند. در حال حاضر بحث امنيت و كيفيت محصولات ارائه شده به بازار به عنوان موضوعي بحراني مطرح است. شيوع برخي بیماری‌ها نظير آنفلوانزاي مرغي و جنون گاوي، ارائه محصولات تقلبي در بازار لوازم الكتريكي و داروها و … باعث شده است قوانين سختي در رابطه با الزام استقرار سيستم‌هاي رديابي در آمريكا و اتحاديه اروپا وضع شود.
موضوعاتي كه تاكنون مطرح شد بيشتر به جنبههاي الزام‌آور در رابطه با سیستم‌های رديابي و قابليت رديابي پرداختند. علاوه بر اين موارد، جنبه انگيزشي استفاده از قابليت رديابي به عنوان راهكار و ابزاري در حل مسائل، چالش‌ها و مشكلات صاحبان کسب‌وکار بر اهميت موضوع ميافزايد. بسياري از مشكلات زنجيره تأمين (مانند هزينه بالاي لجستيك، اثر شلاقي و غیره) با دسترسي به موقع به اطلاعات مربوط به جريان مواد قابل پيشگيري است. دسترسي به اطلاعات روزآمد به عنوان اساس و پیش‌شرط پیاده‌سازی بسياري از تكنولوژي‌هاي نوين در حوزه بهینه‌سازی مديريت زنجيره تأمين است. در اين رابطه سیستم‌های رديابي نقش بسيار مهمي در فراهم كردن اطلاعات مورد نياز دارند و تغذيه اطلاعاتي بسياري از سیستم‌ها را در سطح زنجيره تأمين بر عهده دارند. در حال حاضر فناوري RFID به عنوان يكي از فناوريهاي نوين در استقرار سيستم‌هاي رديابي مطرح شده و مورد توجه عرضهكنندگان این‌گونه سيستم‌ها قرار گرفته است.
سيستم‌هاي رديابي علاوه بر تأمين اطلاعات مربوط به مشخصات مواد تركيب شده براي توليد محصولات نهايي، اطلاعات مربوط به شرايط محيطي و اصول حاكم بر فرايندهاي توليدي را نيز ثبت می‌کنند. تحليل اين اطلاعات ميتواند كمك مؤثری در كاهش ضايعات و دوبارهكاريها در خطوط توليد و ارتقا بهرهوري آنها داشته باشد. همچنين مديريت جريان محصولات و مواد مرجوعي در زنجيره تأمين از مباحث مهم و از فرايندهاي كليدي و محوري مديريت زنجيره تأمين محسوب ميشود. نبود سيستم‌هاي رديابي مواد موجب عدم توانايي در ريشهيابي مشکلات و مواد معيوب می‌شود.
با عنايت به توضيحات فوق، قابليت رديابي به عنوان يك توانايي مهم و كليدي در ادبيات مديريت کسب‌وکار مطرح است و استقرار سیستم‌های پشتیبانی‌کننده از اين قابليت به عنوان يك راه حل و راهكار جدي در برخورد با مسائل و مشكلات پيش روي مديران قرار دارد. در اين مقاله ابتدا به مطالعه ادبيات مرتبط با رديابي اقلام در زنجيره پرداخته و روش‌های رديابي اقلام را تشريح می‌کنیم. سپس مدلي براي ره‌گیری اقلام در زنجيره تأمين در سطح كشور ارائه می‌دهیم.

1-3 . مرور ادبيات

مطالعات و مرور ادبيات موضوع نشان ميدهد اكثر تحقيقات انجام شده در اين زمينه به بحث ضرورت وجود قابليت رديابي و منافع حاصل از آن پرداخته‌اند. سيندا و لامران (landau & lumsden 2008: 159-167) با بررسي 10 نمونه در شركتهاي توليدكننده و توزيعكننده به بررسي اثر استفاده از سيستم‌هاي شناسايي و ره‌گیری خودكار در مديريت موجوديها پرداختند و اعلام كردند بيشترين حوزه كاربرد اين سيستم‌ها در زمينه ره‌گیری موجودي در جريان ساخت و تحويل محصول نهايي به مشتريان است. در تحقيق ديگري مانتو و لاگويو (manthou 2005: 157-164) مدلي را براي توسعه و پيادهسازي فناوري باركد جهت مديريت موجوديها و بازاريابي ارائه كردند كه روي جنبههاي سازماني سيستم‌هاي اطلاعاتي متمركز بود. در تحقيق انجام شده توسط فليش و تلكامپ (fleisch & tellkamp 2009: 373-385) با استفاده از تكنيك‌هاي شبيهسازي به بررسي اثر شفاف نبودن اطلاعات موجوديهاي مواد در زنجيره تأمين پرداخته شده است و درنهایت استفاده از سيستم‌هاي شناسايي خودكار به عنوان راهحل اين موضوع پيشنهاد گرديد. يااو و كارسون (yao & Carlson 2003: 213-219) به بررسي اثر ارتباطات زمان حقيقي در مديريت موجوديها پرداخته و ابزارهاي شناسايي و رديابي خودكار را مطالعه و بررسي نموده و آثار مثبت بهكارگيري آنها را گزارش كردهاند. بليس و همكاران (beulens et.al 2008: 481-486) به چالش‌های موجود در برقراري قابليت رديابي در شبكه تأمين مواد غذايي و فرآوردههاي كشاورزي و همچنين نيستروم و يو (wu & nystrom 2009: 137-141) به بررسي چالش‌های به‌کارگیری RFID در زنجيره تأمين پرداختهاند.
در تحقيقات انجام شده توسط ياگي و آراي (yagi & aria 2008: 777-784) كاربرد سيستم‌هاي ردگيري و شناسايي در صنعت ساخت‌وساز و پيمانكاري مورد بررسي قرار گرفت. رسيكو و كاركانين (risko & karkkainrn 2009: 19-29) هم به بررسي استفاده از سيستم‌هاي شناسايي و رديابي در مديريت پروژه و مديريت موجوديها در همين صنعت پرداختهاند.
تحقيق وربك و وراد (verbeke 2010: 453-467) نشان می‌دهد مصرفكنندگان محصولات غذايي به اطلاعات رديابي مبدأ مواد غذايي علاقه چنداني ندارند ولي به موضوعات و اطلاعات كيفي محصولات و گارانتي آنها بسيار علاقه‌مند هستند. در تحقيقي كه توسط برتولين و همكاران (bertolini 2010: 137-145) صورت گرفته با استفاده از روش FMEA به بررسي نقاط بحراني كه ممكن است در پيادهسازي سيستم رديابي با آنها مواجه شد پرداخته شده است و راهكارهايي براي جلوگيري و رفع آنها ارائه شده است. جانسن ولز و دن دراپ (janson & vandrop 2006: 395-413) يك مدل اطلاعاتي در رابطه با قابليت رديابي در سطح سازمان ارائه كردند كه پايه مناسبي براي تحقيق در سطح زنجيره تأمين فراهم آورده است.
همان‌گونه كه ملاحظه می‌شود اكثر تحقيقات صورت گرفته به بررسي منافع و آثار و تبعات سيستم رديابي پرداخته‌اند و تنها سازمان GS1 و موسسه بین‌المللی ISO مدلهايي در اين زمينه ارائه دادهاند كه در قسمت 11 معرفي ميشوند.
مدل ارائه شده در اين تحقيق از مدل‌های GS1 و ISO اقتباس گرديده و با شرايط كشور متناسب شده است. سادگي و امكان اجراي اين مدل توسط تمامي عناصر زنجيره تأمين ويژگي مهم آن است كه اين موضوع می‌تواند منجر به فراگير شدن مدل در گسترهاي بزرگ شود.
با توجه به اينكه جريان مواد و عمليات مهم‌ترین جريان زنجيره تأمين است و اين تحقيق نيز روي قابليت رديابي مواد در سطح زنجيره تأمين تمركز دارد، مدل ارائه شده می‌تواند به عنوان بستر مناسبي براي مدلسازي ساير مفاهيم و نيازهاي اطلاعاتي در سطح زنجيره تأمين بكار گرفته شود زيرا موجودیت‌های زنجيره تأمين براي كليه مدل‌های قابل توسعه یکسان‌اند و تنها نوع ارتباطات ميان آنها و مقصود از مدلسازي متفاوت است.

1-4 . ضرورت و هدف تحقيق

در قسمت قبل اهميت قابليت رديابي از ديد ذينفعان مختلف اعم از توليدكنندگان، مشتريان و نهادهاي دولتي مورد اشاره قرار گرفت. تاكنون راهكارهايي براي پشتيباني از اين قابليت در اختيار متقاضيان قرار گرفته است. سيستم‌هايي كه تاكنون جهت استقرار قابليت رديابي معرفي شدهاند، جامع نيستند و به فراخور نياز هر گروه از كاربران و به صورت موردي تهيه گردیده‌اند. برخي از اين ضرورت‌ها و راه حل‌ها به شرح زير است:
1- راه حلهاي كنوني اکثراً مبتني بر يك فناوري خاصي نظير باركد يا RFID هستند و بيشتر به جنبههاي سختافزاري راهحل پرداختهاند تا جنبههاي سازماني و نرمافزاري. اين موضوع باعث شده بسياري از كاركردها و اهداف مورد انتظار از سيستم رديابي محقق نشده و تنها ره‌گیری و رديابي محصول آن هم به شكل ناقص صورت پذيرد.
2- سيستم‌هايي كه تاكنون ايجاد شدهاند، تنها بر اساس شرايط و نيازهاي يك مورد خاص و حداكثر يك صنعت خاص تهيه شده‌اند. اين موضوع جامعيت راه حل ارائه شده را جهت به‌کارگیری در شرايط متفاوت زير سؤال می‌برد.
يكي از مشكلات راهحلهاي موجود،‌ توانايي پوششدهي آنها به دامنه تعريف محصول و تأمينكنندگاني است كه در توليد محصول و اجزاء آن نقش دارند، به طوري كه اين سيستم‌ها براي استفاده در زنجیره‌های تأمين با تعداد اعضاي بالا پاسخگو نيستند. اين موضوع باعث می‌شود كه قابليت رديابي به صورت جزیره‌ای و محلي حاصل شود. سيستم مطلوب سيستمي است كه قابليت پشتيباني از تعاملات همه بازيگران زنجيره تأمين را داشته باشد.
اغلب سيستم‌هايي كه به صورت موردي پيادهسازي شدهاند به جنبهاي خاص از قابلیت‌های كاركردي سيستم رديابي پرداختهاند. به طور مثال جنبه مديريت كيفيت يا جنبه ره‌گیری محصول نهايي؛ بنابراين نياز است كه رويكردي جامع و انعطاف‌پذیر در مورد رديابي ارائه شود كه ویژگی‌های زير را داشته باشد .

  •  وابسته به فناوري خاصي نباشد و بتواند فناوريهاي مختلف را حتي به طور همزمان به خدمت بگيرد.
  •  با تحليلي جامع نسبت به كاركردهاي مورد انتظار از قابليت رديابي و سيستم پشتيبان آن تهيه شده باشد.
  •  انعطاف لازم جهت توسعه قابليت کارکردی‌اش در آينده را داشته باشد.
  •  پشتيباني لازم را از مقتضيات زنجيره تأمين و تعاملات چند زنجيره تأمين فراهم آورد.

نبود يك مدل جامع و مرجع جهت به‌کارگیری و توسعه سيستم رديابي در سطح زنجيره تأمين مهم‌ترین محرك و انگيزه اين تحقيق است.
2- ره‌گیری و قابليت رديابي
واژه ره‌گیری مستقل از کاربرد آن در مورد کالاها و اقلام تجاري به معني قابليت شناسايي موقعيت فعلي و گذشته يک موجوديت در طول يک مسير است اما به طور خاص در مورد اقلام تجاري عبارت است از قابليت شناسايي موقعيت فعلي و گذشته يک قلم کالا (قلم تجاري) در مسير جريان و عمر آن و به دست آوردن تاريخچه‌اي از آن قلم تجاري.
مراجع مختلف با توجه با ديدگاه و رويكرد خود در استفاده از قابليت رديابي تعاريف ديگري از آن ارائه کرده‌اند كه در ادامه برخي از آنها ذكر شده اند.

  •  قانون عمومي مواد غذايي اروپا قابليت رديابي را به عنوان ابزاري جهت تضمين کیفیت و امنيت محصولات و زيرساخت لازم جهت توليد، پردازش و تحويل آنها از مبدأ توليد تا نقطه فروش و مشتري نهايي مطرح ساخته و آن را این‌گونه تعريف ميكند: قابليت رديابي به عنوان قابليت دنبال كردن و پيگيري در كليه مراحل توليد و توزيع يك محصول غذايي، خوراكي و همچنين مواد اوليه و حيواناتي است كه در توليد محصولات غذايي نقش دارند.
  •  بر اساس تعريف ISO، قابليت رديابي، دستيابي به تاريخچه، كاربردها و موقعيت يك موجوديت به وسيله اطلاعات ثبت شده است. نكته مهم در اين تعريف توجه به اطلاعات ثبت شده است كه امري مهم و ضروري در جهت ارضاء كردن مقتضيات و الزامات رديابي است.
  •  تعريف مو (APICS, 2003) از رديابي: قابليتي است كه بتوان سابقه يك بسته محصول را در كل زنجيره توليد يا قسمتي از آن از مواد اوليه تا حمل به كارخانه، انبار، فرايند توليد، توزيع و فروش پيگيري كرد (قابليت رديابي در زنجيره)، اگر خواهان ره‌گیری سابقه يك محصول خاص در يكي از مراحل زنجيره باشيم.

از آنجا که معمولاً يک قلم کالا در يک زنجيره تأمين که ممکن است شامل اجزاي مختلفي باشد جريان مي‌يابد بنابراين ره‌گیری کالا بايد بتواند با همه بخش‌هاي اين سيستم يا زنجيره سازگار شود.
چون ره‌گیری با موقعيت و وضعيت يک قلم تجاري در ارتباط است و به عبارتي براي ره‌گیری نياز به قلم کالايي داريم که جابجا شده و در زنجيره حرکت كند و همچنين اطلاعاتي که بتواند وضعيت قلم را بيان كند، پس شرط لازم پياده‌سازي ره‌گیری، وارد شدن همه بخش‌هاي زنجيره تأمين در جريان‌هاي فيزيکي و اطلاعاتي است.
براي بيان وضعيت و موقعيت يک قلم تجاري ضروري است که انواع اطلاعات، چگونگي حضور يا عدم حضور آن‌ها در فرايند ره‌گیری اقلام بررسي شود. هر قلم تجاري دربردارنده دو نوع اصلي اطلاعات است، ايستاو تراکنشي . اطلاعات ايستا اطلاعاتي هستند که ثابت بوده و ماهيت قلم را نشان مي‌دهند و با تغيير محل قلم و انتقال از جايي به جاي ديگر تغيير نمي‌کنند. اين اطلاعات براي شناخت كالا يا موجوديت مرتبط كاربرد دارند. در مقابل اطلاعاتي هستند که در تراکنش‌هاي يک قلم کالا نقش دارند و با شرکت کردن قلم در فرايندها و تراکنش‌هاي مختلف تغيير کرده و افزوده يا کاسته مي‌شوند. براي ره‌گیری يک قلم به هر دو نوع اطلاعات نياز است.
به طور خلاصه اطلاعات ره‌گیری دربردارنده پاسخ اين سؤالات است که چه‌ چيزي (کالاي ره‌گیری شونده)، توسط چه کسي (شرکا و عوامل واقع در مسير)، در چه محلي (موقعيت‌هاي مکاني بالقوه در زنجيره)، در چه زماني (مي‌تواند بازه زماني باشد) و تحت چه رويدادي قرار گرفته است؟ اين اطلاعات مي‌تواند مبتني بر چارچوب فوق ارائه شود.

2-1 . اهداف رهگیری

ره‌گیری اقلام تجاري علاوه بر مفهوم عمومي آن يعني بازيابي اطلاعات تاريخي در طي مسير، مي‌تواند با اهداف مختلفي صورت گيرد. چون اين سيستم امکان شناسايي قلم را در هر نقطه از زنجيره تأمين فراهم مي‌آورد پس مي‌تواند با کمک اطلاعات مناسب ابزاري براي تسهيل ديگر سيستم‌هاي کسب‌وکار در زنجيره باشد. به عنوان مثال مي‌تواند توانمندساز حوزه‌هاي زير باشد:

  •  مديريت کيفيت
  •  مديريت ريسک
  •  مديريت اطلاعات
  •  مديريت بازرگانی
  •  جريان‌های لجستيکی
  •  مديريت تقاضا
  •  آموزش (در بخش‌های مختلف)

هنگامي كه يک قلم کالا در زنجيره قابل رديابي باشد، در صورت مشاهده هر گونه انحرافي از کيفيت ميتوان مرجعي که موجب انحراف شده را شناسايي کرد، در اين صورت، هر بخش از زنجيره اعم از توليد، توزيع، عمده‌فروشي و خرده‌فروشي، تأمين‌کنندگان، سرويس‌دهندگان به زنجيره و بخش‌هاي لجستيکي خود را مکلف مي‌دانند که کالا را در بهترين شرايط ممکن ارائه كنند.
نظارت بر زنجيره‌ها و ثبت اطلاعات محصولات ارائه شده از يک گام عقب‌تر و يک گام جلوتر از مرحله فعلي مي‌تواند با ايجاد شفافيت بيشتر علاوه بر ايجاد ابزار کنترلي بر محصولات، موجب افزايش و حفظ اعتماد مصرف‌کنندگان شده و امنيت و كيفيت محصول را قابل كنترل كند. در مورد برخي مواد خوراکي و داروها مخصوصاً داروهاي کمياب، ره‌گیری امکان دسترسي به آن‌ها را فراهم کرده و در شرايط خطر و بحران و ناسالم بودن آن‌ها، امکان فراخواني اقلام را ايجاد مي‌کند. از طرفي به‌کارگیری سيستم‌هاي ره‌گیری نقش مثبتي در حمايت از مصرف‌کننده داشته و در نتيجه موجب ارتقاي کيفيت نيز خواهد شد چراکه موجب تضمين ايمني محصولات توسط توليد‌کنندگان و عوامل عرضه آن مي‌شود.
يكي از اهداف سيستم‌هاي ره‌گیری، موضوع قاچاق است. در بسياري کشورها ازجمله ايران به دلايل متعدد، انگيزههاي مختلفي براي ورود کالاهاي قاچاق وجود دارد و افراد سودجو نه‌تنها کالاهاي خود را از اين طريق بدون پرداخت تعرفه‌هاي گمرکي به کشور وارد ميكنند و به شکلي مانع رشد توليدات داخلي مي‌شوند، بلکه با ارائه محصولات غيراستاندارد و بي‌کيفيت سلامت جامعه را نيز به خطر مي‌اندازند. بنابراين بايد راه‌کارهايي براي مبارزه با اين معضل به كار بسته شود. يکي از اين راه‌کارها ايجاد شرايط و امکان ره‌گیری کالاهايي است که از مبادي قانوني به کشور وارد مي‌شود که بدين طريق امکان تمايز کالاهاي موجود در بازار فراهم مي‌شود.
برخي توليد‌کنندگان نياز دارند در مورد برخي محصولاتي که ارائه مي‌دهند مشتريان خود را پشتيباني كنند. به عنوان مثال در جهت مشتري‌گرايي و رقابت با ديگر توليد‌کنندگان، تغييرات محصولات خود را در اختيار مشتري قرار دهند يا اين‌که در صورت بروز مشکلاتي در محصول، آن را فراخواني و جمعآوري کنند. تنها ابزاري که مي‌تواند در اين راه مؤثر باشد، امکان ثبت اطلاعات موقعيتي کالا در هر لحظه است که با ره‌گیری محصول امكانپذير است.
با توجه به دلايل ذکرشده و بسياري دلايل مشابه ديگر مي‌توان به اهميت ره‌گیری کالا در زنجيره‌هاي تأمين پي برد. هر يک از نمونه‌هاي بالا در عين حال که نياز به ره‌گیری اقلام را اثبات مي‌کند، مي‌توانند از اهداف ره‌گیری نيز باشند. هرچند ممکن است هريک از اهداف مذکور شيوه، راه‌حل و ابزار خاصي را طلب کند و نتوان يک راه‌حل واحد براي نيل به همه اين اهداف ارائه کرد اما مي‌توان اهداف اصلي ره‌گیری در زنجيره تأمين را به شرح زير فهرست نمود.

  •  شناسايي کالا در هر نقطه و موقعيتي که قرار دارد
  •  برنامه‌ريزي‌هاي آتي براي اقلام در موقعيت‌هاي مختلف
  •  مديريت بهتر جريان مواد و اطلاعات در زنجيره‌هاي تأمين
  •  پيش‌گيري از انحرافات اقتصادي و کنترل اقلام موجود در زنجيره
  •  مديريت بهتر مشتريان و مديريت ارتباط با مشتري توسط توليد‌کنندگان
  •  مديريت لجستيک زنجيره تأمين
  •  کاهش ريسک در عرضه محصولات خاص
  •  ايجاد فضاي رقابتي بهتر
  •  مبارزه با قاچاق

2-2 . روش‌های رديابی

روش‌های رديابي كه از نقطه‌نظر سيستم‌هاي اطلاعاتي مناسب هستند از قرار زيرند (GS1, 2010):
ره‌گیری: تعقيب يك شيء در طول زنجيره تأمين و ثبت هرگونه دادهي مرتبط با هر رابطه تاريخي يا نظارتي است.
رديابي پيشرو (where-used relation): روابط «كجا (ها) رفت» ميان اشياء را دنبال مي‌كند. در اين نوع روابط مي‌گويند انباشته مشخصي از يك قلم كالا در كدام انباشته‌هاي مشخص از محصولات نهايي مصرف شده است.
رديابي پسرو یا ره‌گیری (where-from relation): به بررسي روابط «از كجا» ميان اشياء مي‌پردازد. اين روابط بيان‌كننده اين است كه يك انباشته خاص از يك محصول خاص از كدام انباشته‌ها و عناصر تشکیل‌دهنده‌اش به وجود آمده است. به عبارت ديگر رديابي پسرو عبارت است از توانايي شناسايي اصل، ويژگي‌ها و يا مکان يک قلم قابل ره‌گیری خاص که در زنجيره تأمين قرار دارد.
رديابي داخلي: براي پياده‌سازي فرايند ره‌گیری داخلي بايد حداقل يکي از چهار رويداد زير اتفاق بيفتد:

  •  جابجايی و حرکت
  •  تبديل
  •  انبار و ذخيره‌سازی
  •  تخريب و انهدام

در صورت رخداد چنين مواردي، ره‌گیری منطقي به نظر مي‌رسد. چراکه هر بخشي با حفظ و نگهداري داده‌هاي ورودي، با تغييراتي داده‌هاي جديدي توليد مي‌کند و به منظور ايجاد امکان ره‌گیری، اين داده‌ها بايد به گونه‌اي ثبت شوند تا قابل بازيابي باشند.

رديابي خارجي: لازمه اين كار، جابجايي قلم کالاي مورد ره‌گیری از بخشي به بخش ديگر از زنجيره است.
به منظور شکل‌گيري يک فرايند ره‌گیری مناسب و توسعه آن، هر يک از اجزا بايد رديابي داخلي (در درون موسسه) و خارجي (با مؤسسات ديگر) داشته باشد.

2-3 . شرکا و بخش‌های مؤثر در فرايند ره‌گیری (بازيگران) و نقش آن‌ها

زنجيره‌هاي تأمين به معناي متداول آن دربردارنده دو نوع جريان هستند: جريان اطلاعاتي و جريان فيزيکي. يک قلم کالاي قابل ره‌گیری که در جريان فيزيکي زنجيره قرار مي‌گيرد به همراه خود در طول مسير و طي فرايندهاي مختلف اطلاعاتي را جابجا مي‌کند (شکل 1). هدف از ره‌گیری، دسترسي به بخشي از اطلاعات کالا از قبيل موقعيت مکاني و زماني کالا در زنجيره است (GS1, 2010).

1شکل 1- جریان محصول و اطلاعات در زنجیره تأمین

عوامل متعددي در زنجيره تأمين يک کالا يا در دوره عمر محصول و در شکل‌گيري و اجراي فرايند ره‌گیری نقش دارند كه به طريقي بخشي از اطلاعات ره‌گیری کالا را شامل مي‌شوند. اين عوامل عبارت‌اند از (GS1, 2010):

  •  پردازشگرها، توليد‌کنندگان و سازنده‌هاي اوليه کالا
  •  خرده‌فروشان
  •  انبارها و مراکز توزيع کالا
  •  حمل‌کنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات لجستيکي

هر يک از اين شرکا يا بازيگران فرايند ره‌گیری، نقشي مجزا در جريان اطلاعات و جريان‌هاي فيزيکي وابسته دارند. بر اساس جريان فرايند اطلاعات نقش‌هاي زير براي بازيگران فرايند ره‌گیری متصور است:

  •  مالک علامت تجاری
  •  توليد‌کننده داده‌هاي رهگیری
  •  منبع و ارائه‌دهنده داده‌هاي رهگیری
  •  دريافت‌کننده اطلاعات
  •  متقاضي اطلاعات ره‌گیری

بر اساس جريان‌هاي فيزيکي نيز می‌توان نقش‌هاي زير را براي آن‌ها در نظر گرفت:

  •  توليد‌کننده قلم کالاي رهگیری شونده
  •  ارسال‌کننده قلم کالا
  •  دريافت‌کننده قلم کالا
  •  حمل‌کننده كالا (دريافت از نقطه‌اي، حمل به محل تحويل و تحويل به محل جديد)

3- كاركردها و منافع حاصل از به‌کارگیری سيستم‌های رديابی

ثبت جريان يك محصول طي فرايند توليد و توزيع و ذخيره آن در بانكهاي اطلاعاتي كاركردهاي مختلفي در بهبود کسب‌وکار دارد. كاركردهاي اوليه سيستم رديابي عبارت‌اند از دسترسي به موقعيت فعلي محصول، فرد مسئول در رابطه با آن، مقصد يك محصول خاص و فهرستي از انباشته‌ها و تأمين‌كنندگان مواد اوليه كه جهت توليد محصول مشخصي به كار گرفته شده‌اند.
قابليتهاي كاركردي جانبي شامل امكان فراخوان محصولات، ارائه شناسنامه محصولات، ارائه گزارشهايي در رابطه با تاريخچه توليد، شرايط محيطي، ویژگی‌های فرايندهاي توليد و توزيع و كيفيت شكل گرفته محصول طي فرايندهاي ذكر شده است. با يكپارچه كردن اين كاركردها سه كاركرد اصلي (شناسايي و ثبت و پردازش اطلاعات) براي سيستم‌هاي رديابي در نظر گرفته شده است.
1- شناسايي: براي شناسايي، كدي كه مي‌تواند به صورت متن (عدد)، تصويري (باركد) و يا الكترونيكي باشد به محصول تعلق مي‌گيرد. اين كد مي‌تواند در يك برچسب كاغذي، فلزي يا تگ RFID يا هر نوع برچسب ديگري قرار گیرد و به صورت فيزيكي به محصول الصاق شود.
2- ثبت: با خواندن يا اسكن كردن كد روي برچسب مي‌توان به اطلاعات محصول دسترسي يافت و بدين ترتيب زمينه دسترسي به دادههاي لازم دربارهي محصول (انباشته) در بانك اطلاعاتي فراهم مي‌شود. حداقل اطلاعاتي كه در زمان ثبت وارد بانك اطلاعاتي مي‌شود، شامل شماره شناسايي محصول، زمان ثبت، منبع ثبت‌کننده و فاز و مرحلهاي از زنجيره يا فرايند است كه ثبت صورت مي‌گيرد.
3- پردازش اطلاعات: ماهيت پردازش اطلاعاتي بستگي به هدف كاربردي سيستم رديابي دارد. ذخيره‌سازي اطلاعات ثبت شده به عنوان اولين هدف پردازش، به صورت استاندارد ميان كليه سيستم‌ها مشترك است و ساير ماژول‌ها بستگي به هدف سيستم دارد.
استفاده از سيستم‌هاي رديابي محدود به بحث ايمني محصولات و مسؤولیت‌های مدني ناشي از آن نيست. در حوزه لجستيك، كاهش خطرپذيري يك زنجيره تأمين در مقابل تأثيرات محيطي مانند مشكلات ترافيكي، تأخيرات توليد و غیره مي‌تواند از اهداف تصميم به ايجاد قابليت رديابي باشد. اين موضوع به صورت مشابه در زنجيره‌هاي تأمين بهنگام (JIT) نظير خودروسازي و صنايع هوا-‌فضا صدق مي‌كند. مهم‌ترین منافع سيستم‌هاي رديابي را مي‌توان در مديريت بحران، اقدامات پيشگيرانه و اصلاحي و بهينه‌سازي فرايندها دانست .
يكي از مهم‌ترین قابليت‌هاي كاربردي سيستم‌هاي رديابي در زمينه مديريت بحران و كنترل خطرات مرتبط با ايمني محصولات است. اين قابليت كه بتوان يك نقص يا عيب را در محصول شناسايي و خطرات ناشي از آن را ارزيابي و از سوي ديگر آن عيب را در حد يك انباشته محصول نيز ره‌گیری كرد و ارتباط آن را همزمان با تأمين‌كنندگان، مشتريان، فرايندهاي مرتبط در توليد و توزيع و انباشته‌هاي مواد اوليه مشخص نمود، كمك شاياني به مديريت اتفاقات نابهنگام و كنترل شرايط بحراني ميكند. بدين ترتيب مي‌توان در مورد آن دسته از محصولاتي كه فروخته شده‌اند و در حوزه كنترل اعضاي زنجيره تأمين نيستند اقدام به فراخوان كرد و محصولاتي كه هنوز در محدوده زنجيره تأمين هستند را به نحو مقتضي جمع‌آوري نمود و اصلاح لازم را انجام داد. اين قابليت، سيستم‌هاي رديابي را به سيستم‌هايي با عملكرد پيشگيرانه تبديل كرده است.
سيستم‌هاي رديابي، علاوه بر منافعي كه براي مشتريان و ذينفعان خارجي دارند مي‌توانند اهدافي را نيز در داخل زنجيره تأمين برآورده سازند. به عنوان مثال بر اساس اطلاعاتي كه از تاريخچه محصول وجود دارد (از فرايند پردازش و توليد مواد اوليه تا مصرف توسط خريداران و نظرات و انتقادات آنها در رابطه با آن) بهتر مي‌توان شرايط و امور مرتبط با فرايندهاي لجستيكي و توليد را شكل داد و ضمن صرفه‌جويي و كاهش در هزينه‌هاي توليد و توزيع، كيفيت بهتري را نيز از آنها به دست آورد. بدين ترتيب شرکت‌ها با استفاده از سيستم‌هاي رديابي مواد ارزش افزوده‌ي بيشتري را براي کسب‌وکار خود فراهم مي‌آورند.
مهم‌تر از همه، امروزه بحث قاچاق كالا يكي از چالش‌های اساسي است، به طوري كه در بخش واردات هرساله زيان‌هاي بسياري ناشي از عدم کنترل بازار کالاهاي وارداتي به توليد، بازرگاني و اقتصاد وارد مي‌شود. بسياري از اين زيان‌ها ناشي از عدم توانايي در کنترل مبادي واردات کالا است که زمينه قاچاق کالا را فراهم ميكند.
اين مسائل دلايلي متعددي دارد که برخي از آن‌ها عبارت‌اند از:

  •  ضعف در حوزه قوانين و مقررات بازرگاني
  •  ضعف در اجراي قوانين موجود
  •  عدم وجود مشوق‌ها براي واردات قانوني
  •  عدم وجود اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي مناسب براي کنترل کالا در زنجيره
  •  گسترگي مرزها

يك سيستم ره‌گیری اقلام و سيستم‌هاي اطلاعاتي براي مديريت کالاهاي وارداتي بسياري از مسائل را حل خواهد كرد.

4- مدل‌های رديابي موسسه GS1 و ISO

4-1 . مدل GS1

موسسه بین‌المللی GS1 يك شناسه يكتا به هر شيء شامل يك قلم كالا، انباشته، محموله و واحد لجستيكي اختصاص می‌دهد كه حامل اين شناسه ميتواند دادههاي معمولي، باركد يا ديتابار، ديتاماتريس و يا RFID باشد. حامل شناسايي بايد حاوي اطلاعاتي باشد که از طريق آن بتوان حداقل با يکي از مراجع دادههاي ره‌گیری مانند صاحب نام تجاري، واردکننده مرتبط شد. حامل شناسه تا لحظه‌اي که قلم قابل ره‌گیری مصرف يا فروخته ميشود و يا از بين مي‌رود بايد بر روي آن باقي بماند.
هر شيء با توجه به موقعيت و هدف ره‌گیری با يك يا چند كد از كدهاي مختلف GS1 برچسبگذاري ميشود. انواع كدهاي ره‌گیری GS1 عبارت‌اند از:
كد GTIN: هر قلم تجاري که نياز به رديابي روبه‌جلو و يا رو به عقب داشته باشد بايد به صورت يکتا شناسايي شود و براي تمام سطوح سلسله‌مراتب محصول (مانند قلم تجاري‌اي که ازPOS عبور مي‌کند و يا قلم تجاري که از POS عبور نميکند) کاربرد دارد.
هر قلم تجاري بايد حداقل به وسيله يك شماره GTIN شناسايي شود. با توجه به اهداف ره‌گیری، GTIN ممکن است به تنهايي کافي نباشد و براي شناسايي هر محصول و يا گروهي از محصولات نياز به اطلاعات بيشتري مانند شماره سريال و شماره دسته/انباشته باشد.
استاندارد متناظر GS1 براي شناسايي يک نوع محصول مثلاً خودکار آبي ساخت شرکت فرضي کانپو، GTIN است. نکته‌اي که بايد به آن توجه شود اين است که اين کد تمامي خودکارهاي همنوع و همرنگ را در بر مي‌گيرد. براي شناسايي در سطح دسته/انباشته استاندارد متناظر GS1 عبارت است از GTIN+ شماره دسته/انباشته (يک دسته از خودکارهاي ساخت شرکت کانپو) و براي شناسايي هر قلم تجاري به صورت منفرد (مثلاً هر خودکار آبي ساخت شرکت کانپو به صورت منفرد و يکتا) استاندارد متناظر GS1 عبارت است از GTIN+ شماره سريال / SGTIN
كدهاي GLN: يکي از کليد‌هاي شناسايي GS1 است كه براي شناسايي مکان‌های فيزيکي يا موجوديت‌هاي قانوني استفاده مي‌شود و از پیش‌شماره شرکتي (که توسط GS1 به شرکت‌هاي عضو داده مي‌شود و براي هر شرکت کدي يکتا است)، مرجع مکان و يک عدد براي چک کردن صحت کد تشکيل شده است.
كدهاي GIAI و GRAI: هر دارايي که نياز به رديابي روبه‌جلو (به سمت گيرنده نهايي) و يا رو به عقب (به سمت ارائه‌کننده اوليه) داشته باشد، بايد به صورت سرتاسری و يکتا شناسايي شود. استاندارد متناظر آن در GS1 شماره GIAI است و اگر دارايي‌ها قابل بازگشت باشند (مثل پالت خاص يك نوع قطعه) شماره GRAI است.
شماره سريال محمولهSSCC: شماره سريال محموله (SSCC) از کليدهاي شناسايي GS1 است که به‌منظور شناسايي واحدهاي لجستيکي منفرد طراحي شده است. بنابراين هر واحد لجستيکي که می‌خواهد به صورت منفرد شناسايي و رديابي شود بايد توسط اين کد مشخص شود.
شناسه قلم قابل ره‌گیری بايد در تمامي سندها و يا پيام‌هاي ضميمه که حاوي اطلاعات مربوط به قلم قابل ره‌گیری هستند گنجانده شود.

4-2 . مدل رديابی بر اساس استاندارد ISO 21849

استاندارد (ISO 21849:2006) نيز يك مدل براي شناسايي و قابليت رديابي محصولات پيشنهاد ميدهد كه چارچوب كلي و دياگرام درخت تصميم آن در شكل 2 آمده است. اين دياگرام بيانكننده موارد زير است:
– طرح شناسايي و قابليت رديابي محصول/ قطعه،
– سه عنصر دادهي مهم و ضروري شناسايي محصول / قطعه،
– تفاوت بين محصول/ قطعه سريال شده و غير سريال شده.

2شكل 2- دياگرام درخت تصميم شناسايي و قابليت رديابي محصول/قطعه در استاندارد ISO 21849

به طور خلاصه مدل اين استاندارد بين يك كالا و انباشته كالا تفاوت قائل است به اين صورت كه:
1- كالاهاي واحد خود به دو دسته تقسيم می‌شوند الف) كالاهاي جديد ب) كالاهاي در حال خدمت

الف) كالاهاي جديد با يك شماره شناسايي شركتي، شماره سريال واحد محصول (SER) و شناسه جاري قطعه (PNR) به عنوان دادههاي ضروري و اجزاء داده قابليت رديابي به عنوان دادههاي انتخابي شناسايي ميشوند.
ب) كالاهاي در حال خدمت: كالاهاي در حال خدمت با يك شماره شناسايي شركتي، شماره شناسايي تركيبي واحد (UCN) و شناسه كنوني قطعه (PNR) به عنوان دادههاي ضروري و اجزاء داده قابليت رديابي به عنوان دادههاي انتخابي شناسايي می‌شوند.
2-انباشته كالاها با يك شماره شناسايي شركتي، شماره انباشته سازماني (LTN) و شناسه جاري قطعه (PNR) به عنوان داده‌های ضروري و اجزاء داده قابليت رديابي به عنوان داده‌های انتخابي شناسايي می‌شوند.
اين شناسههاي ره‌گیری ميتوانند به صورت باركد يا ديتاماتريس بر روي قلم رمزگذاري و در صورت نياز بر روي محصول درج شوند در شكل 3 و 4 نمونههايي از اين شناسه‌ها براي كالاهاي جديد و در حال خدمت آمده است.

3شكل 3- رمزگذاری داده‌های يك محصول جديد در قالب باركد و ديتاماتريس

4

شكل 4- رمزگذاری داده‌های يك محصول در حال خدمت در قالب باركد و ديتاماتريس

5- مدل پيشنهادی برای رديابی اقلام در كشور

فرايند ره‌گیری با اهداف و مقاصد مختلفي و در سطوح متفاوت مي‌تواند صورت گيرد. اینکه آيا ره‌گیری ضرورت دارد يا خير و چه راهکاري بايد انديشيده شود به يک تحليل هزينه-منافع نياز دارد. اين فرايند در سطوح مختلف زنجيره‌ از بالادست تا پایین‌دست‌ قابل کاربرد است؛ اما ذکر اين نکته نيز مهم است که بسته به ماهيت ديگر فرايندهاي زنجيره‌هاي تأمين که ناشي از ماهيت نوع کالاهاي در گردش در آن‌ها است، سناريوهاي متفاوتي مي‌توان براي ره‌گیری طراحي و اجرا کرد.
ممکن است راه‌کارهاي متفاوت و متعددي براي اجراي فرايند ره‌گیری وجود داشته باشد و هر يک از اين راهکارها بسته به نياز و تکنولوژي‌هاي موجود بكار گرفته شود؛ اما شيوه عملي که مي‌تواند مؤثر باشد و نقطه اشتراک الگوهاي ره‌گیری محسوب شود، استفاده از برچسب‌ها يا نشانه‌هايي منحصربه‌فرد براي کالاهاي در گردش است. اين برچسب‌ها به شکل‌هاي مختلف بر روي اقلام نصب و درج می‌شوند و کليد دسترسي به اطلاعات اقلام هستند.
با اين تفاصيل، شناسه‌اي که براي ره‌گیری اقلام به کار مي‌رود بايد کالاهاي توليدي از يک نوع يا يک قلم کالا را از ديگر اقلام متمايز کند. با توجه به اين‌که سيستم‌هاي کدينگ و طبقه‌بندي عموماً کدهاي يکساني بر مبناي طبقه‌بندي يا توصيف براي هر قلم کالا توليد مي‌کنند به تنهايي امکان ره‌گیری را فراهم نمي‌آورند. يکي از ابزارهايي که مي‌تواند در ره‌گیری کالا در زنجيره مؤثر واقع شود، شماره سريال کالاست که در کنار کدهاي به کار رفته براي توليد محصول به هر واحد محصول هويتي خاص مي‌بخشد. از اين رو سريال‌هاي کالا مي‌تواند به عنوان شناسه ره‌گیری کالا در زنجيره تعريف شود و اين موضوع نيز به عنوان مسئله كليدي در مدل پيشنهادي مدنظر است.
براي اینکه امکان ره‌گیری در زنجيره فراهم شود لازم است که امور مقدماتي زير صورت گيرد:

  •  اجزا، شرکا، اقلامي كه بايد ره‌گیری شود و رويدادهايي که نياز به ره‌گیری دارند شناسايي شوند.
  •  نوع شناسه‌گذاري و برچسب‌گذاري براي دسترسي به اطلاعات کالا انتخاب شود.
  •  نوع اطلاعاتي که بايد ثبت و بازيابي شود مشخص شود.
  •  چگونگي ثبت و دسترسي به اطلاعات تعيين شود.
  •  چگونگي ارتباطات بين بخش‌ها و به اشتراک‌گذاري اطلاعات مشخص شود.
  •  سازوكار بازيابي و جستجوي اطلاعات مشخص شود.
  •  شناسه‌اي يکتا براي اقلام قابل ره‌گیری و شناسه‌اي براي مکان‌هايي که اقلام قابل ره‌گیری از آنها عبور ميکنند، تعيين شود.
  •  فرايند و گام‌های فرايند ره‌گیری تشريح شود.

هر يک از اجزا يا بازيگران فرايند ره‌گیری نقش‌هاي متفاوتي را در زنجيره بر عهده دارند اما همگي بايد بر گام‌های فرايند ره‌گیری اتفاق‌نظر داشته باشند و زمينه مشارکت در جريان‌هاي فيزيکي و اطلاعاتي را فراهم كنند.
مراحل و گام‌های ره‌گیری در اين مدل در ادامه تشريح می‌شود.

5-1 . اختصاص يك شناسه منحصربه‌فرد به هر محصول

هر عرضهكننده به محصولاتي كه توليد ميكند يك شناسه منحصربهفرد متشكل از سه جزء زير اختصاص دهد:

الف) كد شركتي: اين كد ميتواند يكي از كدهاي جدول 1 باشد. نكته مهم در اين زمينه اين است كه ميبايست نوع كد توسط يك شناسه داده (Data Identifier) مشخص شود. در مورد كد شركتي شناسههاي داده پيشنهاد شده است:

j1جدول 1- كدهای شركتی پيشنهادی برای شناسه ره‌گیری

ب) كد شناسايي مرجع قلم: كدي است كه توليدكننده براي شناسايي محصولات خود به آنها اختصاص ميدهد. نوع اين كدها ميبايست با يك شناسه داده (Data Identifier) همانند كد شركتي مشخص شود. متداول‌ترین كدهاي شناسايي محصولات به همراه شناسه داده آنها در جدول 2 آمده است:

j2جدول 2- كدهای شناسايی پيشنهادی برای شناسه ره‌گیری

نكته مهم: به اين ليست ميتوان شمارههاي شناسايي ديگري كه عرضهكنندگان براي شناسايي منحصربه‌فرد محصولات خود استفاده ميكنند، افزود.
ج) شماره سريال: شمارهاي است كه اقلام مشابه را از هم جدا ميكند. به عنوان مثال اگر از يك كالاي مشخص تعداد 1000 واحد توليد شود (1000 قلم داراي يك شناسايي مرجع هستند)، براي تمايز اين 1000 قلم به هر كدام يك شماره سريال يكتا اختصاص مييابد. قابل ذكر است كه شماره سريال فقط يك شناسه داده (Data Identifier) دارد. (C1)
به عنوان مثال شناسه زير نشاندهنده اين است كه كد شركتي توليدكننده كد عضويت در نظام ايرانكد، كد شناسايي قلم همان GTIN است.

5اين كد می‌تواند به صورت معمولی، باركد يا ديتابار، ديتاماتريس و يا RFID بر روی كالا قرار گيرد.

5-2 . چگونگي رديابي خارجي

پس از اينكه به هر كالا يك شناسه منحصربه‌فرد به شرح فوق اختصاص داده شد، هر سازمان می‌بایست دو اقدام مهم زير را انجام دهد:
1-در پايگاه داده خود مشخص و ثبت كند كه محصولات توليدياش به كجا رفتهاند. (where-used relation)
2- در پايگاه داده خود مشخص و ثبت كند كه اقلامي كه خريداري نموده است (خود توليد نكرده) از كجا آمده است. (where-from relation)
در صورت عملي شدن اين مهم امكان ره‌گیری خارجي فراهم خواهد بود. همان‌طور كه پیش‌تر گفته شد به اين شيوه رديابي اصل يك گام به جلو يك گام به عقب گفته می‌شود.

5-3 . چگونگي رديابي داخلي

شيوه ره‌گیری داخلي محصولات به اين صورت خواهد بود كه چنانچه يكي از اعمال گفته شده در قسمت 1-8 (جابجايي و حرکت، تبديل، انبار و ذخيره‌سازي، تخريب و انهدام) رخ دهد، می‌بایست اطلاعات آن در پايگاه داده سازمان ثبت شود.

6- نتیجه‌گیری

بر اساس آنچه در اين مقاله مطرح گرديد، در عصر حاضر به دليل پيچيدگي زنجيرههاي تأمين و نياز مشتريان به اطلاعات محصولات خريداري شده، شناسايي و رديابي اقلام در سطح زنجيره تأمين به منظور شناسايي مراجع عرضه‌کننده محصول و دستيابي به اطلاعات محصولات امري حياتي است. اين موضوع باعث شفافيت زنجيره تأمين شده و امکان ره‌گیری اقلام بيکيفيت، تقلبي و قاچاق را فراهم مي‌كند. از طرفي اين مهم نيازمند ايجاد يک مدل رديابي جامع و فراگير است تا بتواند پشتيباني لازم را براي تمامي بازيگران زنجيره تأمين فراهم كند. چراکه اکثر مدل‌های رديابي ارائه شده در حال حاضر به صورت موردي و جزیره‌ای عمل نموده و قابليت رديابي براي همه عناصر زنجيره تأمين و زنجيرههاي تأمين مختلف را فراهم نمی‌کنند. می‌بایست مدلي جامع و فراگير براي رديابي محصولات در زنجيره تأمين مستقر شود که ضمن سادگي بتوان آن را در همه بخش‌ها اجرايي و جاری‌سازی کرد. مدل معرفي شده در اين مقاله چنين شرايطي را فراهم ميآورد.

آلودگی اطلاعات و ضرورت مقابله با آن در سازمان ها

 

چکيده

اطلاعات از ديدگاه‌هاي مختلف به گونه‌هاي مختلف تعريف شده است؛ اما توصيف‌هايي كه از اطلاعات ارائه شده در يك نكته مشترك است و آن اينكه اطلاعات چيزي است كه تصميم‌گيري‌هاي ما را تحت تأثیر قرار مي‌دهد. اين توصيف از ابتدايي‌ترين تا پيچيده‌ترين اطلاعات را در بر مي‌گيرد. بنابراين اطلاعات و تصميم‌گيري دو روي يك سكه‌اند. اگر كاركرد اين مسائل را در برنامهريزي و طرح‌هاي اقتصادي و نظامي و پژوهش‌هاي علمي مورد ملاحظه قرار دهيم، اهميت اطلاعات و طبقه‌بندي آن روشن مي‌شود. امروزه صحت و دقّت اطلاعات براي تصميم‌گيري‌هاي سطوح خرد تا كلان، حائز اهميت بسياري است و آلودگي‌هاي مربوط به داده و اطلاعات، مي‌توانند مشكلات زيادي را در اين فرايند ايجاد کنند. علاوه بر اين، مديريت هوشمندانه اطلاعات، نيازمند در اختيار داشتن اطلاعات سالم، باكيفيت و با کمترین میزان آلودگی است. آلودگي اطلاعات در اصطلاح به آميزش اطلاعات درست با نادرست و به تعبير ديگر، دگرگون کردن کيفيت يا صحت محتواي اطلاعات بر اثر ورود عناصر ديگر اطلاق ميشود. در سازمان‌هایی كه اطلاعات مبادله شده، طبقه‌بندي شده و داراي اهميت زياد هستند و بر اساس آن‌ها تصميم‌گيري صورت مي‌پذيرد، شناخت مفهوم آلوده شدن داده و اطلاعات و سعي در مقابله با آن، بسيار حياتي به نظر مي‌رسد. در اين مقاله به بررسي انواع آلودگي‌هاي اطلاعاتي، انواع مشكلات ناشي از آنها در سازمان‌ها و ارائه‌ي روشهايي براي پیش‌گیری و رفع اين معضلات پرداخته شده است.

1- كليات

1-1 . مقدمه

در طول چند دهه اخير، نقش و فرايند اطلاعات در حوزه صنايع و اقتصاد به طور معناداري از ارتباطات انساني به جريان پرتكاپوي فعلي در جامعه اطلاعاتي تغيير مسير داده است. پيش از اين، اطلاعات عاملي ارتقاء دهنده بود که تصميمات آن جنبههاي روزمره و جاري را در ابعاد اقتصادي بهبود ميبخشيد، ولي اينك اطلاعات يك نياز اساسي است که به سادگي توليد، ذخيره و بازيابي شده و جزء بدنه نيازهاي انساني است. در معنايي ساده، اطلاعات از چارچوب پيوستاري به مفهوم تعيينکنندهی وضعيت ارتقاء يافته است؛ اما مسئله مهمی که باید به آن توجه کرد این است که اطلاعاتي كه از مجراها و منابع مختلف گردآوري ميشوند ممكن است ضد و نقيض يا غير قابل مقايسه باشند.
نوشتههاي بسياري وجود دارند كه در آنها اطلاعات نادرست به صورت عمدي يا غير عمدي نشر يافته است. به عبارتی دچار آلودگی هستند. آلودگي اطلاعات به معناي اخص كلمه يعني آلودن اطلاعات درست به نادرست؛ به تعبير ديگر از بين بردن ارزش، كيفيت، صحت و محتواي اطلاعات بر اثر دخالت اطلاعات نادرست را آلودگي اطلاعات گويند. در اين مقاله سعي شده‌ است با تشريح مفهوم آلودگی اطلاعات، انواع آن و دلايل پیدایش آن در سيستم‌هاي مبتني بر اطلاعات، سازمان‌ها را نسبت به مشكلات حاصل از آلودگي اطلاعات آگاه کرده و راهكاری مناسب براي جلوگیری از آن، پیشنهاد کنیم.

1-2 . طرح مسئله

اطلاعات در عصر جديد به سرعت ايجاد و با استفاده از ابزارهاي الكترونيكی در كمتر از چند ثانيه در سراسر دنيا منتشر میشوند. پيشرفت چرخه توليد و انتقال اطلاعات به حدي گسترش يافته كه اصطلاحاتي چون «انفجار اطلاعات» در متون پا به عرصه وجود گذاشت. يكي از نتایج انفجار اطلاعات، آلودگي اطلاعات است. پاک بودن و با كيفيت بودن اين اطلاعات و دانش حاصل از آن مسئله‌ای بسیار مهم است که معمولاً مورد توجه قرار نمی‌گیرد به طوري كه در واقعیت درصد بالايي از اطلاعات موجود در نظامهاي اطلاعاتي سازمان‌ها ازجمله دولتي و غير دولتي، دچار آلودگي‌هايي از انواع مختلف همچون تكراري بودن، ناقص بودن، به‌روز نبودن، نامعتبر بودن و غیره هستند. اين موضوع مي‌تواند باعث نارضايتي مخاطب، كاهش سود و افزايش قيمت به همراه افزايش زمان براي تصفيه دادهها شود.
با نگاهي عميق‌تر به موضوع، به سهولت مي‌توان فهميد كه از بين بردن این‌گونه آلودگي‌ها تا حد زیادی مي‌تواند در پيشبرد اهدافی همچون تصمیم‌گیری‌های کلان سازمانی، مدیریت دانش و ایجاد نظام اطلاعاتي هوشمند در سازمان مفيد واقع شود.
از این رو بايستي راهكارهايي عملي و مفيد براي حل مشكلات توليد اطلاعات، نگهداري اطلاعات، داده‌كاوي و غیره يافت شود تا هزينه‌هاي مادي و معنوي اين امور، كاهش يافته و در ازای آن سرعت نيل به هدف اصلي نظام، یعنی توسعه‌ي دانایی محور، افزايش يابد.

1-3 . مرور ادبيات

پژوهش حاضر به بررسي موردي ميپردازد كه تا به امروز به اين شكل و شيوه به آن نگريسته نشده است و تنها برخي از محققان به صورت پراكنده به زواياي مختلف آن پرداخته‌اند. طي جستجوهاي انجام شده در منابع داخلي و خارجي، پژوهشي كه اختصاصاً به موضوع آلودگي اطلاعات پرداخته باشد يافت نشد. منابع بازيابي شده در پيشينه اين پژوهش هر يك به نوعي به بررسي آلاينده‌هاي اطلاعاتی، وجود يا عدم وجود آن، در پایگاههای اطلاعاتي پرداخته‌اند. تنها دو مقاله در داخل در حوزه آلودگي اطلاعات یافت شد؛ اولین مقاله با عنوان «آلودگي اطلاعات» توسط دكتر عليرضا نوروزي نگاشته شده است. در اين مقاله به مباحث نظري اين حوزه پرداخته شده است. وي بعد از ارائه تعريف آلودگي اطلاعات به مقايسه آن با مفهوم انفجار اطلاعات پرداخته و آن دو را بسيار نزديك به هم میداند. در ادامه مدل آلودگي اطلاعات را ارائه ميكند. در نهايت نتيجهگیری كلي آن اين است كه عيب‌هايي در نظام اطلاعاتي وجود دارد كه موجب آلودگي اطلاعات مي‌شوند.
دومین مقاله در سال 1389 با عنوان «بررسي آلودگي اطلاعات در پایگاه‌های اطلاعاتي پزشكي منتخب دانشگاه علوم پزشكي مشهد از ديدگاه اعضاي هيئت علمي» توسط هما طلاچی و میترا زارعی در نشریه مدیریت سلامت منتشر شد که نتیجهگیری کرده که در برخي موارد پايگاه‌هاي اطلاعاتي داخلي در زمينه حذف يا تقليل آلاينده‌هاي اطلاعات عملكرد بهتري را از خود نشان داده‌اند.
فيليپ جي كالورت، پژوهشي پيرامون آلودگي اطلاعات در منابع اينترنتي انجام داد. در اين پژوهش كه با عنوان «on the world wide web Scholarly misconduct and misinformation» مؤلف، منابع الكترونيكي را، عمدهترين عوامل آلودهكننده اطلاعات دانسته است. او در اين مقاله به سه شيوه مقابله با آلودگي اطلاعات اشاره نموده است. تضمين صحت منابع اطلاعاتي، قائل شدن حقوق انحصاري براي كنترل منابع اطلاعاتي روي وب و گسترش سواد اطلاعاتي كاربران اينترنت. گروهي متشكل از اعضاي هيئت علمي گروه‌های كتابداري در سنگاپور اين سه شيوه را بررسي كردند و در ميان آنها توسعه سواد اطلاعاتي را مؤثرترين عامل در مقابله با آلودگي اطلاعات دانستهاند. نلسون در پژوهش خود تحت عنوان كاهش آلودگي اطلاعات در عصر اينترنت موضوع ايجاد يك وب‌سایت در حوزه اطلاعات بهداشتي را بررسي كرده و راهكارهايي را جهت جلوگيري از آلوده شدن اطلاعات در اين منبع پيشنهاد ميدهد. او فراهم كردن اطلاعات تا حد ممكن را براي يك منبع اطلاعاتي وسوسهاي اشتباه ميداند كه آن منبع را دچار اضافه بار اطلاعاتي ميكند. چنين منبعي به يك سينك ظرفشويي تشبيه شده است. اين امر هرچند كه منجر به گردآوري هر گونه اطلاعاتي در منبع ميشود اما به دليل وجود اطلاعات فراوان تصميمگيري در مورد انتخاب اطلاعات را مشكل ميسازد. در اين بررسي با مطالعه نحوه برداشت مخاطب از اطلاعات صحيح و قابل اعتماد به ارائه 9 راهكار جلب نظر مخاطب در اين خصوص پرداخته شده است.
اسچيدر به بررسي استانداردهاي كيفيت اطلاعات در مبارزه با آلودگي اطلاعات پرداخته است. در اين بررسي کتابخانه‌های مجالس و كنگرهها به طور خاص مد نظر بودند. اين پژوهش به استانداردهاي كيفيت اطلاعات و تأثيرات آنها می‌پردازد و در مورد راهبردهايي بحث ميكند كه مي‌توانند به وسيله تضمين اعتبار، تازگي و دقت اطلاعات، ارزش اطلاعات را بالا ببرند. معيارهايي كه در اين پژوهش به عنوان معيارهاي كيفيت اطلاعات در تعيين آلودگي اطلاعات معرفي شدهاند عبارت‌اند از: معتبر بودن اطلاعات، روزآمدي اطلاعات، دقت و صحت اطلاعات، عينيت اطلاعات و مفيد فايده يا مرتبط بودن اطلاعات با نياز مراجع .

1-4 . ضرورت و اهمیت تحقیق

اطلاعات يك از منابع اصلى و با ارزش مديران يك سازمان است. اطلاعات در صورتى مىتواند نقش اساسى و مهم خود را به خوبى ايفا كند كه از كيفيت بالا و دقت كافى برخوردار باشد تا مديران با اطمينان بر دقت و صحت آنها، بتوانند نسبت به اهدافى كه در پيش دارند، از اطلاعاتى كه در اختيار آنها قرار مىگيرد به نحو مطلوب استفاده كنند.
از آنجا كه هر قدر اطلاعات دقيقتر باشد، كيفيت آن بيشتر است و مدير هنگام تصميمگيرى بيشتر مىتواند به آن تكيه و اعتماد كند، بنابراين براى اينكه اطلاعات سودمند و اثربخش باشند، بايد دقيق و صحيح باشند.
خداوند متعال در قرآن كريم می‌فرمایند:
ان جآءكم فاسق بنبا فتبينوا اءن تصيبوا قوما بجهلة فتصبحوا على ما فعلتم ندمين؛ (سوره حجرات، آيه 6)
از اين آيه شريفه مىتوان بر ضرورت دقيق و صحيح بودن اطلاعات استدلال كرد. اين آيه مىفرمايد كه نبايد به هر نوع اطلاعاتى كه به دست مىآيد، ترتيب اثر داده شود؛ بلكه بايد اطلاعات، دقيق و صحيح باشد؛ در غير اين صورت نمىتوان به آن اعتماد كرد و بر اساس آن تصميم گرفت، بلكه بايد تفحص كرد و اطلاعات صحيحتر و دقيقترى به دست آورد.
هرچند اطلاعات در دهههاي اخير به عنوان يكي از اركان اصلي سازمان‌ها و يكي از عوامل توليد در كنار ساير عوامل توليد مطرح شد، اما اطلاعات در برخي سازمان‌ها مانند سازمان‌های نظامی يا اطلاعاتي از ديرباز مورد توجه قرار گرفته و داشتن اطلاعات صحيح، دقيق و به موقع يكي از اركان برتري نيروهاي نظامي در جنگها بوده است. به عقيده نگارندگان، ضروري است در ساير سازمان‌ها نيز منابع آلودگي اطلاعات شناسايي و اقدام مناسب براي رفع آلودگي و افزايش كيفيت دادهها انجام شود.

1-5 . متغیرهای تحقیق

در این تحقیق آلودگی اطلاعات به عنوان متغیر مستقل و عملکرد سازمان‌ها به عنوان متغیر وابسته مورد توجه قرار گرفته است.

1-6 . سؤالات و اهداف تحقیق

سؤالات اصلي تحقيق عبارت‌اند از:
1- اهميت كيفيت دادهها و اطلاعات در سازمان‌ها چيست؟
2- آيا هم اكنون اطلاعات در سازمان‌ها داراي كيفيت لازم است؟
3- مضرات آلودگي اطلاعات در سازمان‌ها چيست؟
4- چه راهكارهايي براي رفع آلودگي اطلاعات وجود دارد و نتايج حاصل از اين راهكارها چيست؟
هدف اين تحقيق پاسخگويي به سؤالات فوق است.

1-7 . فرضیه های تحقیق

فرضیه اصلی:

– اطلاعات در سازمان‌ها بسيار حائز اهميت بوده و آلودگی اطلاعات میتواند اثرات مخربی در فرایند تصمیمگیری سازمان‌ها و درنتیجه کارایی آنها داشته باشد.

فرضیه های فرعی:

  •  اطلاعات در سازمان‌ها داراي كيفيت قابل قبول نيست.
  •  با اجراي تدابير لازم و افزايش دانش كاركنان مي‌توان كيفيت دادهها در سازمان‌ها را ارتقا داده و مضرات ناشي از آن را حداقل نمود.

1-8 . روش تحقیق

پژوهش حاضر از نوع توصیفی- تحلیلی بوده و برای جمع‌آوری اطلاعات از روش کتابخانهای و پرسشنامه استفاده شده است. همچنین برای تنظیم و تست مدل ارائه شده در مقاله از روش دلفی استفاده شده و بدین منظور از نخبگان و متخصصان این حوزه نظرخواهی شده است.

1-9 . سازمان‌دهی تحقيق

در اين تحقيق ابتدا به تشريح مفاهيم داده، آلودگي اطلاعات، سازمان و كيفيت دادهها پرداخته شد. سپس به بررسي اطلاعات در سازمان‌ها و اهميت آنها پرداخته شد. در ادامه آلودگي اطلاعات، انواع آن و روشهاي مقابله با آن بررسي شد. در پايان نيز وضعيت آلودگي اطلاعات در سازمان‌ها و راهكارهاي كاهش آلودگي اطلاعات مورد بررسي قرار گرفته است.

2- مبانی نظری تحقیق

2-1 . مفاهيم مربوط به داده و اطلاعات

مهم‌ترین مفاهيم مرتبط با دادهها و اطلاعات عبارت‌اند از:

  •  مفهوم
  •  داده
  •  اطلاعات
  •  شناخت
  •  دانش

اين مفاهيم در شكل 1 به صورت شماتيك و در قالب يك چرخه آمده است.

1شكل 1- چرخه عمر داده

سیر تحوّلات داده را از ابتدای شکل‌گیری یک مفهوم در ذهن بشر تا تبدیل آن به دانش که ابزار برتری اقوام و ملّت‌ها بر دیگران در عصر حاضر به شمار می‌رود، می‌توان به پنج بخش کلی تقسیم نمود.
1- آنچه برای اولین بار در ذهن بشر شکل می‌گیرد و موجودیت می‌یابد، مفهوم نام دارد. مفهوم می‌تواند نام یک شیء، بیان یک احساس و یا هر چیز دیگری از این دست باشد. در مورد تعریف مفهوم در دانشنامه انکارتا آمده است: هر چیزی که بر مبنای تجربه، خلاقیت و یا تصویرسازی و فرضیه‌پردازی توسط ذهن به وجود آید.
2- مفهومی که در ذهن ایجاد شده ‌است بایستی توسط یکی از ابزارهای ارتباطی انسان که آنها را زیست‌رسانه نام نهاده‌اند، به دیگران منتقل شود. مثلاً از طریق سخن، دست‌نوشته، حرکات بدن و یا به هر صورت دیگر. در هر حال، چیزی که بر این اساس به وجود می‌آید، داده نام دارد. ویکی‌پدیا، دانشنامه اینترنتی در تعریف داده می‌گوید: مجموعه‌ای از واحدهای اطلاعاتی که از هم مستقل هستند.
3- داده‌ی خام، بایستی توسط یک ابزار عملگر و یا در حین یک فرایند، مورد بررسی، تغییر و تکمیل قرار گیرد تا برای انسان ارزش استفاده داشته باشد. این فرایند را پردازش یا پروسه می‌نامند. محصول این فرایند، موجودیتی غنی‌تر از داده است که قابلیت استفاده دارد و به آن، فراداده یا اطلاعات می‌گویند. وب‌سایت دیکشنری دات کام در تعریف اطلاعات آورده است‌: مجموعه‌ای از حقایق و یا داده‌ها.
4- پس از کسب اطلاعات کافی در یک مورد، به شناخت از آن مورد دست می‌یابیم. شناخت یا آگاهی، حالتی است که امکان بررسی یک موضوع و تصمیم‌گیری در قبال نحوه‌ی مواجهه با آن را می‌دهد. شناخت نیز در سطحی بالاتر از اطلاعات قرار دارد؛ اما همانند موجودیت‌های قبل از خود که به نحوی، پیش‌نیازهایش نیز به شمار می‌روند، در برخی موارد، تمایز آن با موجودیت قبل و بعد ممکن نیست. دیکشنری وبستر در مورد آگاهی می‌نویسد: مرحله‌ا‌ی سطح بالا از فهم در مورد یک موضوع.
5- دانش یا خرد، سطح عالی آگاهی از یک موضوع است و زمانی حاصل می‌شود که شناخت ما در مورد چند موضوع متفاوت، در کنار هم قرار گیرد و به نتیجه‌ای سودمند منتهی شود که خارج از محدوده‌ی درک شناختی ما از یک پدیده است. دانش را این‌گونه نيز تعریف می‌کنند: شناخت کاملی از یک موضوع که بر پایه‌ی تجربه و تحلیل ذهنی به وجود می‌آید.
از بین موارد ذکر شده، دو مورد وجود دارند که مطلقاً مختص انسان بوده و از دسترس رایانه‌ها و ماشین‌ها، هرچند هوشمند و قدرتمند، به دور هستند. آن دو مورد، مفهوم و دانش هستند. تولید مفهوم و دست‌یابی به دانش، چیزی است که هوش مصنوعی امروزی نتوانسته است به قلمرو آن وارد شود و متعالی‌ترین آرزوی دانشمندان این عرصه، همواره این بوده است که ماشینی تولید کنند که مفاهیم ذهنی بشر را درک کرده، مفهوم تولید کند و دانش برخورد با مشکلات را دارا باشد .
آنچه امروزه در علم هوشمندی ماشین‌آلات بدان تکیه داریم، تنها تصمیم‌گیری بر اساس موقعیت مکانی و زمانی‌ و بر پایه‌ی شبیه‌سازی رفتار انسانی است و نه ایجاد مفهوم و دارا بودن دانش. سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیری و سیستم‌های خبره، از این دست پیشرفت‌ها هستند که البته مدت زیادی نیست که در علوم رایانه وارد شده‌اند.

2-2 . مفاهيم مربوط به آلودگی

آلودگي به معناي هرگونه تغيير ناخوشايند در موجوديت يك پديده است. انواع مختلفي از آلودگي وجود دارند و به اعتقاد نویسندگان، اصولاً هر مقوله‌ي اطلاعاتی كه با فعالیت‌های بشري درگير شود، به نوعي آلودگي مبتلا خواهد شد. به عنوان مثال مي‌توان از مواردي همچون آلودگي هوا، آلودگي خاك، آلودگي آب، آلودگي محيط زيست، آلودگي صوتي، آلودگي رفتار اجتماعي كه منجر به سوء رفتارها مي‌شوند، آلودگي اطلاعات و موارد بي‌شمار ديگر نام ‌برد. شكل 2 برخي از انواع آلودگيها را نشان ميدهد.

2

شكل 2- برخي از انواع آلودگي‌ها (Marry 1997:5)

2-3 . مفاهيم مربوط به سازمان

سازمان‌ها اركان متفاوتي دارند و به اشكال مختلفي اداره مي‌شوند اما از ديد اكثر نظريه‌پردازان، اصلي‌ترين اركان هر سازمان 4 ركن اصلي زير است:
1- مشتريان: مشترياني كه يا محصولي را از يك سازمان دريافت مي‌كنند و يا خدمتي از آن سازمان مي‌گيرند، با خود پول، پويايي، شهرت و اعتبار و به معناي واقع كلمه، زندگي و ادامه‌ي حيات را براي يك سازمان به ارمغان مي‌آورند و اگر نباشند، موجوديت و هويت سازمان نيز معنايي نخواهد داشت.
2- ابزارها، سختافزارها و ماشين‌آلات نيز بخش مهم ديگري از سازمان هستند. بدون وجود اين وسايل، نيرويي براي انجام كارهاي يك سازمان وجود ندارد. در اين مورد، توضيح بيشتري لازم به نظر نمي‌رسد چراکه همه‌ي ما به نياز بشر به ماشين‌آلات براي توليد و عرضه‌ي محصول و يا خدمت واقف هستيم و مي‌دانيم كه يكي از بازوهاي اصلي انجام امور در هر سازمان يا ارگان، همين سختافزارها هستند.
3- نيروي انساني يك سازمان، بازوي دوّم و ركن اساسي سوّم در يك سازمان به شمار مي‌رود. اينكه با توجه دانش فعلي بشر، بدون وجود و دخالت جسمي و يا ذهني انسان، هيچ امري (حتي کوچک‌ترین امور) پيش نخواهد رفت بر كسي پوشيده نيست و حتي مدافعان سرسخت و حاميان اصلي سيستم‌هاي مبتني بر هوش مصنوعي نيز، نمي‌توانند دنياي بدون دخالت انسان را تصور كنند.
4- اطلاعات؛ چهارمين ستون برپايي يك سازمان در دنياي امروز، وجود اطلاعات دقيق، باكيفيت، كامل و صحيح در آن سازمان است. به طوري كه رقابت بين شركت‌ها و برندهاي سطح اوّل در دنيا، از رقابت سختافزاري و تجهيزاتي به رقابت اطلاعاتي تبديل شده است. گاهي اين رقابت در دستيابي هرچه سریع‌تر به اطلاعات نمود پيدا مي‌كند و گاهي، دقت و صحت اطلاعات به دست آمده، مورد مناقشه و موضوع رقابت واقع مي‌شود. در هر صورت، مي‌توان گفت كه اطلاعات برگ برنده‌ي سازمان‌ها، مخصوصاً سازمانهايي كه اصل كار آنها بر روي اطلاعات است مانند شركت‌هاي رايانه‌اي، حقوقي و غیره خواهد بود. اين سازمان‌ها با صرف هزينه‌هاي هنگفت، مي‌كوشند تا در اين رقابت اطلاعاتي برنده باشند. در شكل 3 اركان اصلي سازمان ارائه شده است.

3شكل 3- اركان سازمان

3- آلودگي اطلاعات و انواع آن

با توجه به تعاريف پيشين، به راحتي مي‌توان معنا و مفهوم عبارت آلودگي اطلاعات را متوجّه شد. در اين مقاله، هرگونه اطلاعات بیکیفیت، ناخواسته، تكراري و ناكارآمد را نوعي اطلاعات آلوده تعريف و پديده‌ي حاصل را آلودگي اطلاعات مي‌ناميم و بر همین اساس، سيستمي را كه دچار آلودگي اطلاعات باشد، يك سيستم بيمار ناميده و مي‌گوييم كه اين سيستم دچار بيماري اطلاعاتي شده است. در ادامه‌ انواع مختلف آلودگي‌هاي اطلاعاتي تشریح می‌شود.
آلودگي‌هاي اطلاعاتي انواع مختلفي دارند كه برخي از مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
ناقص بودن: بدين مفهوم كه مجموعه‌اي از اطلاعات كه در كنار هم قرار دارند، به واسطه‌ي از بين رفتن و يا گم‌شدن يك سند (فایل) يا بيشتر، دچار نقص شود و عملكرد كاملي از خود نشان ندهد.
ناخوانا بودن: نوع ديگري از نقص در بين مجموعه‌ اسناد يا فايل‌ها این است كه به هر علتي، نا‌خوانا و يا مخدوش هستند و سيستم را دچار اختلال مي‌كنند.
ناخالص بودن: بدين مفهوم كه خلوص اطلاعات در يك سيستم از بين برود. يعني اطلاعات موجود در يك سيستم با اطلاعات سيستم‌هاي ديگر اختلاط پيدا كرده و نمي‌توان تصميمات دقيقي مبتني بر اطلاعات موجود در سيستم هدف اتخاذ نمود. در مواردي حتي ممكن است اين دو سيستم به هم مربوط باشند، اما در هر حال تداخل اطلاعات، ما را دچار دردسر كند.
به‌روز ‌نبودن: يكي ديگر از مظاهر آلودگي اطلاعات در سيستم‌هاي اطلاعاتي به‌روز ‌نبودن است كه به علت سرعت پيشرفت در توليد اطلاعات، برطرف كردن آن، بسيار حياتي نيز به نظر مي‌رسد. معني و مفهوم به‌روز نبودن اين است كه اطلاعات، قديمي و در عين حال بيمصرف شده باشند. لازم به ذكر است كه به هر نوع اطلاعات قديمي نمي‌توان برچسب به‌روز نبودن را چسباند چون ممكن است هنوز كارايي مفيد خود را حفظ كرده باشند.
دروغين بودن: چيزي كه امروزه در ايميل‌هاي تبليغاتي ناخواسته و هرزنامه‌ها مشاهده مي‌شود، نوعي از اطلاعات آلوده است و به اين دليل ايجاد شده است كه محتواي اين نوع فايل‌ها، دروغين و نامناسب هستند. همچنین اطلاعات و اخباری که توسط رسانه بیگانه و معاند به منظور تشویش اذهان عمومی مخابره مي‌شود نیز در این دسته قرار می‌گیرند.
نامربوط بودن: اطلاعات موجود در یک سيستم كه به آن سیستم ارتباطي ندارد. مثلاً در تحقيقي مربوط به جنگ نرم دشمن، اطلاعات نا‌كاربردي در مورد بیداری اسلامی در بين اسناد يا فايل‌ها موجود باشد. گاهي اوقات اين نوع از آلودگي اطلاعات مضر به نظر نمي‌رسد اما در اين تحقيق، ما آن را مضر مي‌دانيم و در صدد رفع آن هستيم.
چندزبانه بودن: نوعي ديگر از آلودگي اطلاعات است كه اكثر اوقات آن را به حساب نمي‌آوريم. نوشتهای یا سندی را به زبان فارسي را در نظر بگيريد كه لغات انگليسي فراواني در آن به چشم مي‌خورند، يعني معادل‌هاي فارسي مناسبي براي آنها در نظر نگرفته‌ايم. اين نوع اسناد نيز دچار آلودگي اطلاعات است كه در اكثر موارد ناديده گرفته مي‌شود اما در برخي سيستم‌ها ممكن است براي كاربران و تصميم‌گيري آنها مشكلاتي را پديد آورد.
نامعتبر بودن: اگر درجه‌ي اعتبار ایجادکننده يك سند، كه ميزان اعتبار محتويات آن را مشخص مي‌كند، معلوم نباشد، نمي‌توان بر اساس آن اطلاعات تصميم‌گيري نمود. اسناد نامعتبر، سيستم اطلاعاتي ما را دچار آلودگي مي‌كنند.
تكراري بودن: اطلاعات تكراري، مثلاً كپي‌هاي متعدد از يك سند، فضاي سيستم ما را بدون هیچ‌گونه مزيتي، اشغال مي‌كنند. بنابراين آنها را به عنوان نوعي از آلودگي اطلاعات به حساب مي‌آوريم و بايستي نسخه‌هاي تكراري را از سيستم حذف كنيم.
انواع آلودگي اطلاعات در شكل 4 مشخص شده است.

4شكل 4- برخی از انواع آلودگی اطلاعات

سازمان‌ها نيز ممكن است دچار هر كدام از موارد 9 گانه آلودگي اطلاعات فوق شوند. حتی با توجه به اهميت بسيار بالاي اطلاعات در برخي سازمان‌ها می‌توان مصادیق بسیار بیشتری از آلودگی اطلاعات مانند آلودگي ناشي از نفوذ در اطلاعات، آلودگي ناشي از ارسال ويروس به بانكهاي اطلاعاتي مهم و غیره پیدا کرد.
روند افزايش آلودگي اطلاعات معمولاً بر اساس مراحل تكامل داده (به قسمت چرخه عمر داده مراجعه کنید)، سير افزايشي دارد. بدين معنا كه مفاهيم ذهني انسان از آلودگي كمتري نسبت به داده، داده از آلودگي كمتري نسبت به اطلاعات، اطلاعات از آلودگي كمتري نسبت به شناخت و شناخت از آلودگي كمتري نسبت به دانش برخوردارند. منظور اين نيست كه لزوماً درگذر از هر مرحله به آلودگي اطلاعات افزوده مي‌شود، بلكه منظور اين است كه ممكن است چنين چيزي رخ دهد. عموماً و اصولاً، هر سيستمي كه اطلاعات موجود در آن از زير دست بشر عبور کنند و پردازشي بر روي آنها انجام شود، دچار آلودگي اطلاعات مي‌شود.

4- مضرات آلودگي اطلاعات

آلودگي اطلاعات مشكلات و معضلات بسياري را براي سيستم‌هاي اطلاعاتي ايجاد مي‌كند كه برخي از مهم‌ترین آنها عبارت‌اند ‌از:

  •  سرعت جستجو را پايين مي‌آورد.
  •  دقت جستجو كاهش مي‌‌يابد.
  •  فضاي زيادي براي ذخيره‌سازي فايل‌هاي آلوده به هدر مي‌رود.
  •  هزينه‌ي گزافي براي نگهداري به مصرف مي‌رسد.
  •  ايجاد كپي و نسخه‌هاي پشتيبان سخت شده و هزينه‌ بيشتري از حالت معمول خواهد داشت.
  •  نسخه‌هاي متفاوتي از اطلاعات شكل مي‌گيرند و ما را سردرگم مي‌كنند.

در سازمان‌ها علاوه بر موارد فوق:

  •  تصميم‌گيري سخت مي‌شود.
  •  ممکن است نوعی بی‌اعتمادی در میان پرسنل ایجاد مي‌شود.
  •  زمینه سوء استفاده دشمن فراهم شود.

تمامي موارد بالا (و ديگر موارد موجود) به طور مستقيم يا غيرمستقيم با یکی از مقوله‌هاي هزینه، سرعت و فضا، تصمیم‌گیری در ارتباط هستند و به نحوي يك يا چند مورد از اين مقولهها را تحت تأثیر خود قرار مي‌دهند و به دليل اينكه افزايش هزينه، افزايش زمان و افزايش فضاي مورد نياز براي نگهداري، خوشايند نيستند بايد در صدد رفع آلودگي‌هاي اطلاعات بود. شكل 5 روند تأثیر آلودگي اطلاعات در تصميم‌گيريها را نمايش مي‌دهد:

5شكل 5 – انتقال آلودگی اطلاعات در سطوح مختلف تصميم‌گيری

همان‌گونه كه در شكل مشخص است، اگر آلودگي اطلاعاتي در سطوح پايين تصميم‌گيري وجود داشته باشد، درگذر هر مرحله به مراحل كلان‌تر، اين آلودگي منتقل شده و تصميمات عمده و كلان را نيز مورد هجوم خود قرار خواهد داد. اگر تصميمات كلي و مهم دچار نقصي مبتني بر آلودگي اطلاعات باشند، نتايج به‌دست‌آمده از اعمال آنها در جوامع اطلاعاتي نيز نتايج مثبتي نخواهد ‌بود و منجر به تصميم‌گيري‌هاي نادرست و زيان‌بار خواهد شد. نمودار 1، بررسي غیر موثقی از ميزان آلودگي اطلاعات در آمريكا، اروپا و آسيا را نشان مي‌دهد.

6نمودار 1: درصد آلودگی اطلاعات در آمريكا، اروپا و آسيا، در سال‌های 2004 تا 2009 ميلادی

همان‌طور كه از شكل برمی‌آید، سير آلودگي اطلاعات در اروپا و آسيا در حال افزايش و در كشور آمريكا در حال كاهش است. دليل اين امر ممكن است به در نظر گرفتن صحت و كيفيت داده‌ها در آمريكا بازگردد. به طوري كه تا قبل از سال 2009 همواره اروپا وضعيت بهتري در كنترل آلودگي اطلاعات داشته اما در سال 2009 آمريكا از اروپا در اين امر پيشي گرفته است. به هر حال آلودگي اطلاعات مقوله‌اي است كه كشورهاي تولیدکننده‌ی علم در جهان به آن توجه بيشتري نشان داده و سعي در بهبود خلوص و پاكي اطلاعات در نظام‌هاي اطلاعاتي خود دارند.

5- مواجهه با آلودگي اطلاعات

دو راهكار پيشگيري و برطرف كردن را مي‌توان براي مواجهه با آلودگي اطلاعات در نظر گرفت (شكل 6) كه طبيعي است راهكار پيشگيرانه همواره ارجح‌تر خواهد بود.

7
شكل 6- دو راهكار مواجهه با آلودگی اطلاعات

5-1- راهكاری مناسب برای پيشگيری از آلودگی اطلاعات در هر سازمان

بهترين روش براي پيشگيري از رخداد آلودگي اطلاعات در سازمان (يا در رايانه‌ي شخصي) اين است كه داده‌هاي ورودي به رايانه (فايل‌ها، ركوردهاي بانك اطلاعاتي و غیره) را به دقت كنترل كرد. قبل از اين كار، لازم است استانداردها و قواعدي تعريف شود كه بر اساس اين استانداردها، داده‌ها به سيستم مورد نظر ورود پيدا كنند و هيچ داده‌اي بدون در نظر گرفتن اين قواعد وارد سيستم نشود. اين روش را طي چند گام مي‌تواند انجام شود.

  •  بالا بردن دانش سازمان: به اين مفهوم كه با آموزش مطالب روز در مورد حيطه‌ي كاري سازمان، كارمندان را به‌روز نگه داشت. كارمنداني كه به‌روز هستند كمك بزرگي به سازمان در تشخيص اطلاعات باكيفيت و مناسب از اطلاعات بی‌کیفیت و نامناسب مي‌كنند.
  •  آموزش افراد و تهيه دستورالعملهاي كاري: با تهيه‌ي راهنماها و دستورالعمل‌هاي مربوط به نام‌گذاري و آرشيو و ردوبدل كردن داده‌ها در سازمان، به افرادي كه با سيستم سروکار دارند آموزش داد كه داده‌هاي نامناسب را حذف كنند. داده‌هاي قديمي را ويرايش و به‌روز كرده و نسخه‌هاي پيشين را از گردش كاري حذف كنند. به كاربران و كارمندان آموزش داد كه نسخه‌هاي كپي مختلف از يك فايل ايجاد نكنند.
  •  خريداري، نصب و به‌روزرسانی نرم‌افزار ضد ويروس
  •  استفاده از تكنيك‌هاي نام‌گذاري استاندارد براي ذخيره‌ي فايل‌ها: ازجمله استفاده از زبان انگليسي در نامگذاري فايل‌ها، استفاده از جداكننده ثابت براي نام‌هايي كه از چند كلمه تشكيل شده‌اند، اين كار جستجوي اطلاعات را ساده‌تر مي‌كند.
  •  استفاده از يك ساختار شماره‌گذاري براي تشخيص نسخه‌هاي مختلف فايل‌ها. مثلاً مي‌توان تاريخ توليد يك فايل را نيز در نام آن آورد. يا مثلاً شماره نسخه به نسخه‌هاي متعدد يك فايل اختصاص داد.
  •  استفاده از پوشه‌ها در دسته‌بندي انواع مختلف فايل‌ها. سعي شود تا جاي ممكن انواع فايل‌هاي مختلف را درون يك پوشه در كنار هم نداشته باشيد. مثلاً مي‌توان ساختار پوشه‌بندي را این‌گونه ايجاد كرد:

8شكل 7- دسته‌بندی فايل‌ها و پوشه‌ها به شيوه‌ی استانداردی كه توسط خود شما تعريف شده است.

5-2- راهكاری مناسب برای رفع آلودگی اطلاعات در سازمانها

در اين قسمت نمونه‌اي از برطرف كردن آلودگي اطلاعات از نوع فايل‌هاي تكراري را مورد بررسي قرار ميدهيم. به اين علت كه بيشتر سروکار ارگانها و سازمان‌ها با فايل‌هاي متني است، فرض شود دو فايل از نوع متن وجود دارند كه از نظر محتوايي با هم يكسان هستند اما نام‌هاي متفاوت دارند و در مكان‌هاي مختلفي در سيستم كپي شده‌اند. سيستم‌‌ عامل‌هاي كنوني نمي‌توانند يكسان بودن اين دو فايل را تشخيص دهند. اگر بخواهيم سيستم را جستجو كرده و فايل‌هاي مشابه را كه در چند جاي سيستم كپي شده‌اند شناسايي كرده و نسخههاي اضافي را حذف كنيم. به نظر مي‌رسد اين كار تا حد زيادي سخت و ناكارآمد باشد.
امروزه نرم‌افزارهايي وجود دارند كه محتواي دو فايل را با هم مقايسه كرده و يكسان بودن يا نبودن آنها را مشخص مي‌كنند. نمونهاي از اين نرم‌افزارها با نام WinDiff كه محصول شركت مايكروسافت به شمار مي‌رود از سال 1992 تاکنون به عنوان يكي از قابليتهاي ويندوز قابل نصب بوده است. اين نرم‌افزار کم‌حجم از سايت شركت مايكروسافت قابل بارگذاري است و البته با نصب Service Pack 2 ويندوز XP به طور خودكار نصب مي‌شود.
معمول‌ترين شيوه‌ي بررسي و مقايسه‌ي دو فايل عبارت است از:

  •  اولين مرحله براي تشخيص يكسان بودن دو فايل، تشخيص يكسان بودن نوع آن فايل‌هاست. واضح است كه يك فايل متني و يك فايل صوتي هيچ‌گاه نمي‌توانند با هم يكسان باشند، گرچه ممكن است پيامي مشترك را انتقال دهند اما دو رسانه از دو نوع متفاوت‌اند. بنابراين در اولين قدم، پسوند نام دو فايل را مورد بررسي قرار ميگيرد و تمامي فايل‌هاي مورد بررسي را در پوشه‌هايي بر اساس نوع فايل، دسته‌بندي مي‌شود.
  •  قدم بعدي، تشخيص يكسان بودن حجم دو فايل است. البته نمي‌توان مطلقاً بيان كرد كه دو فايل با حجم متفاوت (منظور اصلي فايل‌هاي از نوع متني است) با هم يكسان يا متفاوت‌اند؛ اما با درصد خطاي قابل قبولي مي‌توان به نتايجي مناسب رسيد. در اين مرحله نيز فايل‌هايي كه همنوع هستند، به جهت حجم، بررسي و به پوشه‌هايي با معيار طبقه‌بندي بر اساس حجم، دسته‌بندي مي‌شوند.
  •  پس از اين مرحله، به اينكه هر فايل توسط چه كسي و بر اساس چه ليسانسي تهيه شده است پرداخته شود. فايل‌هايي كه توسط برنامه‌هاي مختلف توليد فايل متني ايجاد مي‌شوند، مشخصات مربوط به سازنده‌ي خود، اعم از نام رايانه، نام كاربري و غیره را در خود ذخيره مي‌كنند. بنابراين، سازنده‌ي فايل نيز مي‌تواند به عنوان فيلتري براي تشخيص يكسان بودن دو فايل به كار رود.
  •  مرحله‌ي بعدي، تاريخ ايجاد فايل است. در واقع طبقه‌بندي فايل‌ها بر اساس تاريخ ايجاد نيز ممكن است تا حدي به جستجو و دريافت نتايج بهتر و سریع‌تر كمك کند.
  •  در آخرين مرحله و در صورتي كه تا به اين مرحله، تصميمي قاطع در مورد محتواي دو فايل گرفته نشده باشد، همانند نقصي كه در مرحله‌ي حجم وجود داشت، مي‌توان با استفاده از الگوريتم‌هايي هوشمند، محتواي دو فايل را جستجو و يكسان بودن آن فايل‌ها را متوجه شد. اين الگوريتم‌ها بايد به اندازه‌ي كافي دقيق و سريع باشند تا ما را به استفاده از اين روش به جاي روش مقايسه‌ي بيت به بيت ترغيب كرده و جواب مناسبي ارائه دهند. به عنوان يك الگوريتم خوب و بهينه در اين مورد، مي‌توان به جاي چك كردن كل محتواي دو فايل، به اين نكته توجه كرد كه اگر لغت يا عبارتي در يك فايل وجود داشت و در فايل ديگر موجود نبود، يعني اين دو فايل يكسان نيستند و با استفاده از اين آگاهي، شروع به انتخاب تصادفي كلماتي از يك فايل مثلاً 50 كلمه و جستجوي آنها در فايل ديگر نمود كه اين نيز روش‌هاي كنترلي خاص خود را مي‌طلبد.

مراحل ذكر شده به طور شماتيك در شكل زير ملاحظه مي‌شود:

9شكل 8- هرم بررسی دو فايل

شيوه‌ي معمول كار این‌گونه نرم‌افزارها بدين صورت است كه كاربر ابتدا نرم‌افزار را اجرا مي‌كند. نرم‌افزار در پس‌زمينه و به صورت خاموش شروع به كار مي‌كند. كاربر مكان فايل‌هايي كه قرار است بررسي شوند را به نرم‌افزار مي‌دهد. سپس نرم‌افزار بر طبق متدلوژي خاص خود، آن فايل‌ها را با هم مقايسه و پس از ارائه‌ي نتايج، به خواست كاربر فايل‌هاي تكراري را پاك مي‌كند.
در ابتدا ممكن است اين كار، غيرضروري و منافع آن براي ما اندك به نظر برسد، اما در سيستم‌هاي اطلاعاتي بزرگ یا جوامع اطلاعاتي با حجم و تعداد انبوهي از فايل‌ها، اين كار نتايج مثبتي را ارائه مي‌كند. برخي از مزاياي اين كار عبارت‌اند از:

  •  حذف فايل‌هاي يكسان و رها‌سازي فضاي اشغال شده در سيستم.
  •  دسته‌بندي فايل‌هاي مشابه با انواع مختلفي از گروه‌بندي‌هاي حجمي و پسوندي و تاريخ ‌ايجاد و غیره.
  •  حذف فايل‌هاي بي‌استفاده و قديمي.
  •  شناخت سيستم پاك‌سازي شده كه به نوعي آمارگيري کلی از سيستم نيز منتهي مي‌شود.

 

6- سنجش ميزان آلودگي اطلاعات در سازمان‌ها

با توجه به اهمیت بسیار بالای کیفیت و امنیت اطلاعات در سازمانها، در این تحقیق به بررسی میزان آلودگی و امنیت هر دو نوع اطلاعات موجود در سازمان‌ها (الکترونیکی و غیرالکترونیکی) پرداخته شده تا بتوان راهكار مناسب براي رفع آنها ارائه داد.

6-1- محیط تحقیق و جامعه نمونه

جامعه و محیط تحقیق حاضر تمامی سازمانهاي كوچك و متوسط کشور است که از آنجا كه فهرست كامل افراد جامعه در دسترس نبوده است، نمونهگیری به روش خوشهای چندمرحله‌ای انجام شد. به اين صورت كه ابتدا از بين شركت‌ها و سازمان‌ها مختلف، چند مورد به طور تصادفی انتخاب شده و سپس از بين اين ارگان‌ها، چند نفر به تصادف انتخاب شد (35=n حجم نمونه).

6-2- مراحل انجام تحقیق و ابزار جمع آوری داده ها

ابزار جمعآوري دادهها در اين پژوهش پرسشنامه بوده است و مراحل انجام تحقيق به اين صورت بوده كه پس از مطالعات نظري مرتبط با موضوع، پرسشنامهاي براي سنجش ميزان آلودگي اطلاعات در سازمان‌ها طراحي شد. به منظور از بين بردن خطاهاي احتمالي موجود در پرسشنامه، قبل از اينکه پرسشنامه در اختيار تمامي پاسخدهندگان قرار داده شود، در اختيار تعدادي از آنها قرار داده شد و با توجه به دادههاي دريافتي، خطاهاي موجود در ساختار پرسشنامه شناسايي شد. به عنوان مثال گويا نبودن بعضي از اصطلاحات به کار رفته در پرسشنامه از اشکالات اوليه پرسشنامه بود که با اضافه کردن توضيحات براي واژهها و اصطلاحات مبهم، اين مشکل رفع شد. تغييراتي نيز در ظاهر پرسشنامه صورت گرفت تا پاسخگويي به سؤالات سادهتر شود.
پس از توزيع آزمايشي پرسشنامه، توزيع اصلي آن به صورت حضوري صورت گرفت.

7- تجزیه و تحلیل داده‌ها

بخش اول پرسشنامه اطلاعات مربوط به پاسخ‌دهندگان را در اختيار ما قرار داده است كه خلاصه آن در نمودار 2 و 3 نشان داده شده است.

12

نمودار 1- سنوات خدمتی نمونه تصادفی شرکت‌کننده

11نمودار 2- مدرک تحصیلی نمونه تصادفي شرکت‌کننده

در قسمت دوم پرسشنامه پس از تحلیل و بررسیهای مختلف معیارهای زیر برای سنجش میزان آلودگی و امنیت اطلاعات انتخاب شد و در قالب گویههایي بر اساس مقياس ترستون مورد پرسش قرار گرفت و از پرسش‌شوندگان خواسته شد که پاسخ خود را در خصوص وجود چنین ناهنجاریهای اطلاعاتی در محل کار خود، با پاسخ بله یا خیر مشخص کنند.
وجود هر كدام از موارد زیر در هر سيستمي نشانه آلودگي اطلاعات در آن سيستم است.

  •  استفاده از جستجوي سيستم عامل به دلایلی مانند فراموش کردن نام فایل
  •  عدم تخصيص نام منحصر به فرد به فایل‌ها
  •  كپي کردن یک فایل در چند مكان مختلف
  •  ناخوانا بودن، به‌روز نبودن، ناقص بودن، دروغین بودن، چندزبانه بودن، نامعتبر بودن، ناخالص بودن، نامربوط بودن و تکراری بودن اسناد (الکترونیکی و غیر الکترونیکی)
  •  عدم وجود نام کاربری و کلمه عبور
  •  عدم آشنایی با ویروس‌ها و نصب آنتی‌ویروس مناسب
  •  عدم ایجاد نسخه پشتیبان (Back up)
  •  در اختیار قرار دادن اطلاعات طبقه‌بندی شده (الکترونیکی و غیر الکترونیکی) در اختيار دیگران
  •  امكان انتقال فايل از حداقل يكي از درگاه‌های USB، Card Reader، درايو لوح فشرده (CD, DVD)
  •  امكان دسترسي و دريافت فايل از اينترنت

خلاصه نتایج حاصل به شرح نمودار 3 است.

10نمودار 3- تعداد پاسخ‌های مثبت به سؤالات سنجش شاخص‌های آلودگي اطلاعات

همان‌طور که نمودار نتایج نشان میدهد، شاخص امكان انتقال اطلاعات از درگاههاي رايانه داراي بيشترين پاسخ مثبت و شاخص‌های امكان دسترسي و دريافت فايل از اينترنت و قرار دادن اطلاعات طبقهبندي شده در اختيار ديگران داراي كمترين پاسخ مثبت هستند كه اين موضوع نشاندهنده دقت پرسشنامه است. در مجموع با توجه به نتايج حاصل از پرسشنامه مي‌توان نتيجه گرفت كه بسیاری از معیارهای سنجش آلودگی و امنیت اطلاعات هم‌اکنون دارای وضعیت مناسب و قابل قبولی نیستند. كه میتوان نتایج حاصل از این تحقیق را به همه سازمان‌ها نیز تعمیم داد؛ بنابراین ضروری است نسبت به بهبود کیفیت و امنیت اطلاعات در سازمان‌ها تدابیر لازم اندیشیده شود.

8- آزمون فرضیه‌ها و پاسخ‌دهی به سؤالات

فرضيههاي تحقيق از نوع توصيفي بوده كه هر سه فرضيه اصلي و فرعي تأييد مي‌شود. دادههاي حاصل از پرسشنامه نشان مي‌دهد كه اطلاعات در سازمان‌ها داراي كيفيت لازم نيست، بررسيهاي تطبيقي انجام شده نشان ميدهد كه آلودگي اطلاعات مي‌تواند اثرات بسيار مخرب و غيرقابل جبراني در فرایند تصمیمگیری سازمان‌ها و درنتیجه کارایی آنها داشته باشد و بالاخره با اجراي تدابير لازم و افزايش دانش كاركنان مي‌توان كيفيت دادهها در سازمان‌ها را ارتقا داد.

8-راهکار پیشنهادی

به منظور رويارويي عملي با مسائل آلودگي اطلاعات مي‌توان تمهيداتي انديشيد و راه حلهايي را مورد توجه قرار داد. بر اين اساس چارچوب راه حلهاي پيشنهادي مي‌تواند به شكل زير ترسيم شود:
1- آگاهي از مسائل آلودگي اطلاعات بايد گسترش يابد. سازمان‌ها و ادارات محتاج اين مطلب بوده که بدانند و احتياط کنند که آلودگي اطلاعات چه هزينه زماني و اتلاف مالي براي آنها به همراه دارد.
2- خطاهاي اطلاعاتي بايد شناخته شده و مستقلاً مسائل آلودگي اطلاعات مورد بازبيني قرار گيرد. آلودگي اطلاعات يك مسئله گسترده و فراگير است، در حالي که خطاهاي اطلاعاتي عموماً فردي و محلي است.
3- راه حلهاي آلودگي اطلاعات به نحو ماهوي و گسترده‌ای با آنچه براي اصلاح اشتباهات اطلاعاتي مورد نياز است، تفاوت ميکند در بطن مسائل آلودگي اطلاعات موضوع صحت اطلاعات نهفته است. چنانچه بتوان اطلاعات را در سطح سازماني مديريت کرد، میتوان راهي براي مديريت آلودگي اطلاعات در جامعه فراهم آورد.
در خصوص سازمانهای خاص مانند نظامي و اطلاعاتي، راهکار پیشنهادی برای جلوگیری و رفع آلودگی اطلاعات الکترونیکی در سازمان‌ها همانند روش مقابله با آلودگي اطلاعات در سایر سازمانهاست. با این تفاوت که از آنجايي كه اطلاعات در این سازمان‌ها ممكن است طبقهبندي شده باشند، عمل جلوگيري از آلودگي اطلاعات و مقابله با آلودگي اطلاعات ميبايست با دقت و حساسیت بسيار بيشتر و دقیق‌تری مورد توجه قرار گيرد و اقدامات امنيتي و حفاظتي از رايانهها و سيستمها به طور جدي رعايت شود. لذا علاوه بر موارد ذکر شده در قسمت 5 توصيه مي‌شود موارد زیر نیز رعایت شود:

  •  سطوح دسترسي پرسنل مختلف به رايانه تعریف شود.
  •  كاربران رایانه‌ها مشخص و مشخصات آنها در يك بانك اطلاعاتي ذخيره شود.
  •  حتی‌الامکان اطلاعات مهم و محرمانه در رايانه نگهداري نشده و بر روي سخت‌افزارهای ذخيره كننده داده مانند CD و DVD قرار گيرد.
  •  امکان انتقال فايل از درگاه‌های USB، Card Reader، درايو لوح فشرده (CD, DVD) و غیره محدود شود.

در مورد جلوگيري و مبارزه با آلودگي اطلاعات غیر الکترونیکی در سازمان‌ها، رعایت نکات امنیتی و حفاظتی در استفاده از اسناد و مدارک و همچنین حفاظت گفتار آموزش داده شود. همچنین در دورههای زمانی مختلف عناصر اطلاعاتی سازمان اقدام به توجیه اطلاعاتی پرسنل در همه امور کنند.
به منظور جلوگیری از مسائلی مانند ناخوانا بودن، به‌روز نبودن، ناقص بودن، دروغین بودن، چندزبانه بودن، نامعتبر بودن، ناخالص بودن اسناد و مدارک که از مصادیق آلودگی اطلاعات هستند، دستورالعملهای مناسب و کارآمدی برای اجرا در سطح سازمان تهیه و به زیرمجموعه‌ها ابلاغ شود.

9- نتيجه‌گيری

بنا بر آنچه گفته شد، آلودگي اطلاعات پديده‌اي است كه در جوامع اطلاعاتي در حال گسترش بوده و هر روز، بيش از روز قبل براي صاحبان و كاربران سیستم‌ها مشكل‌زا مي‌شود. به همين دليل بايد از وقوع آن جلوگيري و يا در صورت رخداد، آن را از بين برد.
روشهاي مقابله و پيشگيري از آلودگي اطلاعات مي‌تواند در سيستم‌هاي پشتيباني از تصميم‌گيري، سيستم‌هاي داده‌كاوي و داده‌پردازي، موتورهاي جستجو، سيستم‌هاي خبره، سيستم‌هاي مبتني بر هوش مصنوعي، سيستم‌هاي مديريت فناوري اطلاعات، سيستم‌هاي جامع درون‌سازمانی، رايانه‌هاي شخصي، اجتماعات و شبكه‌هاي تحت وب استفاده شود.
همان‌طور که در بررسی نمونه انتخاب شده مشخص شد آلودگی اطلاعات در سازمان‌ها میتواند باعث مشکلات بسیاری شود. در سازمان‌ها علاوه بر مشکلات ناشی از آلودگی اطلاعات الکترونیکی، ممکن است آلودگی در اطلاعات غیر الکترونیکی نیز خسارتهای زیادی بر سیستم تحمیل کند. از این رو با توجه به كاربردها و ارزش ویژه اطلاعات در سازمان‌ها، ضرورت مقابله با آلودگی و امنیت اطلاعات در هر سازماني امری حیاتی است چراکه داشتن اطلاعات صحيح، دقيق و به‌روز همواره در سازمان‌ها به عنوان برگ برنده مورد توجه بوده است. نتایج حاصل از مطالعه موردی نشان داده که در صورت عدم توجه و دقت لازم، سازمان‌ها ممکن است با انواع مختلف آلودگی اطلاعات مواجه شوند. لذا ضروری است تدابیر لازم برای جلوگیری از آلودگی اطلاعات در سازمان‌ها اندیشیده شود.

برنامه ریزی منابع سازمان و کیفیت داده های اصلی

چکيده

پرداختن به شیوه‏های نوین و بهینهی مدیریت و برنامه‏ریزی منابع سازمان نقش اساسی در بهبود کیفیت تولید و افزایش بهرهوری در سازمانها دارد. در این مقاله با معرفی استاندارد ISO8000 با عنوان کیفیت دادهها به موضوع برنامه‏ریزی منابع سازمان، و به طور خاص منابع فیزیکی سازمان پرداخته شده است. فرایند شناسایی و کاتالوگ‎سازی اقلام، برایند به کارگیری الزامات استاندارد ISO8000 در سازمان است که در این مقاله معرفی شده است.

1- مقدمه

اغلب سازمانها به دنبال کسب سود بیشتر و کاهش هزینهها هستند. سود بیشتر و کاهش هزینهها همواره با موضوع کیفیت در سازمان آمیخته است. اگر سازمان از مواد اولیه با کیفیت استفاده کند و توسط نیروی انسانی متخصص و ابزارآلات و تجهیزات با کیفیت به بهترین روش، فرایندهای سازمانی را به انجام برساند به محصولی با کیفیت دست خواهد یافت؛ بنابراین کیفیت، مفهومی است که در همهی اجزای سازمان نقش پررنگ و مهمی دارد. افزون بر آن که بخش مهندسی سازمان باید از اجزای با کیفیت تشکیل شده باشد بخش‌های پشتیبانی هم نیاز به کیفی بودن اجزای خود دارند. همه‌ی این موارد، سازمانها را بر آن داشته است تا از نرم‌افزارها به عنوان ابزاری که صحت، دقت و سرعت را در اجرای فرایندهای سازمانی دخیل می‌کنند، سود ببرند.
دادهها به عنوان موجودیت اصلی در بحث فناوری اطلاعات در نرمافزارها استفاده میشود. امروزه همه سازمان‌ها برای اجرای فرایندهایشان از دادهها استفاده میکنند. دادههای سازمانی یا توسط خود سازمان تولید شدهاند یا سازمانهای دیگری این دادهها را ایجاد نموده و در اختیار آنها قرار داده‌اند. در چرخه حیات محصول (کالاها و خدمات)، داده‌های محصول با آن زاده میشود و پس از مرگ محصول همچنان باقی میماند. دادهها و اطلاعات محصول در طول زنجیره تأمین حرکت کرده و نقش اساسی در تصمیم‌گیری‌ها و عملکرد فرایندهای سازمانی دارند. به همین دلیل دادهها، بخشی از منابع سازمان و شاید مهمترین منبع سازمانها محسوب میشوند. کیفیت دادههای سازمانی، اصلی مهم برای رسیدن به بهره‌وری سازمانها است.

2- بهره وری

بهرهوری، استفاده بهینه از منابع برای رسیدن به محصول با کیفیت بالاتر با توجه به اهداف از پیش تعیین شده است.

1شکل 1- بهره وری، کیفیت بالاتر، هزینه کمتر

استفاده بهینه از منابع به معنای استفاده از منابع کارا با صرف هزینه کمتر است. کیفیت محصول، عامل جلب رضایت مشتری و رسیدن به سود بیشتر است. رسیدن به بهرهوری، هدف اصلی همه سازمانها است؛ بنابراین، مدیریت منابع و مدیریت کیفیت دو پارامتر مهم در رسیدن به بهرهوری سازمان هستند. برنامهریزی منابع سازمان و پایش کیفیت، راهکارهایی برای رسیدن به بهره وری است.

3- منابع سازمان

هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود منابعی را در اختیار میگیرد. سازمانها باید بتوانند منابع خود را به بهترین روش برنامهریزی کنند تا کمترین هزینه و بیشترین کارایی را برای اجرای فرایندها داشته باشند. منابع سازمانی به چهار دسته تقسیم میشوند: منابع انسانی، منابع مالی، منابع فیزیکی و منابع اطلاعاتی.

4- برنامه ریزی منابع سازمان

برای مدیریت منابع سازمان باید بتوان آنها را برنامهریزی کرد تا مطابق با هدفهای از پیش تعیین شده در تولید محصول به کار گرفته شوند. یک اصل مهم در برنامهریزی منابع سازمان، مدیریت زمان است. باید بتوان منابع سازمان را طوری برنامهریزی کرد که در بهترین زمان برای اجرای فرایندها در اختیار سازمان باشند.
استفاده از رایانه و نرمافزارهای کاربردی باعث میشود تا برنامهریزی منابع سازمان با سرعت و دقت بیشتری به انجام برسد. دادههای تولید شده در نرمافزارهای کاربردی نقش اساسی در برنامهریزی منابع دارند. برای رسیدن به روش بهینهی برنامهریزی منابع سازمان، باید از دادههای با کیفیت سود برد. دادهها در نرمافزارهای کاربردی سازمان تولید شده و همراه با منابع مرتبط با خود در بطن فرایندهای سازمانی، جریان پیدا میکنند. از آنجایی که فرایندهای سازمانی بر اساس دادههای ورودی عمل میکنند، کیفیت دادهها نقش اساسی در کارکرد صحیح و بهینه فرایندها، تصميمسازيها و بهبود کيفيت محصولات سازمانها دارد.

2شکل 2- شناسایی منابع سازمان پیش‌نیاز برنامه‌ریزی منابع سازمان

سازمانها برای رسیدن به کیفیت دادهها، از نرمافزارهای کاربردی جامع و بر پایهی روشهای بهینه استفاده می‌کنند. شرکتهای بزرگ و معتبر نرمافزاری سالها است اقدام به تولید نرمافزارهای جامع کاربردی برنامهریزی منابع سازمان کردهاند و هرساله با بهینه شدن روشهای اجرای فرایندهای سازمانی، نسخههای اصلاح‌شده‌ای را به بازار ارائه میکنند. امروزه بیشتر سازمانهای تولیدی به نوعی از نرم‌افزارهای جامع سازمانی استفاده میکنند اما بسیاری از سازمانها همچنان در مدیریت منابع و مدیریت کیفیت محصول دچار اشکال هستند. چرا؟!

5- مدیریت داده ها

چرا سازمانها با وجود استفاده از پیشرفتهترین نرمافزارهای جامع سازمانی همچنان در مدیریت منابع و رسیدن به کیفیت محصول دچار مشکل هستند؟!! مديريت دادهها نيازمند ابزارهاي سختافزاري و نرمافزاري مبتني بر فناوري است. عمليات گردآوري، پردازش، پشتيبانگيري، بازيابي، تبادل و نگهداري از دادهها همگي نمودهايي از مديريت داده‌ها هستند که با به‌کارگیری ابزارهاي سختافزاري و نرم‌افزاري به انجام ميرسند. نرمافزارهاي جامع سازماني، سيستمهاي کامپيوتري، زيرساختهاي انتقال دادهها، تجهيزات و نرمافزارهاي پشتيبانگيري و بازيابي اطلاعات، نمونههايي از ابزارهاي مديريت دادهها هستند. سازمانها با صرف هزينههاي هنگفت نسبت به تأمين ابزارهاي مديريت دادهها اقدام ميکنند اما بررسي و تحليل دادههاي سازمانی آنها که در اثر استفاده از ابزارهايي مانند پايگاههاي داده و نرمافزارهاي کاربردي، بسيار پرحجم هم شدهاند نشان مي‌دهد که داراي کيفيت پاييني هستند. کيفيت پايين داده‌هاي سازماني باعث ناکارآمدي ابزارها و روشهاي مديريت دادهها ميشود و درنهایت علاوه بر اين که منجر به توليد محصولات بيکيفيت ميشود هزينههاي بسياري را هم به سازمان تحميل ميکند. مديريت محتواي دادهها مهم‌ترین بخش مديريت دادهها براي دستيابي به دادههاي با کيفيت است. داشتن روش و ابزارهاي کارآمد براي مديريت محتواي دادهها ميتواند سازمانها را براي رسيدن به دادههاي با کيفيت اميدوار کند.

6- سلسله‌مراتب داده‌ها

دادهها به دو دستهی دادههای اصلی و دادههای تراکنشی تقسیم میشوند.

6-1 . داده های تراکنشی

انجام یک اقدام یا مجموعهای از اقدامات کاری در سازمان موجب تولید دادههای تراکنشی میشود. دادههای تراکنشی نشان‌دهنده‌ی تراکنش انجام کار هستند؛ مانند صدور یک سند حسابداری یا صدور رسید انبار. سیستمهای تولیدکننده دادههای تراکنشی از دادههای اصلی یا دادههای تراکنشی سایر سیستمها به عنوان ورودی استفاده میکنند.

6-2 . داده‌های اصلی

دادههای اصلی، داده‌های شناساییکننده و توصیفکنندهي موجودیتهای مستقل و اساسی سازمان یا به عبارت دیگر اقلام هستند و جهت انجام تراکنشهای سازمان به آنها ارجاع داده میشود.
دادههاي اصلي معمولاً دربرگيرنده اطلاعاتي هستند كه به توصيف کالاها، خدمات، مشتريان، تأمین‌کنندگان، محصولات، مواد، تجهيزات، داراییها، اشخاص حقیقی، مکانها، سازمانها، سهامداران، تسهيلات و قوانين و مقررات ميپردازند. دادههای اصلی به دو دسته‌ی دادههای مرجعی و دادههای مشخصاتی تقسیم می‌شوند.
تعيين اين كه چه مواردي به عنوان دادههاي اصلي در نظر گرفته شوند به ديدگاه سازمان وابسته است.

3شکل 3- سلسله‌مراتب دادهها

6-3 . داده‌های هویتی (مرجعی)

دادههای هویتی، دادههای شناساییکنندهی اقلام است که برای دسترسی به آنها باید به منشأ آنها رجوع کرد. برای نمونه شماره تولید یک قطعه، یک دادهی شناسایی کننده‏ی کالا است که برای دست یافتن به آن باید به مرجع تولیدکنندهی کالا مراجعه کرد. مراجع شناساییکننده، شناسههایی را به عنوان مرجع بازیابی اطلاعات در اختیار قرار می‌دهند. تولیدکننده، تأمینکننده، مصرفکننده و تدوین‌کنندگان استاندارد از مراجعی هستند که میتوان برای شناسایی اقلام به آنها مراجعه کرد.

6-4 . داده‌های توصیفی (مشخصاتی)

دادههای توصیفی مشخصههای ذاتی قلم و مقادیر آنها هستند که آن قلم را توصیف میکنند. هرگاه برای شناسایی یک قلم، دادههای مرجعی آن کفایت نکند و برای شناسایی بیشتر آن نیاز به توصیف قلم باشد، از دادههای توصیفی استفاده میشود. دادههای توصیفی شامل دادههای مربوط به مشخصههای فیزیکی یا مشخصههای عملکردی اقلام می‌شوند. مثالهایی از مشخصههای فیزیکی «طول» و «نقطه جوش» و مثالی برای مشخصههای عملکردی «تعداد دور در دقیقه» است.

7- کیفیت داده‌ها

کيفيت دادهها با مورد استفادهي آن دادهها در فرايندها و تصميمگيريها ارتباط دارد. دادهاي باکيفيت در نظر گرفته ميشود که براي استفاده در فرايندها و تصميمگيريها مناسب باشد و الزامات مورد نياز براي استفادهي مورد نظر را برآورده کند. براي سنجش کيفيت دادهها معيارهايي تعريف شده است که برخي از مهم‌ترین آنها در پي آمده است.

7-1 . صحت

صحت دادهها به معناي آن است که دادهها در حوزه عملياتي مورد نظر صحيح بوده و به درستي نمايش داده میشوند. شکل 1 نشاندهندهي ويژگيهاي دادههاي صحيح است.

4شکل 4- داده های صحيح

اين شکل نشان ميدهد که دادههاي صحيح علاوه بر آن که بايد مجاز و معتبر باشند ميبايست به درستي و بدون ابهام نمايش داده شوند.
فرض کنيد از شما پرسيدهاند که ارتفاع ميز کارتان را ارائه کنيد. شما ميتوانيد سه پاسخ بدهيد اول اينکه «نميدانم» يعني ارتفاع ميز را اندازهگيري نکردهام و حدود آن را هم نميدانم. به اين جواب، دادههاي مفقود يا نامشخص مي‌گويند که به لحاظ معيار صحت دادهها، بدترين وضعيت ممکن است. جواب دوم شما ميتواند از ميان مقادير نامعتبرباشد مثلاً بگوييد ارتفاع ميز کار «کوتاه» است. حالت سوم اين است که جواب شما از ميان مقادير معتبر براي ارتفاع ميز کار باشد مثلاً بگوييد ۷۰ سانتيمتر. از ميان سه حالت فوق کاملاً واضح است که فقط دادههايي که از دسته سوم يعني مقادير معتبر باشند دادههاي صحيحي هستند. در ميان دادهها يا مقادير معتبر، ميتوان دو نوع پاسخ را از هم جدا کرد. ارزشهاي درست و ارزشهاي نادرست. مثلاً در پاسخ سؤال ارتفاع ميز کار اگر مقدار اعلام شده با ارتفاع واقعي ميز کار برابر باشد، اين داده، يک دادهي درست است و اگر مقدار اعلام شده با ارتفاع واقعي ميز کار برابر نباشد، دادهي نادرست خواهد بود. واضح است که فقط دادههايي صحت دارند و اين معيار کيفي براي آنها رعايت شده است که با واقعيت منطبق باشند. براي رسيدن به صحت، بايد دادههاي مفقود را يافته و ثبت کرد، دادههاي بياعتبار را حذف نموده و مقادير نادرست را اصلاح کرد.
دقت1، پارامتر ديگري است که در اینجا ميتواند مورد توجه قرار گيرد. براي مثال اگر پاسخ با یک‌صدم دقت مورد نظر باشد مقدار 00/70 سانتی‌متر دقيقتر از 70 سانتی‌متر است.

7-2 . کامل بودن

کامل بودن به معناي آن است که تا چه اندازه ويژگيهاي مورد انتظار داده فراهم شدهاند.
براي مثال دادههاي مربوط به مشتري، زماني به عنوان کامل در نظر گرفته ميشود که:

  •  همهي نشانيها و جزئيات تماس و ساير اطلاعات مشتري در دسترس باشد.
  •  دادههاي مربوط به همهي مشتريان در دسترس باشد.

کامل بودن بستگي به انتظاري که از آن دادهها ميرود، دارد. يعني ممکن است دادهها به طور کامل در دسترس نباشند اما هنوز به عنوان دادههاي کامل در نظر گرفته شوند چون آن دادهها هنوز انتظارات کاربران را برآورده ميکنند. الزام مربوط به دادهها داراي دو جنبهي «الزامي» و «اختياري» است. براي مثال نشاني ايميل مشتريان الزامي و در دسترس است اما نشاني دفاتر مشتريان چون اختياري است بنابراين در صورت در دسترس نبودن همچنان دادهها کامل هستند.
ممکن است دادهها کامل باشند اما صحيح نباشند. براي مثال نشاني تمام مشتريان در دسترس است اما برخي از آنها نادرست هستند.

7-3 . سازگاری

سازگاري دادهها به اين معنا است که دادهها در سراسر سازمان بايد با يکديگر هماهنگ باشند. مثالهايي از دادههاي ناسازگار :

  •  یک تأمینکننده غیرفعال شده اما هنوز در سیستم سفارش خرید در فهرست تأمینکنندگان فعال قرار دارد.
  •  يک کارت اعتباري لغو و غيرفعال شده اما وضعيت صورت حساب مشتري مربوط به آن کارت «قابل پرداخت» نشان داده ميشود.

دادهها ميتوانند صحيح اما ناسازگار باشند.
دادهها ممکن است در بخشي از سازمان هماهنگ باشند اما در سراسر سازمان هماهنگ نباشند. در اين صورت دادهها ناسازگار هستند.
دادهها ميتوانند کامل اما ناسازگار باشند.

7-4 . به هنگام بودن

به هنگام بودن دادهها معيار ديگري براي سنجش کيفيت دادهها است. تأخير در ارائه دادهها برابر با انکار دادهها است. به هنگام بودن دادهها بسيار مهم است. براي نمونه اگر داده‌هاي مربوط به کالاهاي خريداري شده در پايان روز کاري ثبت شوند آنگاه در طي روز اين دادهها براي ثبت سفارش کالا از انبار از کيفيت مناسب برخوردار نيستند.

7-5 . اصالت

در دسترس بودن سوابق هرگونه ايجاد، اصلاح، گزارش، انتقال و همه تراکنشهاي قابل انجام روي دادهها به طوري که قابليت رديابي تا منشأ ايجاد دادهها وجود داشته باشد را اصالت داده ميگويند. اصالت داده شاخصي براي سنجش کيفيت داده است. براي مثال اگر شماره بدنهي خودرو به شمارهي قطعاتي که بدنهي خودرو از آنها ساخته شده است پيوسته باشد، دادهي مربوطه داراي اصالت است.

8- استانداردهای کیفیت دادهها

استانداردسازی داده‌ها عاملی مؤثر در بهبود کیفیت دادهها است. همان‌طور که گفته شد، دادهها در تصميمگیریها و بهبود کيفيت محصولات سازمانها نقش اساسي دارند. بنابراين اقدام براي ايجاد دادههاي باکيفيت و بهبود کيفيت دادههاي موجود بايد به عنوان کاري بنيادين در جهت بهبود کيفيت محصولات و کاهش هزينههاي سازمان مورد توجه ويژه قرار گيرد. براي رسيدن به اين هدف، استانداردسازی ايجاد، نگهداري، پردازش و انتقال دادهها اهميت به سزايي دارد. با توجه به اهميت موضوع، سازمانهاي بينالمللي همانند سازمان ناتو سعي كردند تا با تدوين استانداردهايي نسبت به بهبود کيفيت دادههاي سازماني اقدام كنند. برآيند کوششهاي چندين ساله در اين مقوله منجر به تدوين استاندارد ISO 8000 با عنوان «کيفيت دادهها» شده است. استاندارد ISO 8000 به طور کلي به مقوله کيفيت دادهها ميپردازد. سازمان ايزو همچنين استانداردهاي ديگري در زمينه کيفيت دادهها تدوين نموده است که جنبههاي عملياتي در محيطهاي صنعتي در آنها بيشتر مورد نظر بوده است. استاندارد ISO 22745 با عنوان «یکپارچه‌سازی و اتوماسيون سیستم‌های صنعتي- فرهنگ‌های فني باز و كاربرد آنها در داده‌هاي اصلي» و استاندارد ISO 29002 با عنوان «یکپارچه‌سازی و اتوماسيون سیستم‌های صنعتي- تبادل دادههاي مشخصاتي» دو استاندارد مرتبط با کيفيت دادهها هستند و الزامات پيادهسازي نرمافزارهاي صنعتي مرتبط با دادههاي اصلي سازمان را تشريح ميکنند. به دلیل همپوشانی دو استاندارد ISO22745 و ISO29002 یکی از آنها در ادامه توضیح داده میشود. در بسیاری موارد در متن اصلی این دو استاندارد به بخش‌های یکدیگر ارجاع داده شده است.

8-1 . استاندارد ISO 8000

اثرات و پيامدهاي ناشي از «كيفيت دادهها» در انجام كارها، فعاليتهاي كسبوكار، فعاليتهاي دولتي و به طور كلي در جامعه داراي اهميت است.
دادههاي با كيفيت پائين، باعث نارضايتي مشتري، از دست دادن عايدات و افزايش هزينهها به دليل صرف زمان بيشتر براي تطبيق دادهها ميشوند. دادههايي با كيفيت پائين ممكن است باعث كاهش اعتبار يك سيستم و ريسك بالاي عدم تطبيق با مقررات شود. دادههاي با كيفيت پائين باعث افزايش هزينههاي مصرف‌کننده، افزايش ماليات، كاهش سود سرمايهگذاران و شكست مأموریت سازمان ميشود.
كيفيت دادهها وابسته به كيفيت فرايند گردآوري دادهها و فرايند ذخيره، نگهداري، انتقال و نمايش دادهها است.
استاندارد ISO 8000 به كيفيت دادهها ميپردازد و پيرامون موارد زير بحث ميكند:

  •  اصول كيفيت دادهها
  •  مشخصاتي از دادهها كه كيفيت آنها را تعيين ميكند.
  •  فرايندهايي براي تضمين كيفيت دادهها.
    موارد زير در دامنهي بخش 100 استاندارد ISO 8000 قرار دارند:
  •  دادههاي اصلي.
  •  توصيف معماري کيفيت دادههاي اصلي.

8-2 . استاندارد ISO/TS 22745

استاندارد ISO/TS 22745 سيستمي را براي فناوري توصيفي معرفی می‌کند كه شامل موارد زير است:

  •  فرهنگ فني باز
  •  راهنماهاي شناسايي
  •  داده‌هاي اصلي
  •  طرح شناسايي
  •  دستورالعملهايي براي نگهداري از فرهنگ فني باز
  •  واسطهايي براي پرسوجوي اطلاعات از فرهنگ فني باز

9- دادههای اصلی با کیفیت

از آنجایی که دادههای اصلی مبنای تراکنشهای سازمانی هستند نقش به سزایی در کیفیت دادههای سازمان و به تبع آن کیفیت محصول دارند. داشتن یک طرح و برنامهی دقیق و حساب شده و مبتنی بر اصول علمی از الزامات مدیریت دادههای اصلی و کیفیت آن است. دادههای اصلی، دادههایی پیرامون منابع سازمان هستند. اگر سازمانها بتوانند به روشی ساختارمند دادههای مرتبط با منابع خود را گردآوری و ذخیره کنند میتوانند برای انجام تراکنشهای سازمان با اطمینان خاطر از این دادههای اصلی با کیفیت سود ببرند. مدیریت دادههای اصلی لازمهی داشتن یک سیستم فراگیر و مطمئن اطلاعاتی برای پیشبرد اهداف سازمان، برنامه‌ریزی، اجرا و تصمیمگیریهای خطیر است.

10- مدل اطلاعاتی سیستم مدیریت کیفیت دادههای اصلی

استانداردهای مرتبط با کیفیت دادهها، مدل کلان اطلاعاتی زیر را برای مدیریت دادههای اصلی ارائه میکنند.

5شکل 5- مدل اطلاعاتی مدیریت دادههای اصلی

این مدل دارای سه جزء اصلی فرهنگ مفاهیم، راهنمای شناسایی و کاتالوگ (دادههای اصلی) است. این مدل نشان میدهد که برای ایجاد دادههای اصلی یا کاتالوگ باید از فرمتهای از پیش تعیین شده و کارشناسی شدهای تحت عنوان راهنمای شناسایی استفاده کرد. همچنین بیان میدارد که اجزای تشکیل‌دهنده‌ی راهنمای شناسایی باید از بانک مفاهیم انتخاب شوند و مقادیر مرتبط با موارد موجود در راهنمای شناسایی نیز باید از فرهنگ مفاهیم انتخاب شوند تا دادههای اصلی یا کاتالوگ قلم شکل بگیرد.

10-1 . فرهنگ مفاهیم

فرهنگ مفاهیم یک ساختار استاندارد برای ذخیره و بازیابی کلیه اجزای اطلاعاتی موجودیتهای مرتبط با منابع سازمان است. این فرهنگ مفاهیم یا دیکشنری فنی سازمانی، همهی مفاهیمی که در ایجاد یک کاتالوگ فنی دخیل هستند را در خود جای میدهد. انواع مفاهیم موجود در فرهنگ مفاهیم عبارت‌اند از:

  •  کلاس
  •  مشخصه
  •  ارزش مشخصه
  •  واحد اندازه
  •  الگوی ارزش‌دهی

یک مفهوم، یک دریافت ذهنی از یک موجودیت است. هر انسان دریافت ذهنی منحصربه‌فرد خود را دارا است. انسانها برای آن که بتوانند این دریافت را به سایرین انتقال دهند قراردادهایی برای انتقال مفاهیم وضع کردهاند. وضع این قراردادها باعث نزدیک شدن دریافتهای ذهنی انسانها از مفاهیم میشود که به آن هم‌زبانی میگویند.
برای آن که دریافتهای ذهنی قابل انتقال باشند اجزای اطلاعاتی برای هر مفهوم قائل شدهاند. این اجزاء عبارت‌اند از:

  •  اصطلاح
  •  تعریف
  •  تصویرنماد نوشتاری
  •  نماد گرافیکی

با استفاده از این اجزای اطلاعاتی میتوان انتقال مفاهیم را ساده و به دور از خطا کرد.
فرهنگ مفاهیم به عنوان زیرساخت هم‌زبانی، باعث میشود تا حد بسیار زیادی از چندگانگیهای اطلاعاتی و تکرار در داده‌های اصلی جلوگیری شود. همچنین ابزاری برای تشخیص اقلام همارز در سازمان است.
کلیه مفاهیم و اجزای اطلاعاتی آنها با کدهای منحصربه‌فرد به صورت کاملاً مستقل از هم در بانک مفاهیم ذخیره می‌شوند. «پيچ سرششگوش»، «گام پيچ»، «قطر اسمي پيچ»، «بيشينه 10 ميليمتر»، «ميليمتر» و «بيشينه» نمونههايي از مفاهيم تعريف شده در فرهنگ مفاهیم هستند.

10-2 . راهنمای شناسایی

راهنمای شناسایی یک قالب استاندارد و کارشناسی شده برای تعیین چارچوب شناسایی قلم است. هر راهنمای شناسایی دارای یک نام کلاس است. همچنین یک یا چند مشخصه در آن وجود دارد که ارزش این مشخصهها، ماهیت قلم را تعیین میکنند. هر راهنمای شناسایی شامل یک یا چند کد گره ساختار طبقهبندی است. راهنمای شناسایی کلیه مواردی را که جزء ویژگیهای ذاتی کلاس مرتبطش است را شامل میشود و فرمتی برای شناسایی هرچه کاملتر اعضای مربوط به آن کلاس است.
راهنمای شناسایی امکاناتی در اختیار کاربر قرار میدهد که ایجاد دادههای اصلی یا کاتالوگ تا حد ممکن با کمترین خطا مواجه باشد. برای نمونه از الگوی پاسخدهی برای تعیین برخی ارزش مشخصهها استفاده میکند. کاربر در هنگام تشکیل کاتالوگ، مجاز به انتخاب ارزشی خارج از چارچوب از پیش تعیین شده نخواهد بود و این تمهید باعث کاهش خطای ایجاد دادههای اصلی میشود.
راهنمای شناسایی دارای جزئی با نام الگوی وصف است که از طریق آن اقلام همارز در سازمان شناسایی میشوند. اقلام همارز اقلامی هستند که دارای کاتالوگهای متفاوتی هستند اما به واسطهی داشتن الگوی وصف یکسان دارای کارکردی مشابه و همارز تشخیص داده میشوند. البته در برخی موارد ممکن است اقلام همارز دارای الگوهای وصف متفاوتی باشند و نظر کارشناسی باعث همارزی آنها شده باشد.

10-3 . کاتالوگ

کاتالوگ همان دادههای اصلی است. گردآوری دادههای مرتبط با هر قلم در چارچوب راهنمای شناسایی مرتبط با آن، باعث ایجاد فهرستی از دادههای مرتبط با قلم میشود که به آن دادههای اصلی یا کاتالوگ گفته میشود. کاتالوگها مرجع اطلاعاتی مدیریت منابع سازمان هستند. این نوشته بیشتر بر روی منابع فیزیکی سازمان و به خصوص کالاها و خدمات تأکید دارد که از آن با عبارت اقلام هم‏نام نام برده شده است.
اهمیت کاتالوگسازی در مدیریت زنجیره تأمین و لجستیک به اندازهای است که دولت ایالات متحده آمریکا، قانونی وضع کرده که طبق آن وزیر دفاع آن کشور موظف است یک سیستم کاتالوگسازی و نرمافزارهای مرتبط با استانداردسازی تأمین اقلام را برای وزارت دفاع توسعه دهد. طبق این قانون هر قلمی که به طور پیوسته استفاده، خریداری، انبار یا توزیع میشود باید به وسیلهی وزارت دفاع کاتالوگسازی شود.
کاتالوگ اقلام به طور ذاتی متأثر از راهنمای شناسایی مرتبط با خود است. هر کاتالوگ بخشهای گوناگونی میتواند داشته باشد که شامل اطلاعات شناسایی کنندهی قلم هستند. در برخی موارد میتوان با مراجعه به مراجع شناسایی کنندهی آن قلم نسبت به شناسایی قلم اقدام کرد. این ارجاع به مراجع شناساییکننده با استفاده از شناسهها انجام میشود و دادههای گردآوری شده از این طریق را دادههای مرجعی مینامند. نوع دیگر گردآوری دادههای شناسایی کننده، تعیین ارزش مشخصههای ذاتی تعریف شده برای قلم است. الگوی وصف قلم که بخشی از راهنمای شناسایی است شامل مشخصههای ذاتی شناسایی کننده قلم است و ارزشهای تعیین شده برای مشخصههای الگوی وصف را دادههای مشخصاتی یا دادههای توصیفی مینامند. کاتالوگ میتواند اطلاعات مربوط به جایگاه قلم بر روی ساختارهای طبقهبندی تعریف شده در سازمان را نیز شامل شود.

11- پاک‌سازی و کيفی سازی داده‌ها

بيکيفيتي دادهها ريشه اصلي شکستها و ناکاميهاي سازمان است. پاکسازي دادهها عامل کيفيت دادهها بوده و بر روي دادههاي اصلي تمرکز دارد. دادههاي اصلي دادههايي هستند که اشخاص، سازمانها، مکانها، کالاها، خدمات، فرايندها، رويهها و قوانين و مقررات را تعريف و تشريح مي‌کنند. تعريف متداول پاکسازي به طور نمونه تنها شامل حذف عناصر نامطلوب مانند چرک و خاک است اما در پاک‌سازي دادهها، شامل ساختاردهي به داده‌ها و همچنين افزودن داده‌هاي مفقود و از دست رفته است.
در هر کسبوکاري، فهرست اصلي فروشندگان، خريداران، کارکنان، داراييها، کاتالوگ کالاها و خدمات فروخته شده و کاتالوگ مواد و خدمات خريداري شده را خواهيد يافت. اين رکوردهاي دادههاي اصلي در پايگاه دادهها ذخيره شده و به طور معمول با يک کد مشخص ميشوند. اگر اين کدها شفاف و بيابهام نباشند، شما با نرمافزارهاي مديريت کنندهي داده‌هاي اصلي مشکل پيدا ميکنيد.

11-1 . چرا پاک‌سازی داده‌ها

پاکسازي دادهها زماني که داده‌ها جوابگوي نيازهاي ما نباشند لازم است. روشن است که گردآوري دادهها براي برآورده شدن نيازهاي خاصي انجام شده است. لازمه داده‌هاي باکيفيت آن است دادههاي گردآوري شده در يک فرايند، قابل استفاده مجدد در ساير فرايندهاي سازماني باشند. در واقع مشخصهي ديگر دادههاي اصلي آن است که در ساير فرايندهاي سازماني قابل استفاده مجدد باشند.
داده‌هاي اصلي نه تنها براي اينكه قابل استفاده مجدد هستند، اهميت دارند، بلكه به خاطر اينكه در تبادلات تجاري به عنوان دادههاي مرجع مورد استفاده قرار ميگيرند نيز مهماند. بنابراين داشتن دادههاي اصلي جامع و بهروز بسيار مهم است.
پاكسازي دادههاي اصلي جهت اطمينان از اینکه دادههاي اصلي پاسخگوي نيازها هستند، ضروري است. پاكسازي دادهها جهت اطمينان از اينكه ركوردهاي داده‌هاي اصلي به‌روز هستند، لازم است و شامل همه دادههاي مورد نياز جهت پشتيباني از همه مأموریت‌های يك کسب‌وکار است. به طور خلاصه، پاكسازي دادهها، فرايندي است كه كيفيت دادههاي اصلي را ايجاد و حفظ ميكند.

11-2 . مزايای داده‌های اصلی با كيفيت

ممکن است تصور شود تا زماني که هزينههاي پاکسازي دادهها بالا است، مزايا در مقابل هزينهها به چشم نميآيند. بهتر است منافع مستقيم و غير مستقيم پاکسازي و مديريت کيفيت دادهها بررسي بيشتري شود و با يک تحليل دقيق هزينه- منفعت، مشخص شود مزايا به هزينهها برتري دارند يا خير.

6شکل 6- نمودار نسبت هزینه به توصیف قلم

ملموسترين منفعت پاکسازي داده‌هاي اصلي شناسايي موارد تکراري موجود و بالقوه است. منافع مالي ناشي از حل مشکل موارد تکراري (دوگانگي) به راحتي در فعاليتهاي مختلف مانند طراحي سيستم، مهندسي، ساخت، عمليات و نگهداري اندازه‌گیری ميشود.
از نظر مالي، کيفيت دادههاي اصلي، عامل مهم و تعيين‌كنندهاي در صحت تجزيه و تحليلهاي مالي است. برنامههاي کاربردي برنامهريزي منابع سازماني (ERP) نماي خوبي از انسجام سازمان ارائه ميکنند، اما صحت و دقت اين نما به کيفيت دادههاي اصلي بستگي دارد. مشهور است که نقطه‌ضعف هر ERP، کيفيت دادههاي اصلي است. اين موضوع به ميزان زيادي از عجله در بارگذاري دادهها در زمان مورد نظر، عدم تعهد و التزام به کار، کمبود بودجه يا تجربه، ناشي ميشود. البته هیچ‌یک از اينها در صورت داشتن توانايي در ايجاد و مديريت يک فرهنگ مفاهيم، يک يا چند طرح طبقهبندي و از همه مهم‌تر بيان الزامات دادهها (راهنماي شناسايي) رخ نخواهد داد.
از مهم‌ترین خروجی‌های پروژه پاکسازي دادهها، ايجاد داده‌هاي قابل انتقال است. دادههاي قابل انتقال، حرکت داده از يک کاربرد به کاربرد ديگر را تسهيل می‌کند که به مقدار قابل توجهي هزينه کاهش و قابليت اطمينان يکپارچگي داده‌ها افزايش مييابد. بدون دادههاي قابل انتقال، هزينه يکپارچگي دادهها بين دو شرکت بالا خواهد بود.
خروجي ديگر پاکسازي دادهها، بهبود کيفيت کاتالوگ فروش محصولات است. با توجه به اينکه امروزه عمليات جستوجو و سنجش کيفيت محصول با استفاده از تجهيزات کامپيوتري انجام ميشود، توصيفات با کيفيت محصولات در کاتالوگهاي فروش (کاتالوگ الکترونيکي) مزيت رقابتي خوبي براي جذب مشتريان بالقوه و نگهداري مشتريان موجود ايجاد ميکند.
فراتر از منافع مستقيمِ پاکسازي دادهها، مزاياي غير مستقيمي هم وجود دارد که به پاکسازي و مديريت کيفيت دادههاي اصلي مرتبط هستند. مهم‌ترین آنها ايجاد يک پايگاه دانش مشترک و استفاده از آن در برقراري ارتباط مؤثر ميان عمليات مختلف سازماني مانند حسابداري، تدارکات و مهندسي در داخل يک سازمان و سازمانهاي وابسته به آن است. مشارکت در توسعه بانک مفاهيم مشترک، روش سودمندي براي رسيدن به وحدت رويه است.
پاك‌سازي داده‌ها مانند هر فرايند ديگري تا وقتي كه مي‌تواند به طور موفقيت‌آميزي در مقياس كوچك به وسیله هر شخصي با مهارت و دانش مختصر به انجام برسد، ساده است؛ اما مهارت و دانش زيادي براي موفقيت در آن نياز است. اين موضوع خيلي شبيه آشپزي است كه در آن تفاوت زيادي بين آشپزي براي يك خانواده، آشپزي حرفهاي براي صدها نفر مهمان و طراحي، ايجاد و مديريت يك فرايند توليد غذا به صورت مداوم، مؤثر، اقتصادي با ميليونها آيتم كيفي وجود دارد. آشپزي مقايسه خوبي است، شما ابتدا نياز به توصيف محصول نهايي داريد، سپس با انتخاب مواد درست، فرايند درست و ابزار درست مواجه هستيد. البته كه اين، همه داستان نيست، شما علاوه بر آنها به تجربه و مهارت نياز داريد كه اينها استعدادها و هدايايي طبيعي نيستند. همانند اكثر فرايندها، تخصصي كردن و صنعتي كردن به شركتها كمك كرده است كه ابزارهايي را براي افزايش سرعت و بهبود كيفيت و كاهش هزينه پاک‌سازی دادهها توسعه دهند.

12- نتيجه ‏گيری:

فرایند شناسایی و کاتالوگسازی اقلام به طور خاص به موضوع مدیریت دادههای اصلی سازمان و شناسایی منابع فیزیکی میپردازد. لزوم اجرای این فرایند به عنوان یک فرایند پیش نیازي برای فرایندهای مرتبط با برنامه ریزی منابع سازماني و از بدیهیات است و می‏توان گفت:
“شناسایی منابع سازمان پیش نیاز برنامه ریزی منابع سازمان است”.