هوش تجاري و تصميمات مدیریتی سازمان‌ها

مقدمه
فناوري‌هاي نوين با سرعتي سرسام آور در حال پيشرفت هستند، به طوري که جوامع به صورت عام و بازار به صورت خاص با شتابي وصف ناپذير به دنبال ترفند ‌هاي ي مي گردند که بقايشان را در اين عرصه آشفته و متلاطم تضمين کنند. سازمانها بايد بپذيرند که فلسفه حياتشان تغيير کرده است و ديگر زنده بودن به معناي رسيدن به وضعيت سوددهي مداوم نمي تواند باشد و بايد به دنبال رقابت و ابزار آن باشند، چرا که امروزه کمتر شرکتي در اين عرصه به صورت سنتي و به دور از قواعد جديد بازي کسب و کار مي‌کند و براي اينکه بتوان پا به پاي رقبا باقي ماند يا شايد بسختي و با مهارت بسيار بتوان يک قدم از آنها پيش گرفت، مي بايست به قواعد جديد بازي کاملا مسلط بود تا شايد روزي بتوان خود يک قاعده جديد انگاشت. بنابراين تسلط بر فناوري‌هاي جديدي مانند هوش تجاري در کسب و کارها يک الزام وضرورتي اجتناب ناپذير تلقي مي شود. هدف اين نوشتار نيز چيزي جز يادآوري روند روبه رشد و توقف ناپذير نوآوري در فناوري و دگرگوني در نحوه کسب و کارها نيست؛ تحولي که در اين انقلاب صورت پذيرفته است و دگرگوني‌هاي ي که در رويه تغييرات موجبات بروز اختلافات و پيدايش شکاف‌هاي عميقي را بين فرداها با امروز فراهم آورده و خواهد آورد.

http://www.mgtsolution.com/objfiles/images/332784885_112.gif

سازمانهاي مختلف با ابعاد و زمينه هاي کاري متفاوت ممکن است با مشکلات متفاوتي در امر استفاده بهينه از داده هاي موجود در سيستم هايي از قبيل فروش، انبار و مالي مواجه شوند. بطور مشخص مي توان به مسائل زير بعنوان چالش سازمانها در استفاده از داده‌ها اشاره نمود:

  • در بسياري از شرايط، داده‌ها در منابع مختلفي قرار دارند و يکپارچه نمودن آنها براي بدست آوردن گزارشات تحليل، عملياتي هزينه بر و زمانگير براي سازمانها مي باشد.
  • نرم افزارهاي عملياتي در سازمان مثل برنامه‌هاي فروش، مالي، منابع انساني، انبار، حقوق دستمزد و غیره مي‌تواند گزارشاتي را تا سطح مديران مياني فراهم آورد. کمتر ديده شده که مديران ارشد از ابزارهاي ذکر شده به عنوان منبع تصميم‌سازي استفاده نمايند و بيشتر گزارشات مورد نظر آنها توسط مديران مياني و با صرف زمان زياد تهيه مي شود و گاه اين عمليات بصورت روزانه بايد تکرار شود.
  • بدليل نوع طراحي نرم افزارهاي عملياتي ساختن گزارشات حجيم از اطلاعات موجود بسيار کند خواهد بود.
  • بيشتر گزارشات توليد شده توسط نرم افزارهاي عملياتي گزارشاتي ساده و نمايانگر عمليات انجام شده در سيستم مي باشد و نمي توان بوسيله آنها گزارشات تحليلي و چند بعدي در زمان کوتاه ساخت.
  • در بسياري از مواقع گزارشات ساخته شده ديدگاهي عميق به مديران ارشد براي اتخاذ تصميمات استراتژيک مناسب ارائه نمي دهد.
  • پرسنل يک مجموعه براي درک بهتر از شرايط کار نياز به گزارشات تحليل دارند. عدم سهولت در ايجاد چنين گزارشاتي باعث مي شود تا افراد بدنه سازمان از مسير اصلي کار خارج گردند و يا زمان زيادي صرف تحليل شرايط مختلف نمايند.

هوش تجاري راهکاري است که براي شرايط مطروحه پاسخ مناسب ارائه مي دهد.

کليات هوش تجاري

هوش تجاري يا هوش کسب و کار که قالب عمده تري را مانند استفاده‌‌هاي تجاري و غير تجاري (نظامي و غير‌انتفاعي) در بر دارد، عبارت است از بُعد وسيعي از کاربردها و تکنولوژي براي جمع آوري داده و دانش جهت زايش پرس و جو در راستاي آناليز بنگاه براي اتخاذ تصميمات تجاري دقيق و هوشمند. يک هوش تجاري براساس يک معماري بنگاه تشکيل شده است و در قالب پردازش تحليلي برخط به تحليل داده ‌هاي تجاري و اتخاذ تصميمات دقيق و هوشمند مي‌پردازد. هوش تجاري، نه به عنوان يک محصول و نه به عنوان يک سيستم، بلکه به عنوان يک معماري و رويکردي جديد موردنظر است که البته شامل مجموع‌هاي از برنامه‌‌هاي کاربردي و تحليلي است که به استناد پايگاه‌هاي داده عملياتي و تحليلي به اخذ و کمک به تصميم‌گيري براي فعاليت‌هاي هوشمند تجاري و کسب و کار مي پردازند. اما هوش تجاري را از مناظر ديگر نیز می‌توان بررسی کرد. از منظر معماري و فرايند به هوش تجاري به عنوان يک چارچوب که عامل افزايش کارايي سازمان و يکپارچگي فرايندها و ن‌هاي تا بر فرايند‌هاي تصميم‌گيري در سطوح مختلف سازماني متمرکز است، نگريسته مي شود. بازار هوش تجاري را ابزاري براي برتري رقابتي و پايشگر و تحليلگر بازار و مشتريان مي داند. از نقطه نظر فناوري نيز هوش تجاري يک سيستم هوشمند است که با پردازش دقيق داده‌ها، نقطه دخالت سخت افزار و نرم افزار در مغز افزار‌ها به حساب مي‌آيد. ولي به بيان ساده‌تر هوش تجاري چيزي نيست مگر فرايند بالابردن سود دهي سازمان در بازار رقابتي با استفاده هوشمندانه از داده‌‌هاي موجود در فرايند تصميم‌گيري . در صورتي که مفهوم هوش تجاري بدرستي درک و منتقل نگردد، موجب مي شود تا انتظارات مديران به صورت ناگهاني افزايش يابد و برآورده نشدن اين توقعات مواردي را از جمله سلب اطمينان افراد و بويژه مديران از اين سيستم به دنبال خواهد داشت؛ چرا که هوش تجاري فقط به دنبال کوتاه کردن مسير‌هاي پرس و جو در داخل اطلاعات است و خود مستقلا و بدون نياز به اطلاعات مناسب قادر به ارائه پيشنهاد يا راهکاري نيست.

نحوه کار هوش تجاري

هوش تجاري بر مبناي يک هدف ساده پياده سازي مي شود: “بهبود کارايي با ايجاد بستر مناسب براي تصميم سازي در سازمان”. وقتي که ديدگاه مديران نسبت به داده ‌هاي سازماني کامل وجامع است، مي توان به تصميمات اتخاذ شده اطمينان کامل داشت و مطمئن بود که اين تصميمات سازمان را در شرايط رقابتي حفظ مي نمايد و همچنين اهداف تعريف شده به دست خواهند آمد. اما براي استفاده کامل از قابليت‌هاي هوش تجاري، اين راه کار بايد توانايي انعطاف پذيري و در اختيار گذاشتن امکانات مختلف در سطح افراد، تيمها و کل سازمان را داشته باشد. همچنين هوش تجاري بايد به نياز‌هاي مختلف افراد در سطوح مختلف سازمان پاسخگو باشد و از تمام اطلاعات ساختار يافته و يا ساختار نيافته براي تصميم سازي استفاده نمايد.

قابليت‌هاي راه کار هوش تجاري

راه کار هوش تجاري مجموعه امکانات هماهنگ براي تسهيل فرآيند تصميم سازي در سازمان در تمام سطوح است که به سادگي و با هزينه کم قابل پياده سازي مي باشد.

  1. هماهنگي داده‌ها :  به طور معمول در سازمانها پراکندگي اطلاعاتي زيادي مشاهده مي شود. استفاده  از ابزار‌هاي مختلف باعث مي شود تا بانک‌هاي اطلاعاتي متفاوت با ساختار‌هاي گوناگون در يک سازمان ايجاد شود. سرويس هماهنگ کننده اطلاعات در راه کار هوش تجاري اين امکان را فراهم مي آورد تا بانک اطلاعاتي متمرکز از اطلاعات ارزشمند براي تصميم سازي ساخته شود.
  2. انباره داده‌ها: همانطور که شرح داده شد در سازمانها پراکندگي اطلاعات يکي از بزرگترين معضلات مي  باشد. انباره داده اين امکان را فراهم مي آورد تا داده ‌هاي مهم پس از پشت سر گذاشتن مرحله هماهنگي در يک بانک اطلاعاتي متمرکز قرار گيرد.
  3. داشبورد گزارشات:  راه ‌هاي مختلفي براي نمايش اطلاعات بصورت گزارشات مختلف وجود دارد اما اين  تنها بخشي از راهکار هوش تجاري مي باشد. يک گزارش موثر بايد بخوبي با مخاطبان ارتباط برقرار کرده و نياز‌هاي آنها را مرتفع نمايد.
  4. پردازش تحلیلی برخط:  قابليتي است که دسترسي به اطلاعات براي ساخت گزارشات و تحليل داده را براي کاربران غير فني امکان پذير مي نمايد.
  5. نظارت : با استفاده از نظارت مي‌توان بر شرايط اهداف مهم نظارت نمود و وضعيت پيشرفت  آنها را تحت نظر گرفت. به عنوان مثال مي توان ميزان فروش هدف يک ماه را با ميزان فروش واقعي مقايسه نمود و در خصوص برنامه ربزي فروش تصميم گيري نمود.
  6. تحليل:  دريافت اطلاعات و نمايش آنها در شکل‌‌هاي گوناگون تنها اولين قدم در راهکار هوش تجاري مي باشد. اين راهکار ابزار قدرتمند تحليل براي گروه ‌هاي مختلف و موضوع ‌هاي متفاوت را در اختيار افراد قرار مي دهد.

نوع کسب و کار هایی که مي توانند از اين راهکار بهره ببرد

شرکت‌هاي توليدي و فروش

  • بدست آوردن ديدگاه نسبت به افزايش يا کاهش سود حاصل از فروش. ميزان فروش بر حسب نوع کالا، مناطق فروش، کانال‌هاي فروش. پيش بيني ميزان فروش و سودآوري بر مبناي داده ‌هاي قبلي
  • کنترل و برنامه ريزي مناسب  براي منابع فروش
  • شناسايي مشتريان با ارزش
  • هماهنگي برنامه فروش با اهداف سازماني

 

شرکت‌هاي سرمايه گذاري

  • بدست آوردن ديدگاه نسبت به سرمايه گذاري ‌هاي انجام شده و پيش بيني سود حاصله از منابع مالي اختصاص داده شده
  • بدست آوردن ديدگاه نسبت به شرايط هر يک از سرمايه گذاري‌‌هاي انجام شده به صورت جداگانه
  • کنترل اهداف و يا تعيين اهداف جديد بر مبناي گزارشات بدست آمده
  • تصميم سازي براي انجام سرمايه‌گذاري‌‌هاي جديد بر مبناي تحليل داده‌‌هاي پيشين
  • هماهنگي شرايط سرمايه‌گذاري با اهداف سازماني

 

شرکت‌های خدماتي

  • تحليل نوع خدمات بر مبناي موقعيت‌هاي مختلف، زمان خدمت‌رساني، هزينه‌هاي انجام شده و سود بدست آمده
  • بدست آوردن ديدگاه نسبت به  نحوه خدمت رساني به مشتريان
  • تصميم سازي در جهت نحوه ارائه خدمات
  • هماهنگي خدمات با اهداف سازماني

 

شرکت‌هاي پروژه اي

  • بدست آوردن ديدگاه نسبت به شرايط پروژه‌هاي انجام شده در هر لحظه
  • بدست آوردن ديدگاه از بودجه و منابع تخصيص داده شده به پروژه
  • تحليل ارزش کسب شده در طول مدت حيات پروژه
  • پيش بيني شرايط منابع موجود با پيشرفت پروژه
  • هماهنگ نمودن شرايط پروژه‌‌ها با اهداف سازماني

 

افرادي که در سازمان از پياده سازي اين راهکار بهره خواهند برد

مديران ارشد

  • در اختيار داشتن محلي متمرکز براي مشاهده گزارشات مختلف از شرايط سازمان
  • افزايش ضريب اطمينان تصميم سازي
  • کاهش هزينه‌‌‌ها با بدست آمدن ديدگاه نسبت به عملکرد بخش‌هاي مختلف سازمان
  • بررسي شرايط اهداف سازمان و برنامه ريزي براي دستيابي به اهداف

 

مديران فروش، عمليات و پروژه

  • کنترل روند انجام امور با در اختيار گرفتن گزارشات تحليلي
  • تقويت توان مشاوره به مديران ارشد در جهت انتخاب بهترين استراتژي

 

مديران IT

  • کاهش حجم امور تکراري با خودکار نمودن فرآيند‌هاي جمع آوري داده‌‌‌ها و گزارش‌سازي از آنها
  • مديريت و امنيت متمرکز
  • استفاده از دانش موجود براي راهبري ابزارها

 

ضرورت استفاده از هوش تجاري در سازمانها

همانطور که از تعاريف متعدد استنباط مي شود، هوش تجاري در قالب هر تعريفي به دنبال افزايش سودآوري سازمان با استفاده از اتخاذ تصميمات هوشمند و دقيق است و به طور اعم مي‌توان اهداف زير را براي اين رويکرد نوين عنوان کرد:

1 – تعيين گرايش‌هاي تجاري سازمان که موجب مي شود تا سازمان بدون اتلاف وقت و هزينه و انرژي در ساير مسيرها به دنبال اهداف کلان و اساسي خود متمرکز شود.

2- تحليل عميق بازار.

3- پيش بيني بازار که مي تواند قبل از اينکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جديد به وجود آمده در بازار را عايد سازمان کند.
4- بالابردن سطح رضايتمندي مشتريان که مي تواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن اين اعتماد و رضايتمندي مراتبي را براي بنگاه به همراه دارد.

5- شناسايي مشتريان دائمي که وفادارند، مي توان با پيگيري رفتار آنان، جهت‌گيري‌هاي کلان و استراتژيک را انجام داد.

6- تقسيم بندي مشتريان و متعاقبا ايجاد تنوع در روش برخورد با هرگروه از مشتريان.

7- افزايش کارايي سازمان در امور داخلي و شفاف سازي رويه فرايند‌هاي کليدي.

8- استانداردسازي و ايجاد سازگاري بين ساختار‌هاي سازمان.

9-تسهيل در تصميم‌گيري که جزء اهداف اساسي هوش تجاري محسوب مي‌شود.

10- تشخيص زود هنگام خطرات قبل از اينکه سازمان را به مخاطرات جدي بکشاند و شناسايي فرصت‌هاي کسب و کار قبل از اينکه رقبا آن را تصاحب کنند.

با توجه به موارد فوق مي توان گفت که احساس نياز به وجود هوش تجاري در سازمان براي اولين بار در سطوح بالاي مديريتي احساس مي شود و از بالاي هرم ساختار سازماني به بخش‌هاي زيرين منتقل مي شود، ولي براي ايجاد آن مي‌بايست از پايين‌ترين سطوح و لايه‌‌ها شروع کرد.

مهمترين نياز يک مدير، داشتن اطلاعات دقيق براي اتخاذ تصميم درست است. فرايند تصميم‌گيري مي تواند به سه بخش کلي زير تقسيم شود. با توجه به انواع مختلف تصميم‌گيري (بر اساس ميزان ساخت يافته بودن آن) هر يک از بخشها اهميت متفاوتي خواهند داشت.

1- دسترسي، جمع آوري و پالايش داده‌ها و اطلاعات مورد نياز.

2- پردازش، تحلیل و نتیجه گیری بر اساس دانش.

3- اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای آن.

در هر يک از موارد فوق، سازمان‌هاي قديمي که از هوش تجاري استفاده نمي کنند، داراي مشکلاتي هستند که اغلب از عواملي چون حجيم بودن داده ها، پيچيدگي در تحليلها و ناتواني در ردگيري نتايج فرايندها و پيامد‌هاي تصميمات گرفته شده نشات مي گيرند. هوش تجاري با کمک به حل مشکلات فوق، به دليل ساختاري که در سازمان به وجود مي آورد، فرصت‌هاي جديدي نيز براي رشد سازمان ايجاد مي کند و نه تنها عامل حذف مشکلات است، بلکه با صرفه جويي در زمان و هزينه، شرايط کاري را دگرگون مي سازد.
اجزا و مهارت‌هاي لازم براي ارتقاي هوشمندي کسب و کار
براي اينکه يک سيستم با هوش تجاري به درستي عمل کند، با شناخت موقعيتها که چه اطلاعاتي در اختيار چه افرادي قرار گيرد، بايد روابط بين افراد و اطلاعات و روند اجراي پروسه‌‌ها به دقت مورد بررسي قرار گيرد.

هوش تجاري در سازمان، کليه کاربران و همينطور روابط بين آنان را در نظر دارد تا زنجيره ارزش بنگاه به کمال پوشش داده شود و فرايندي از قلم نيفتد.

براي اجراي هر گونه فرايند بهبود در سازمان مي بايست مهارت‌هاي ي خاص آن فرايند ترتيب داده شود که البته براي فرايند‌هاي کلان نظير هوشمندي کسب و کار دقت نظر خاصي مورد نياز است.

مهارت‌هاي کسب و کار اعم است از روال کسب و کار و ارتباط با استراتژي سازماني به همراه فرايند‌هاي دگرگون‌سازي، که در تعيين خط مشي سازماني بسيار حائز اهميت است. مهارت‌هاي فناوري اطلاعات که به صورت فني به مديريت تغيير کمک مي‌کند و پشتيبان متدولوژي‌هاي تحليل است نيز مي بايست، در سازمان به حد کافي موجود باشد. مهارت ديگري باعنوان مهارت‌هاي تحليلي شامل خلاصه سازي تحليل و کاوش و تشريح درست، به اندازه ساير مهارتها قابل ملاحظه است که اين سه نوع مهارت در برخي بنگاهها داراي يک مرکز تلاقي هستند که آن دقيقا مرکز ارتقاي هوشمندي کسب و کار تلقي مي شود و هرچه وسيع تر باشد، مسلما هوشمندي کسب و کار در سازمان بيشتر و هرچند کوچکتر باشد هوشمندي در آن کسب و کار کمتر وجود دارد. البته در برخي از سازمانها که جزير‌هاي عمل مي‌کنند محدوده هريک از اين مهارت‌ها هرچند که وسيع باشند، ولي هيچ همپوشاني ندارند و مسلما اجراي اينگونه طرحها ( هوش تجاري) در اين سازمانها تعريفي ندارد، چون شرط اصلي استفاده از فناوري نوين هوش تجاري، کار در محيط رقابتي است و شرکت‌هاي ي که به صورت جزيره اي عمل مي کنند، اصولا در اين محيط نمي‌توانند وارد شوند.

نقش هوشمندي را در کسب و کارها مي توان به صورت زير مشاهد کرد :

اگر سازمان در لايه‌‌هاي زيرساختي و تراکنشي خود از فناوري استخراج و انتقال و تبديل داده‌ها استفاده کند و بستري از هوش تجاري را در تکنولوژي داده‌کاوي فراهم آورده باشد و همچنين ابزار BI را مبتني بر فناوري اطلاعات و مشتري‌گرايي به کار گيرد، هوشمندي در اين کسب و کار کارآمد خواهدبود.

چنانچه در بستر BI از استانداردها و برنامه‌‌هاي کاربردي، راهبردي، عملياتي و تحليلي نيز استفاده شود، هوشمندي در اين کسب و کار اثربخش است. زماني هوشمندي نقش اهرمي را در کسب و کار به عهده مي‌گيرد که عملکرد به دقت ارزيابي شود و فرهنگ‌سازي در بين کاربران آغاز شده باشد. درن‌هاي ت براي تحقق اين هدف مي بايست متودولوژي BI و مهارت‌هاي آن در بدنه سازمان مستقر شود.

هنگامي که سازمان به سمت اهداف جهاني سازي با استفاده از مجازي شدن متمايل شود و از ساختمان‌هاي فيزيکي پا به عرصه مجازي نهاده شود، مي تواند روند اجراي فرايند‌هاي درون سازمان خود را به حد اعلا شفاف و نقش هوشمندي را يک نقش رقابتي سازد، بنابراين با اين نقطه قوت با رقبا به رقابت بپردازد.
اهميت استراتژيک هوش تجاري در تصميمات سازمان

رشد تصميم‌گيري سازمان معمولا بدين ترتيب است که پايين‌ترين سطح انجام فعاليت‌هاي تجاري يک سازمان، سطح عملياتي است که فرايند در دفعات بالا و معمولا به صورت تکراري در رده‌هاي پايين سازمان انجام مي شود و معمولا با حجم کمي از داده‌‌ها سر و کار دارند. تصميمات گرفته شده در اين سطوح غالبا در حوزه مسائل ساخت‌يافته و توسط مديران رده پايين اتخاذ مي شود. نتايج حاصل از اين تصميمات، تاثيرات کوتاه مدت و خرد در سازمان دارند.

سطح تاکتيکي در سازمان مربوط به عملياتي است که در حوزه مديران مياني انجام مي‌شود. اين عمليات مي تواند شامل پيگيري عمليات در سطح پايين، نحوه انجام آن، گزارش‌گيري و ن‌هاي تا جمع‌بندي داده‌‌هاي مفيد براي اتخاذ تصميمات ميان مدت سازمان باشد. تصميمات گرفته شده در اين سطح غالبا در حوزه مسائل نيمه ساخت يافته و توسط مديران مياني اتخاذ مي شود و ن‌هاي تا بالاترين سطح استراتژيک مربوط به تصميم‌گيري‌‌هاي کلان سازمان است که توسط مديران رده بالا اتخاذ مي‌شود. اين نوع استفاده‌ها در دفعات کم و در دوره‌هاي طولاني انجام مي شود، اما ممکن است با حجم بالايي از اطلاعات و پردازشها همراه باشد. تصميمات گرفته شده در اين سطوح غالبا در حوزه مسائل غيرساخت يافته و توسط مديران ارشد انجام مي شود و نتايج حاصله تاثيرات بلند مدت و کلاني در مسير حرکت سازمان دارند.
کاربرد هوش تجاري در سطح استراتژيک را مي توان به نوعي براي کمک به افزايش کارايي کلي سازمان و بهينه سازي فرايندها در کنار يکديگر، در نظر گرفت. اين سيستم‌‌ها روي برخي ويژگي‌هاي مهم مالي و ساير پارامتر‌هاي مهم ديگر در افزايش کارايي سازمان متمرکز مي‌شوند. بديهي است که سيستم در اين سطوح مي‌بايست فرايند‌هاي خارجي سازمان را نيز در بر بگيرد. خصوصيات مختلف برنامه‌‌هاي کاربردي در مقاطع مختلف سازمان، باعث ايجاد تفاوت‌هاي ي در ابزارها، تکنيک‌‌ها و زيرساخت‌هاي مورد نياز براي هر يک از آنها مي شود. استفاده از ابزار‌هاي تحليلي و هوشمند بيشتر در سطح بالا انجام مي‌شود که نيازمند پردازش‌هاي بالا با ميزان دسترسي انبوهي از اطلاعات در سطوح استراتژيک و تاکتيکي بيشتر از عملياتي است. بخش عملياتي هوش تجاري بيشتر وظيفه جمع آوري اطلاعات و ذخيره سازي آنها را در و يا پايگاه داده‌هاي خصوصي بر عهده دارد.
تکنيک‌‌هاي تسهيل تصميم‌گيري هوش تجاري

در هر دقيقه، دوهزار صفحه مطلب علمي به حجم اطلاعات شبکه اينترنت افزوده مي‌شود. هر روز بيش از 300 ميليون صفحه در اينترنت فرستاده مي‌شود و تقريبا 5 سال طول مي‌کشد که بتوان مقالات و مطالب به روز شده در 24 ساعت را به تمامي خواند. بنابراين تمام اطلاعات از چنين نرخ رشدي برخوردارند. در بخش‌هاي تحقيق و توسعه اغلب يک گروه چند نفري شروع به جمع آوري اطلاعات مورد نياز مي‌کنند و شايد اطلاعاتي مشابه، اما با نام‌هاي مختلف را بايگاني کنند و معمولا چندين و چند بار در اين گروهها دوباره و چندباره‌کاري اتفاق مي‌افتد.

در عصري که زمان، کليد اصلي در تجارت است، شرکتها به استفاده از ابزار‌هاي اطلاعاتي روي آورده اند تا بتوانند اطلاعات مورد نظر را به سرعت از منابع استخراج کنند. هوش تجاري در امر تصميم‌گيري در سطوح مختلف سازمان به ويژه سطوح مديران ارشد با تحليل اطلاعات و روش‌هاي پرس و جو تسهيلات زيادي را فراهم مي کند که متداولترين اين روشها به قرار زير است:

  • On-Line Analytical Processing (OLAP)
  • On-Line Transaction Processing (OLTP)
  • Data Warehousing (DW)
  • Data Mining (DM)
  • Intelligent Decision Support System (IDSS)
  • Intelligent Agent (IA)
  • Knowledge Management System (KMS)
  • Supply Chain Management (SCM)
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Enterprise Resource Planning (ERP)
    Enterprise Information Management (EIM)

لازم به ذکر است، صرف وجود تمام اين تکنيک‌‌ها در سطح سازمان بدون در نظر داشتن فرهنگ سازمان و رويکرد سيستمي موجود بين کارکنان نمي‌تواند اثبات کننده هوشمندي کسب و کار آن سازمان باشد. به همين علت است که براي هوش تجاري از کلمات استقرار و پياده سازي استفاده مي کنند نه از کلمه نصب. چراکه عواملي ديگر نيز غير از بسته‌هاي نرم افزاري در درست کار کردن هوش تجاري موثرند و به همين منظور در تعاريف، آن را رويکرد معماري نوين ناميده اند، زيرا از ابتداي فرايند تدوين داده‌ها تا مراحل ذخيره سازي و فراخواني مجدد و استخراج دانش مورد نياز، هوشمندي رفتار ملموس است.

مواردي مانند زيرساخت‌هاي سازمان و يا فرهنگ سازمان در پياده‌سازي هوش تجاري بسيار نقش قابل ملاحظه و حساسي را ايفا مي کنند براي موفقيت در استقرار و کارايي يک سيستم BI در يک سازمان بايد برخي موارد از ريشه‌هاي فرهنگي سازمان تغيير کند، چون اين موارد در ميزان بهره‌وري سيستم هوش تجاري نقش بسزايي خواهند داشت. برخي موارد مانند تلقي سازمان از اطلاعات که به عنوان يکي از مهمترين منابع سازماني محسوب مي‌شود و نوآوري که در سازمان بايد بخشي از کار تجاري سازمان تلقي شود و نوع تفکر سازمان در مورد اطلاعات و نوآوري مسلما در بسته‌‌هاي نرم‌افزاري وجود ندارند، بلکه بايد در لابه لاي لايه‌‌هاي زيرساخت سازمان فرهنگ سازي و لحاظ گردند.

عوامل موثر بر هوش تجاري سازمان

همانطور که يک رويکرد سيستمي دقيق و به روز مانند هوش تجاري مي تواند بر کارايي و عملکرد سازمان تاثيرات زيادي بگذارد، بسياري از عوامل نيز بر ميزان کارايي هوش تجاري سازمان تاثير گذارند، از جمله اين عوامل مي توان به مشتريان، رقبا، شرکا تجاري، محيط اقتصادي و کارکنان داخلي اشاره کرد. با توجه به اين نکته که هيچ کسب و کاري بدون مشتري معنا ندارد، پايش رفتار مشتريان و مخصوصا شناسايي آنان از حيث دائمي يا موقتي بودن مي تواند در پيش بيني ميزان دقيق عرضه و تنظيم ميزان تقاضا بسيار کارامد واقع شود. بنابراين تکنيک‌‌هاي سيستم‌‌هاي حمايت تصميم‌گيري هوشمند[11] و مديريت ارتباط با مشتري که در متن معماري هوش تجاري نهفته است، مي توانند روند حرکت سازمان را با عقايد و علايق مشتريان همگام کنند. نداشتن اطلاعات کافي در رابطه با مشتريان مانند اينکه: مشتريان واقعي چه کساني هستند؟ اين مشتريان چه کالا‌هاي ي و در چه زماني مي‌خرند؟ چگونه مي توان الگو‌هاي خريد مشتري را استخراج کرد؟ چگونه مي‌توان ميزان وفاداري مشتري را بالا برد؟، معضلات فراواني را در اجراي چنين رويکرد‌هاي نويني به بار خواهد آورد.

با توجه به اين منطق که اگر به هر تحليلگري در قالب سيستم يا سازمان، اطلاعات ناقص يا اشتباه وارد شود، خروجي آن هرگز قابل ارزيابي مطلوب نخواهد بود و اگر بهترين ساز و کارها در اختيار افراد نا مناسب قرار گيرد، مطمئنا ضمن کاهش عمر مفيد کاري آنها، کارايي قابل توجهي هم نخواهند داشت، پس با توجه به آثار هوش تجاري بر سازمان بايد بر تاثيرات عوامل متعدد داخلي و خارجي سازمان بر هوش تجاري مطالعه کرد تا سازمان باوجود صرف هزينه و زمان هنگفت براي ايجاد تغييرات کلي، در خروجي دچار خسارات جبران ناپذيري نشود؛ چراکه تصميمات اساسي و استراتژيک در سازمانها با بهبود قسمتي از آن بسيار متفاوت است. اين تصميمات استراتژيک روند تفکر و حرکت سازمان را به کل تغيير مي‌دهند و در صورت شکست، رجوع به نقطه اول و اصلاح اشتباهات يا تغيير جديد امکان پذير نيست، زيرا تغيير فرهنگ سازماني و نگرش افراد مستلزم برداشتن گام‌هاي طولاني مدت و برنامه‌ريزي شده است. بنابراين کم تخمين زدن تاثيرات عوامل به نظر کوچک مي تواند پايان يک راه اميدوارکننده و روشن را تيره و تار کند. ممکن است سازمانها در مواردي مشابه باشند، ولي هرگز دقيقا عملکرد يکساني نداشته باشند و حتي اگر عملکردشان نيز بسيار به هم مشابه باشد، محيط فعاليت متفاوت يا خاص باشد و با توجه به ساير موارد بايد اينگونه معماري‌هاي بنيادين را طبق زيرساختها و ويژگي‌هاي سازمان، طراحي، برنامه‌ريزي و پياده سازي کرد.

نتيجه گيري

در اين مقاله سعي بر آن شده است تا با ارائه توان فناوري جديد هوش تجاري و معرفي برخي مزايا و محسنات آن و تمرکز آن بر تصميمات سازماني – بويژه تصميمات کلان که توسط مديران رده بالا گرفته مي شود – بتوان سختي‌هاي کسب و کار امروز را تحليل کرد تا توسط ارزيابي و تحليل‌هاي اين فناوري جديد هوشمند ، قبل از اينکه مخاطرات، سازمان را تهديد کنند و صدمات اقتصادي گزاف آنها مانع از بازار مناسب و باعث کاهش کيفيت عملکرد شود، آنها را پيش بيني و چاره جويي کرد و همچنين پيش از آنکه فرصتها توسط چشمان ريزبين و دقيق رقبا شناسايي شوند و فرصت رشد و ترقي از سازمان گرفته شود، آنها را به دست آورد که البته اين اهداف صرفا با اتخاذ تصميمات دقيق و هوشمند و در آمدن از روياي خوش تداوم ابدي شيوه کسب و کار تحقق خواهد يافت.