مدل هاي زنجيره تامين در بازپرسازي موثر و کارآمد و انتقال الکترونيکي داده‌ها (بخش دوم)

مقدمه

موضوع بازپرسازی موثر به هر دو شيوه بازپرسازی از طريق مرکز توزيع خرده فروشي ( RDC) و تحويل مستقيم از انبار ( DSD) از توليدکننده به خرده فروش، توجه دارد. اين نوشتار، سه مدل زنجيره تامين را با توجه به ويژگي هاي تکنيک‌هاي بازپرسازی موثر با تاکید بر انتقال الکترونیکی داده ها (EDI) و الزامات آنها توضيح مي‌دهد. مدل هاي مختلف پايه، پيشرفته و آرماني، به طور جداگانه براي بازپرسازی موثر (RDC) و (DSD) تشريح شده اند و براي کارایی موثر هر كدام، به مجموعه اي از شرايط نياز است. مدل پيشرفته بر اساس تکنيک هايي که در مدل پايه اي استفاده شده، توسعه و ساختاردهی شده و مدل آرماني، علاوه بر آن، تکنيک-هاي مدل پيشرفته را ارتقا مي دهد. اين مدل ها به شركاي تجاري كمك مي كنند تا شيوه بازپرسازی خود را تحليل نموده و همچنين انگيزه حركت به سمت مدل آرماني را به وجود آورند.
در شماره قبلی فصلنامه (خرداد 95) سه مدل زنجیره تامین برای بازپرسازی از طریق تحويل مستقيم از انبار ( DSD) تشریح گردید. در این شماره به تشریح سه مدل زنجیره تامین برای بازپرسازی از طریق مرکز توزيع خرده فروشي ( RDC) می پردازیم.
2- تعاريف و اصطلاحات

  • پاسخگويي موثر و کارآمد به مصرف کننده (ECR)
    يک گروه مشارکتي تشکيل شده از اعضاي زنجيره تامين که جهت بهبود Tو بهينه سازي مديريت زنجيره تامين و تقاضا با همديگر کار ‌مي‌کنند تا مزايايي مانند کاهش قيمتها، تنوع بيشتر انتخاب ها و در دسترس بودن محصولات را براي مشتريان ايجاد کنند. ماموريت ECR خدمت دهي بهتر، سريعتر و با کمترين هزينه به مصرف کننده است.
  • نقطه فروش الکترونيکي (EPOS)
    محلي براي ثبت فروش کالاها بوسيله اسکن کردن بارکد آنها در محل صدور صورتحساب.
  • سفارش دهي به کمک کامپيوتر (CAO)
    سيستمي‌است كه هنگامي‌كه موجودي يك قفسه به مقدار كمتر از سطحي كه قبلا تعريف شده مي رسد، به طور خودكار، سفارش بازپرسازي را توليد مي كند. يك سيستم كامپيوتري، موجودي تمام كالاهاي فروشگاه را پيگيري مي كند و مقادير خروجي و ورودي را اصلاح مي كند.
  • برنامه بازپرسازي دوره اي (CRP)
    اين عمل عرضه پيوسته كالاها ميان يك عرضه كننده و شريك تجاري اش را تضمين مي‌كند كه اين كار بر اساس تبادل خودكار اطلاعات مربوط به ميزان موجودي فعلي، ميزان تقاضا و اطلاعات جابجايي اقلام در قالب چهارچوبي است كه بوسيله سياست تامين و عرضه پذيرفته شده باشد. در اين سيستم، عرضه كننده در برابر ميزان ذخيره در مركز توزيع خرده فروش، مسئول است.
  • تحويل مستقيم و بي واسطه به مشتري (DSD)
    شيوه تحويل كالاي تجاري به طور مستقيم از توليدكننده به فروشگاه خرده فروش و حذف انبار خرده فروش.
  • مرکز توزيع خرده فروشي (RDC)
    يک نقطه توزيع عملياتي که مقدار مشخصي موجودي در يک منطقه نگهداري ‌مي‌نمايد. به عبارت ديگر کالا به طور مستقيم از توليدکننده به خرده فروش نمي‌رسد، بلکه واسطه‌هايي به عنوان عمده فروش وجود دارد.
  • نظام کدگذاري اطلاعات اقلام در گردش(GS1 در سطح بين الملل)
    سيستم کدگذاري کالاها که به تما‌مي‌اقلام و موجوديهاي اطلاعاتي مربوط به آنها کد يگانه تخصيص مي-دهد. اين کد در قلمرو موردنظر يکتاست و نظام تخصيص و مديريت آنها در ايران بر عهده مرکز ملي شماره گذاري کالا و خدمات ايران است.
  • هزينه يابي مبتنی بر فعاليت (ABC)
    يک روش حسابداري که يک کسب و کار را قادر ‌مي‌سازد تا بيشتر و شفاف تر چگونگي و کجايي يک مزيت و سود را درک کنند. در ABC همه فعاليتهاي اصلي در مرکز هزينه مشخص ‌مي‌شوند و هزينه‌هاي انجام هر يک محاسبه ‌مي‌شود- شامل هزينه‌هايي که در مرزهاي ميان کارکردي هستند.
  • مهندسي مجدد فرايند کسب و کار (BPR)
    بازنگري تمام فعاليتهاي شرکت براي بهبود خدمات ارائه شده به مصرف کننده.
  • دسته/طبقه (Category)
    يک دسته يا طبقه، گروهي مجزا و قابل مديريت از کالاها يا خدمات است که بر اساس نياز مصرف کنندگان به هم وابسته ‌مي‌شوند.
  • بازپرسازي (بازپرسازی) موثر و کارامد (ER)
    فعاليت مشارکتي تامين کننده و خرده فروش براي اطمينان از تدارک محصول خوب، در مکان صحيح، در زمان مناسب، با بيشترين کيفيت و از موثرترين راه ممکن.
  • تبادل الکترونيکي داده‌ها (EDI)
    انتقال اطلاعات تجاري از يک کامپيوتر به کامپيوتر ديگر بين شرکاي تجاري بر اساس قالب هاي همسان و مجموعه اي از تراکنش هاي استاندارد.
  • انتقال الکترونيکي وجه (EFT)
    مديريت جريان پول و زمان پرداخت بين تامين کنندگان و خرده فروشان با استفاده از تبادل الکترونيکي داده-ها
    3- فرآيند بازپرسازی مؤثر براي تحويل از طريق مركز توزيع خرده فروشي(RDC)
    اين بخش فرآيند بازپرسازی مؤثر در سه مدل زنجيرة تأمين براي تحويل از طريق مركز توزيع خرده فروشي (RDC) منطقه اي را شرح مي‌دهد. فرآيند توضيح داده شده مشابه روش استفاده شده در مدل DSD است كه در شماره قبلی شرح داده شده است .
  • تنظيم اطلاعات پايه
  • سفارش دهي
  • توزيع فيزيکي
  • جريان مالي
    3-1- فرآيند بازپرسازی مؤثر در مدل پايه RDC
    فرآيند بازپرسازی مؤثر(E R) پايه تعدادي از تكنيك هاي پايه اي از قبيل سفارش دهي به كمك كامپيوتر (CAO)، سيستم مديريت سفارش خريد (POM)، انتقال الكترونيكي وجوه (EFT) را استفاده كرده و يك حداقلي را براي سازمان دهي توزيع كارا از طريق RDC ارائه مي نمايد.

الف) همزمان سازي یا تنظیم اطلاعات پايه

در اين مدل همانند مدل DSD براي مدل پايه الزامات بخصوصي وجود ندارد.

ب) سفارش دهي

مدل RDC پايه شامل فرآيند سفارش دهي به كمك كامپيوتر از نقطه فروش (POS) به RDC و از RDC به عرضه كننده است. پيام هاي E DI، اين دو فرآيند سفارش دهي را پشتيباني مي كنند[3].
همان طور كه در شكل زير نشان داده شده است، فرآيند سفارش دهي محصول مناسب را در اندازه مناسب، در مكان مناسب و در زمان مناسب مهيا مي كند.
داده هاي فروش فروشنده (فروشگاه) دستي و يا به صورت الكترونيكي قابل ثبت هستند. سيستم موجودي دوره اي همانند مدل D SD پايه اي، براساس داده هاي كالاهاي دريافتي و كالاهاي فروخته شده، روزي يك بار موجودي انبارها را براي هر يك از كالاهاي موجود در قفسه ها محاسبه مي كند (كالاهاي دريافتي از RDC به انبار). سيستم CAO سطح انبار كه سيستم موجودي دوره اي نشان مي دهد را با نقطه سفارش مجدد تعريف شده مقايسه كرده و سفارش خريد را كه مشخص كننده مقادير مربوطه است، صادر كرده و از طريق EDI به RDC ارسال مي كند. در شکل 1 فرایند سفارش دهی در مدل RDC پایه نشان داده شده است.

شکل1- فرآيند سفارش دهي در مدل RDC پايه

بعد از بررسي انبارها در RDC‌، سيستم مديريت سفارش خريد (POM)، از طريق EDI سفارش هاي خريد مورد نياز را با استفاده از پيغام (ORDERS) ارسال مي كند.
سيستم تكميل سفارش عرضه كننده، سفارش را پردازش كرده و بررسي مي كند كه آيا سفارش از انبار قابل تحويل است يا اينكه بايد توليد شود.
(نكته: همة ارتباطات الكترونيكي بين فروشنده (انبار) و R DC مي‌تواند از طريق پيغام‌هاي EDI و يا سيستم داخلي خرده فروش انجام شود. براي سهولت اين امر ما به پيام‌هاي EDI رجوع مي كنيم اما به خاطر داشته باشيم كه راه‌هاي ارتباطي ديگري نيز براي ارتباط بين فروشگاه‌ها و RDC امكان پذير وجود دارد).

ج) توزيع فيزيكي

در مدل پايه اي، توزيع فيزيكي از طريق RDC بوسيله تكنيك هاي اشتراكي خاص حمايت نمي شود. با اين همه، هر دو گروه خرده فروش و عرضه كننده مي توانند به طور مستقل، تكنيك هايي از قبيل مسيريابي و زمان-بندي محموله ها را به كار گيرند.
سيستم مديريت انبار فعاليت هاي انبارهاي هر دو گروه عرضه كننده و خرده فروش را پشتيباني
مي كند. مديريت فضا چيدمان فروشگاه، تخصيص فضاي قفسه ها و ميزان در ديد بودن را بهينه كرده و در يك سيستم پايه اين امر مي‌تواند بدون كمك كامپيوتر و بوسيلة مدير فروشگاه انجام گيرد. در شکل 2 توزیع فیزیکی در مدل RDC پایه نشان داده شده است.

 

شکل2- توزيع فيزيكي در مدل RDC پايه

د) جريان مالي

براي مدل RDC پايه، روش هاي مرسوم ارسال صورتحساب (فاكتور كاغذي) كافي است. پردازش فاكتور بوسيلة مشتري ممكن است يك فعاليت دستي باشد. فاكتورها چاپ شده و بوسيلة نامه به خرده فروش ارسال مي‌شود و تراز حساب‌هاي دريافتي به اندازه مناسب بدهكار مي‌شود.
زماني كه خرده فروش فاكتور را دريافت مي كند آن را با كاتالوگ قيمت ها، سفارش و شرايط تحويل مقايسه مي كند. تراز حساب هاي پرداختي به اندازه مناسب بستانكار مي شود. اگر چه در مدل پايه بروزآوري اين حساب-ها هنوز به صورت دستي انجام مي گيرد؛ هردو عمليات حساب هاي پرداختي و حساب هاي دريافتي مي تواند بوسيلة نرم افزار ساده حسابداري نيز پشتيباني شود. ضمن اينكه عرضه كننده مي تواند از پيام EDI فاكتور براي بدهكاركردن خرده فروش استفاده كند.
براي فرآيند پرداخت، از روش هاي سنتي مبتني بر تبادل اسناد كاغذي استفاده مي شود (چك، حواله پول و …). به هرحال هر روز بانك هاي بيشتر و بيشتري بر P C (كامپيوترهاي شخصي) را ارائه مي دهند؛ كه يك مشتري (كاربر) مي تواند براي پرداخت، انتقال پول بين حساب‌هايش و بررسي تراز (تعادل) حساب هايش در هر لحظه (On Line) استفاده كند. مدل RDC پايه اي براي پرداخت به عرضه كننده، شامل سيستم پرداخت از راه دور مي شود.
تراكنش بين بانك مشتري، هر جايي كه مبادله گسترده تجاري در آن رخ مي دهد و بانك مشابه عرضه كننده به طور معمول انجام مي شود. عرضه كننده همچنين انتظار دارد كه يك سيستم مديريت نقدينگي (وجوه نقد) از راه دور وجود داشته باشد كه بانك او در ارتباط باشد به گونه اي كه او از پرداخت هاي خود آگاه شود. وقتي كه عرضه كننده ببيند كه پرداخت انجام شده است، حساب هاي دريافتي خود را بستانكار مي كند. در شکل 3 جريان مالي در مدل RDC پايه اي (مقدماتي) نشان داده شده است.

شکل 3- جريان مالي در مدل RDC پايه اي (مقدماتي)

 

3-2- فرآيند بازپرسازی مؤثر در مدل پيشرفته مركز توزيع خرده فروشي (RDC)

فرآيندهاي بازپرسازی مؤثر (ER) براي تحويل از طريق (RDC) سطح وسيعي از تكنيك هاي (ER) را با پشتيباني كامپيوتر و با هدف خودكارسازي و بهينه سازي همة فعاليت هاي زنجيرة تأمين را به كار مي گيرند.

الف) همزمان سازي داده‌هاي پايه
پايگاه داده اقلام، قيمت و ترفيعات، همة اطلاعات مربوط به هر واحد کالاي انبار (SKU) را يك كاسه (ادغام) مي كند. اين پايگاه داده شماره ي اقلام، اطلاعات قيمت و اقلام، شرايط ترفيع و اطلاعات لجستيكي هر واحد کالاي انبار (SKU) را در بر مي گيرد. از آنجا كه عرضه كننده منبع اوليه اين اطلاعات است، وي مسول نگهداري و انتقال منظم اين اطلاعات با استفاده از پيغام كاتالوگ قيمت (PRICAT) مي‌باشد.
استفاده از يك پايگاه داده مشترك احتمال خطا را كاهش خواهد داد؛ چرا كه فقط يك مجموعة داده معتبر در سراسر سيستم زنجيرة تأمين وجود دارد. در شکل 4 چگونگی تنظيم داده‌هاي اصلي در مدل RDC پيشرفته نشان داده شده است.

شکل 4- تنظيم داده‌هاي اصلي در مدل RDC پيشرفته

ب‌) سفارش دهي

مدل پيشرفته بسته به ويژگي هاي محصول و توانايي هاي شركا، دونوع متفاوت سيستم هاي سفارش دهي دارد: مديريت سفارش خريد يا بازپرسازی مستمر.
سفارش دهي با مديريت سفارش خريد (POM): سيستم سفارش دهي به كمك رايانه (CAO) پيش بيني كننده است، از داده هاي اسکن نقطه فروش كه در پايگاه داده نقطه فروش به منظور پشتيباني از برنامه هاي پيش بيني و سيستم موجودي مستمر ذخيره شده اند، استفاده مي كند.
داده هاي دريافت شده (اسکن) ذخيره شده در پايگاه داده نقطة فروش به كمك داده هاي الكترونيكي دريافتي براي بروزرساني سيستم موجودي مستمر در زمان واقعي مورد استفاده قرار مي گيرند. (همانند مدل DS D پيشرفته، سيستم موجودي مستمر، با تصوير بروزآوري شده كالاها، سيستم دوره اي را جايگزين مي كند). سيستم پيش بيني SKU، فروش آينده هر SKU را براساس داده هاي موجود در پايگاه داده نقطه فروش محاسبه مي كند و ترفيعات در حساب ها را از طريق پايگاه داده هاي اقلام، قيمت و ترفيعات اعمال مي كند. تفاوت ميان فروش پيش بيني شده و موجودي كنوني انبار، تعيين كننده ميزان سفارش است؛ سپس به منظور ايجاد يك سفارش كارا، اين مقدار به بالا رند مي شود (احتساب كمترين ميزان سفارش و كمترين بسته ها) كه به صورت خودكار از طريق E DI و با استفاده از پيغام DRDERS به RDC ارسال مي شود.
سيستم مديريت سفارش خريد RDC (POM) سفارشات دريافتي از فروشگاه ها را يكي كرده و با استفاده از فرايندهايي نظير فرايندهاي قبلي، سفارش بازپرسازی RDC را محاسبه كرده و با استفاده از پيام ORDERS به عرضه كننده ارسال مي كند؛ سپس سيستم تكميل سفارش عرضه كننده، سفارش را پردازش كرده و بررسي مي-كند كه آيا امكان تحويل اين سفارش از انبار وجود دارد يا بايد توليد شود.

سفارش دهي با برنامه بازپرسازی مستمر (CRP) : CRP فرآيند سنتي را از سفارش خريد ايجاد شده بوسيله خرده فروش به بازپرسازی محصولات توسط عرضه كننده كه مبتني بر فروش واقعي و نيازهاي پيش بيني شده است، تغيير مي دهد. سيستم سفارش دهي به كمك كامپيوتر (CAO) همانند قبل كار مي كند. سفارش فروشگاه با استفاده از پيام ORDERS به RDC ارسال مي شود.
از آنجا كه عرضه كننده براي انجام مراحل CRP خود نيازمند داده هاي فروش است، RDC
داده هاي فروش فروشگاه را جمع آوري كرده و با استفاده از پيغام گزارش فروش(SLSRPT) آن را براي عرضه كننده ارسال مي كند. از اين طريق، پايگاه داده نقطه فروش عرضه كننده دائماً بروز مي شود.
به هرحال درRDC ديگر انبار بوسيلة خرده فروشي كه در ايجاد سفارش مسئول نيست، اداره نمي شود. انبار در RDC اكنون بوسيله عرضه كننده مديريت مي شود. دو پيغام EDI ديگر با اين اطلاعات توسط عرضه كننده تهيه مي شود. در شکل 5 سفارش دهي در مدل RDC پيشرفته – سفارش دهي با POM و در شکل 6 سفارش دهي در مدل RDC پيشرفته- سفارش دهي با CRP تشریح شده است.

 

شکل 5- سفارش دهي در مدل RDC پيشرفته – سفارش دهي با POM

ORDERS (سفارشات): سفارشات شامل مجموع سفارشات فروش
INVRPT (گزارش موجودي): گزارش موجودي شامل اطلاعات موجودي RDC است.
CRP ممكن است با استفاده از داده هاي گزارش موجودي و يا داده هاي گزارش فروش و سفارشات (ORDERS) آغاز شود. عرضه كننده همچنين پايگاه هاي داده اقلام، قيمت و ترفيعات كالاهايش را به منظور به حساب آوردن اثرات ترفيعات، حفظ مي کند. سپس سيستم CRP كه بوسيلة عرضه كننده راه اندازي شده، سفارش را همچون مدل POM پيشرفته محاسبه كرده و با استفاده از يك روند بهينه سازي تكميل (پركردن) كاميون رند مي كند. در مقايسه با موقعيت هايي كه موظف است دقيقاً به ميزان سفارش تحويل دهد، عرضه-كننده يك ديدگاه بهتري از كارايي لجستيكي مقاديري كه بايد بازپرسازی شوند، دارد و از اينرو مي تواند برنامه-ريزي بهتري براي فعاليت هايش داشته باشد. بعد از رويه بهينه پركردن محموله (بارگيري)، سفارش براي پردازش به سيستم معمول تكميل (سفارش) عرضه كننده وارد مي شود.

شکل6- سفارش دهي در مدل RDC پيشرفته- سفارش دهي باCRP

 

ج‌) توزيع فيزيكي

عرضه كننده و سيستم هاي زمان بندي و مسيريابي محمولة عرضه كننده از طريق EDI با RDC در ارتباطند. سپس سيستم زمان بندي و مسيريابي محمولة RDC، فروشنده را از تحويل مطلع مي كند.
قبل از اينكه سفارش بوسيلة عرضه كننده ارسال شود، يك آگهي ارسال براي RDC خرده فروش ارسال مي-شود و به مدير RDC اجازه مي دهد كه براي دريافت كالاها و چك كردن محموله با سفارش، آماده شود. رسيد دريافت توسط RDC در اين مدل پيشرفته بوسيله اسکنرهاي دستي براي بررسي كالاهاي دريافتي، تسريع مي-شود. سيستم مديريت انبار موجودي را بررسي كرده و فعاليت هاي جداسازي، بسته بندي و ارسال در RDC را مديريت مي كند. قبل از اينكه سفارش از RDC ارسال شود يك پيغام ارسال براي فروشگاه، محلي كه سيستم دريافت الكترونيكي انبار مطمئن مي شود كه همه كالاها با دقت بازرسي شده اند، ارسال مي شود. فعاليت هاي RDC بوسيلة تكنيك‌هاي اضافي ER (بازپرسازی مؤثر) از جمله مرتب كردن قفسه‌ها و پالت‌ها بهينه مي شوند. مرتب كردن قفسه رول‌ها، بهينه شدن عملكرد كلي زنجيره تأمين (عرضه) خصوصاً زنجيره‌هاي توزيع با چيدمان يكسان فروشگاه‌ها را ممكن مي‌كند و Cross-ducking يك تكنيك عمده مورد استفاده ER براي توزيع دسته-هاي محصول تازه است. در شکل 7 توزيع فيزيكي در مدل RDC پيشرفته نشان داده شده است.

شکل7- توزيع فيزيكي در مدل RDC پيشرفته

 

د) جريان مالي

همه سيستم‌هاي صدور صورتحساب و فعاليت‌هاي پرداخت هم اكنون خودكار هستند. سيستم حسابداري، اطلاعات موجود در آگهي ارسال (DESADV) را با پايگاه داده قلم، قيمت و ارتقا تطبيق داده و يك فاكتور توليد و سپس به RDC ارسال مي كند. سيستم حسابداري همچنين به صورت خودكار سيستم حساب‌هاي دريافتي عرضه كننده را بروز مي كند. در شکل 8 جریان مالی در مدل RDC پیشرفته نشان داده شده است.

شکل 8: جریان مالی در مدل RDC پیشرفته

وقتي كه محموله به RDC رسيد، سيستم الكترونيكي دريافت انبار، محموله دريافتي را بررسي كرده و آن را با آگهي ارسال (DESADV) مقايسه مي كند. سيستم پردازش فاكتور، فاكتور را با داده هاي الكترونيكي دريافتي انبار و پايگاه داده هاي قلم، قيمت و ارتقا مقايسه كرده و سيستم خودكار حساب هاي پرداختي را بهنگام مي كند (كه در بيشتر موارد بوسيلة اداره مركزي صورت مي پذيرد) و سپس در زمان توافق شده به صورت خودكار پرداخت را انجام مي‌دهد. قبل از اينكه پرداخت انجام شود، بخش خودكار حساب هاي پرداختي يك آگهي پرداخت وجه كه نشان دهنده واريز وجه است، به عرضه كننده ارسال مي كند. خود پرداخت بوسيلة فرآيند انتقال الكترونيكي وجه انجام مي شود كه سيستم حساب هاي دريافتي خودكار عرضه كننده را نيز بهنگام مي-كند. واضح است كه اين سيستم همه حساب گرداني ها را هم براي عرضه كننده و هم براي خرده فروش خودكار مي كند.
يك مزيت روشن اين خودكارسازي، كاهش خطاها در اسناد و رويه هاي مديريتي است. حساب گرداني يك فرآيند بدون خطاي بدون كاغذ مي شود.

3-3- فرآيند بازپرسازی مؤثر در مدل آرماني مركز توزيع خرده فروشي (RDC)

الف) همزمان سازي سازي اطلاعات پايه
همزمان سازي اطلاعات پايه سيستم آرماني، اكنون شامل يك پايگاه اطلاعاتي اقلام، قيمت و ارتقا در سطح RDC است. در شکل 9 همزمان سازي اطلاعات پايه در مدل RDC آرماني نشان داده شده است.

شکل9- همزمان سازي اطلاعات پايه در مدل RDC آرماني

ب) سفارش دهي

سفارش دهي تركيبي از سفارش دهي مورد استفاده براي مدل RDC پيشرفته و مدل DSD آرماني است. اين مدل شامل يك سيستم دوبل CRP است. همانطور كه در مدل پيشرفته توضيح داده شد، بسته به ويژگي هاي محصول و توانايي هاي شركا، چرخه سفارش دهي بوسيلة CAO با استفاده از پيغام سفارشات (ORDERS) مي-تواند در مدل آرماني مورد استفاده قرار گيرد. در شکل 10 سفارش دهي در مدل آرماني RDC نشان داده شده است.

شکل 10- سفارش دهي در مدل آرماني RDC

در سيستم CRP دوبل، سيستم موجودي دائمي‌ عيناً همانند مدل DSD پيشرفته كار مي كند و براساس اسکن داده ها و سيستم الكترونيكي دريافت فروشگاه بهنگام مي شود. موجودي انبار (فروشگاه) كه بوسيلة سيستم موجودي دائمي ‌تهيه شده، با استفاده از پيغام گزارش موجودي (INVRPT) به RDC ارسال مي شود. داده هاي فروش بدست آمده از اسکن نقطه فروش با استفاده از پيغام گزارش فروش (SLSRPT) به RDC ارسال مي شود. بنابراين RDC وضعيت دقيق فروشگاه را مي داند و مي تواند كالايي را كه بايد به فروشگاه ارسال شود را با استفاده از سيستم نقطه فروش CRP تعيين كند.
عرضه كننده سيستم CRP خود را که براساس پيغام هاي گزارش فروش (SLSRPT) و گزارش موجودي (INVRPT) كه RDC ارسال كرده است، اجرا كرده و پيش بيني ها و تحويلي هر يك از SKU‌هاي (واحد نگهداري انبار) خود را محاسبه مي كند. عرضه كننده همچنين پايگاه داده اقلام، قيمت و ارتقا را براي محصولات خودش به منظور اعمال اثرات تغييرات (ارتقاء) فروش و از طريق پيام پيش بيني فروش(SLSFCT) سازمان دهي شده و ارسالي از خرده فروش، نگهداري مي كند. سفارش CRP تهيه شده توسط عرضه كننده سپس با استفاده از روية پركردن محموله ها كه بهينه شده است، رند مي شود و به طور طبيعي براي پردازش سفارش به سيستم تكميل سفارش عرضه كننده وارد مي‌شود.

ج) توزيع فيزيكي

مدل آرماني براساس مدل پيشرفته عمل مي كند؛ به اضافه اينكه، پيغام آگهي رسيد RECADV از خرده فروش به عرضه كننده ارسال شده و آگهي ارسال (DESADV) فاكتور را ارسال مي كند. در واقع آگهي ارسال، با حذف نياز به يك پيغام فاكتور جداگانه، فرآيند صدور صورتحساب براي خود را آغاز مي كند. وقتي كه كالاهاي دريافتي در سطح RDC، با يكي از توضيحات مندرج در پيغام ارسال مطابقت نداشته باشد، خرده فروش براي آگاهي عرضه كننده از تفاوت بين كالاهاي دريافتي و كالاهاي ارسالي و فاكتورشده، يك پيغام آگهي دريافت (RECADV) براي وي ارسال مي كند. حال عرضه كننده مي تواند اقداماتي را براي اصلاح موارد اختلاف، انجام داده و يك فاكتور صحيح ارسال كند. در شکل 11 سفارش دهي در مدل آرماني RDC نشان داده شده است.

شکل 11- سفارش دهي در مدل آرماني RDC

 

د) جريان مالي

براساس حداكثر اعتماد بين دو شريك تجاري، در مدل آرماني اين فرآيند به طور قابل توجهي ساده شده است. پيغام هاي فاكتور و آگهي ارسال وجه (REMADV) مورد استفاده زيادي ندارند. تنها پيام مبادله شده بين شركاء پيغام COACSU است كه همة داده هاي مورد نياز را خلاصه كرده و مي تواند در فواصل زماني مورد توافق و يا براساس نياز ارسال شود. عرضه كننده اطلاعاتي پيرامون وضعيت پرداخت ها و حساب هاي خود در سيستم هاي الكترونيكي دريافت انبار، پردازش فاكتور و حساب هاي پرداختي خودكار دريافت مي كند. در شکل 12 جريان مالي در RDC آرماني نشان داده شده است.

شکل 12- جريان مالي در RDC آرماني

 

4- حركت از مدل پايه به سمت بازپرسازی مؤثر آرماني (IER)

اين بخش يك روش كاربردي براي فرآيند حركت از مدل بازپرسازی مؤثر پايه به يك مدل ايده آل را تنظيم كرده است. عناصر اساسي مورد نياز به قرار زيرند:

  • تعيين يك نقطة شروع
  • تعيين يك هدف واضح
  • اولويت دادن به توسعه
  • رسيدن به حداقل تعداد مورد نياز (امور مهمي‌كه در توسعه تأثير دارند)
  • استفاده از استانداردها
    با استفاده از اين روش، بهبودی اساسي از مدل هاي اوليه، پيشرفته و آرماني مي تواند بدست آيد.
    شروع بازپرسازی مؤثر يعني تغييرات سازماني در ابعاد بزرگ. براي آزمايش همة تكنيك هاي جديد در هر كدام از سه مدل مختلف بازپرسازی، بايد از يك نمونه آزمايشي استفاده كرد بعد از آن بايد مهندسي مجدد فرآيندهاي تجاري انجام پذيرد؛ به طوري كه بتواند سازوكار فرآيندهاي جديد و تأثير آنها بر مسئوليت هاي سازمان، دانش مورد نياز كاركنان و فناوري اطلاعات مورد نياز را ارزيابي کرده و به حساب آورد.

الف) تعيين يك نقطة شروع

دو راه براي تعيين نقطة شروع وجود دارد. اولين راه مقايسه با مدل هاي قبلي است كه در اين نوشتار توضيح داده شده است. اين موضوع به دنبال این است که به شما يك ايده در مورد اينكه پيش از اين سازمان شما چگونه پيشرفت داشته است بدهد، اما ايده اي براي مقايسه با سازمان هاي ديگر ندارد. اين همچنين براي تعيين وضعيت نسبت به صنعت فعلي كه در يك بازار خاص فعاليت مي كند مهم است. اين از روزي كه ECR و تكنيك‌هاي مؤثر بازپرسازی در سراسر اروپا در مراحل مختلف معرفي شد مورد سفارش ويژه است.
اين اظهارنظر نه تنها وضعيت كاربرد ECR و هر تكنيك ER و پيغام هاي EDI كه نوعاً در بازار به كار گرفته مي شوند. بلكه شاخص هاي صنعت در يك چنين حالتي همچون زمان مورد انتظار سفارش، فراواني، سطح خدمت و نظاير آن را نيز شامل مي شود.
اين مهم است كه به طور كامل مشخص باشد كه كدام فرآيندها يا شاخص هاي فرآيند تعيين شوند. شاخص هاي ناپيداي (فراموش شده) فرآيند بازپرسازی موجود مي تواند ديده شود و تصميم ها پيرامون اولين تكنيك هايي كه به كار مي روند گرفته خواهد شد.
نمونه هاي آزمايشي كه در پروژه ER اجرا شده اند، ممكن است براي يك ارزيابي خارجي اوليه به كار برده شوند.

ب) تعيين يك هدف واضح

براي تعيين موقعیت جاري مؤسسه، مدل بازپرسازی كارآمدي بايد تعريف شود. اين مدل بايد منحصراً براي شركت شما طراحي شود. با استفاده از نتايج ارزشيابي، بايد با شريك اصلي تجاري خودتان براي تصديق كردن روش انتخابي بحث كنيد.
از آنجايي كه فرآيند مهندسي مجدد تجارت نيازمند زمان (تقريباً 2 تا 3 سال) است، موقعيت هدف بايد بارها تكرار شده و تطبيق داده شود. به اين معني كه سازمان شما بايد با يك هدف متحرك روبرو شود و همانطور كه ECR براي عملکرد تجاري خوب در صنعت مرتباً استاندارد مي شود، نياز به تعيين يك نقطة براي شروع و موفقيت هدف نبايد ناديده گرفته شود. اگر نقطه شروع تا قبل از اين به آساني در حد توانائي هاي فعلي سازمان باشد، فشاري براي تغيير در سازمان وجود نخواهد داشت. برانگيختن كارمندان براي انجام دادن تلاش بيشتر يا حتي براي برداشتن گام هاي ديگر مورد نياز سخت خواهد بود.
ازسوي ديگر، اگر نقطة شروع خيلي فراتر از توانايي هاي سازمان شما باشد، پيش شرط هاي لازم ممكن است دردسترس نباشد و منابع مالي اضافي براي شروع خرج شده و اغلب منجر به سرخوردگي كارمندان شده و اين خطر که تمام برنامه ها توسط شركاي تجاري شما زير سؤال برود اگر برنامه‌ها به آهستگي ادامه نيابد وجود دارد. اگر اهداف مشتركي كه قرار بود در طي زمان به دست آيد حاصل نشود، شركاء سرخورده مي شوند.
آنها ممكن است منابع مالي را به سمت شركت هاي ديگر (رقباي شما) كه مي خواهند برنامه هاي بازپرسازی كارآمدي را عملي كنند سوق دهند. چون شركت هايي كه بازپرسازی مؤثر را معرفي مي كنند، ابتدا استاندارها و قوانين را براي با تخفيف فروختن تعيين كرده و ممكن است بيشترين سودها از بازپرسازی مؤثر بدست آوردند و ممكن است امتياز رقابتي يا فرصت هاي تجاري از دست برود.
ج) در اولويت قراردادن پيشرفت ها
بعد از اينكه هدف تعريف شد، راهي براي رسيدن به اين اهداف، بايد تعيين شود. براي روش هاي مديرت پروژه كه به طور معمول در شركت شما استفاده مي شود. بايد مراحلي طي شود. براي بدست آوردن نهايت سود در زمان معرفي بازپرسازی كارآمد، مراحل جداگانه اي بايد در اولويت باشد و تمام فرآيند بايد برطبق موفقيت شركت شما و اهداف استراتژيك آن باشد.
بازپرسازی كارآمد بي نهايت پيچيده است و نمي تواند فوراً براساس مقياس وسيعي بررسي شوند. همچنين پيشنهاد شده كه توسعة سازماني بايد در اولويت باشند که مي تواند به طرق گوناگون انجام شود.

  • بوسيلة مشكلات يا فرصتها: مثلاً ارزش يابي‌ها نشان مي‌دهد كه رقباي شما توانايي براي انجام عمليات باراندازي و … را دارند.
  • بوسيلة شركاء: مثلاً رتبه بندي اولويت بندي براساس مشتريان يا عرضه كنندگان به آساني بوسيلة گوش دادن به خواسته‌هاي شركاي تجاری.
  • بوسيله بيشترين سود: مثلاً بوسيلة تعيين روند هزينه‌ها با فعاليت هايي براساس هزينه و معيار كامل شده اي كه شما نواحي و فرآيندهايي با پتانسيل سودآوري بالا را شناسايي مي كنيد.
  • بوسيلة طبقه بندي توليدات: مثلاً شروع به طبقه بندي‌هاي غيرخوراكي كه الگوهاي نسبتاً ثابت نقل و انتقال را دارند و كالاهاي حجيمي‌ را با سرعت چرخش بالا در بر مي گيرند (مانند موارد شوينده).
  • بوسيلة تركيب موارد بالا.
    اين اولويت بندي بايد بر پايه منظمي‌تجديدنظر شود چون معرفي بازپرسازی كارآمد و ER فرآيند طولاني مدتي است و شايد تعديل ضروري باشد.

د) رسيدن به حجم بحراني (ميزان تغييري كه بايد انجام شود- حداكثر تغيير قابل قبول و بهينه)

حجم تراكنش‌هاي تجاري و مراحل حمايت شده بوسيله تكنيك هاي بازپرسازی كارآمد تعيين كننده سطح پتانسيل صرفه جويي است. تخمين زده شده كه كارآمدي پيشرفت و و بهبود كيفيت مي تواند به 10% – 5 از تراكنش ها برسد و مراحل بوسيلة تكنيك هاي ER حمايت شوند، با سطح 30%-20، هزينه هاي كاركنان بطور قابل ملاحظه اي پايين بيايد و با سطح 40%-30 تغييرات ساختاري فراهم مي شود، راه هاي انجام فعاليت تجاري به طور كامل تغيير کند. نمونه هايي از تغيير ساختار مانند كاهش قابل توجه در تعداد تسهيلات توليدي حذف مراحلي در زنجيره عرضه، يا مصرفي اصول جديد مانند مديريت طبقه است كه نيازمند كارمنداني با مهارت هاي كاملاً جديد هستند.
اگر اين مزايا درك شوند رسيدن به حجم بحراني ضروري است. بدون آن سرمايه گذاري در فرآيندهاي تغيير، سيستم هاي IT و كارمندان به هدر مي رود.

ه) استفاده از استانداردها

استفاده از استانداردهايي براي EDI و فرآيند تجارت مهمترين نياز است. تنها پس از آن شركاي تجاري شروع به اعمال تكنيك‌هاي ER در نواحي ديگر مي‌كنند. استفاده از استانداردها يعني اين كه شركاء فقط نيازمند يادگيري مراحل جديد و معرفي آنها بطور ارزانتري هستند. هزينه هاي ارتباطي براي پيام هاي الكترونيكي به طور قابل ملاحظه اي كاهش مي يابد همانطور كه تعداد معاملات افزايش مي يابد، بنابراين عرضه-كنندگان مكلفند همراه با عرضه كنندگان خودشان از مواد خام و مواد بسته بندي براي وسعت دادن به جامعه EDI، از تكنيك ER استفاده كنند.
استانداردسازي فرآيندها، همانطور كه در مدل هاي پايه، پيشرفته و آرماني تشريح شده است، براي واكنش-هاي شركاي تجاري و انتقال اطلاعات براي قابل رؤيت و قابل پيش بيني بودن آن را اجازه مي دهد. تحقيقات نشان هد كه بيش از 80% هزينه فرآيندهاي تجاري از ارتباطات شخصي بين هر شركت و فرآيندهاي تخصصي شده شان ناشي مي شود. ارتباطات و فرآيندهاي استاندارد مي تواند پيچيدگي و هزينه ها را كاهش دهد. در طي برنامه ريزي پيشرفت از بازپرسازی مؤثر اوليه تا بازپرسازی مؤثر آرماني، نبايد فراموش شود كه برداشتن اولين قدم عملي خيلي مهم تر از صحبت هاي ساده پيرامون منافع احتمالي است.